Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしGmailで通知する

■概要

Boxでファイルを管理する際、最新版への差し替えや関係者への通知を手作業で行うことに手間を感じていませんか。特に、頻繁に更新が発生するファイルの場合、バージョン管理のミスや通知漏れは業務に支障をきたす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、自動でファイルバージョンを更新し、Gmailで関係者に通知できるため、こうした手作業に伴う課題を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで頻繁にファイルを更新し、バージョン管理に手間を感じている方
• ファイル更新の都度、手作業でGmailを使い関係者に通知している方
• ファイル管理と更新通知の業務を標準化し、属人化を解消したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードからバージョン更新、Gmailでの通知までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル差し替えミスや、関係者への通知漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。
4. 次に、Boxの「ファイルバージョンをアップロード」アクションで、先ほどダウンロードしたファイルを既存ファイルの新しいバージョンとしてアップロードします。
5. さらに、Boxの「ファイル情報の取得」アクションで、更新されたファイルの情報を取得します。
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイルが更新された旨を関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。
• メールの件名や本文には、前段のBoxオペレーションで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことで、どのファイルが更新されたか分かりやすい通知を作成できます。

■注意事項

• Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。