Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Boxでファイルを管理していると、新しいバージョンがアップロードされた際の共有や通知に手間がかかっていませんか？手作業での通知は、連絡漏れや共有ミスに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされると、自動でファイルバージョンを更新し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ即座に通知できます。これにより、関係者への共有を確実かつ迅速に行えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとMicrosoft Teamsを連携させ、ファイル共有の効率を高めたいと考えている方
• ファイルのバージョン管理と関係者への通知を手作業で行い、負担を感じている方
• 手作業による通知漏れや共有ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードをトリガーにバージョン更新と通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による通知漏れやファイルバージョンの共有ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでBoxのアプリトリガーを設定し、特定のフォルダにファイルがアップロードされたことを検知するようにします。
3. 次に、オペレーションでBoxのアクションを設定し、アップロードされたファイルの情報を取得します。
4. Boxのアクションで、特定のファイルの新しいバージョンとして、先ほどのファイルをアップロードします。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsのアクションを設定し、ファイルバージョンが更新された旨を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際に起動するかを、対象のフォルダIDで指定してください。
• Boxでファイルのバージョンを更新するアクションでは、更新対象としたいファイルのコンテンツIDを任意で指定してください。
• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知先のチームIDやチャネルIDを任意で設定し、メッセージ内容も自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。