Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしMicrosoft Excelに追加する

■概要

Boxに新しいファイルをアップロードするたびに、手動でバージョン情報を更新したり、更新履歴をMicrosoft Excelに転記したりするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。こうした手作業は、ミスの原因になったり、他の重要な業務を圧迫したりする可能性があります。

このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、自動でファイルのバージョンを更新し、Microsoft Excelの管理表に情報を記録できます。ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとMicrosoft Excelを使い、手作業でのファイル管理に課題を感じている方
• ファイルのバージョン管理や更新履歴の記録を自動化し、業務を効率化したい方
• 手作業による記録漏れや入力ミスを防ぎ、管理体制を強化したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードをトリガーにバージョン更新と記録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報入力が不要になることで、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxの「アプリトリガー」を設定し、特定のフォルダにファイルがアップロードされたことを検知します。
3. オペレーションでBoxのアクションを設定し、既存の同名ファイルを検索して情報を取得します。
4. オペレーションでBoxのアクションを設定し、取得した情報をもとに新しいバージョンとしてファイルをアップロードします。
5. 別のBoxのアクションで、更新後のファイル情報を取得します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「データベースを操作する」を設定し、取得した更新情報を指定のシートに記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのアップロードをきっかけにフローを起動させるか、対象のフォルダIDを任意で設定してください。
• Boxにファイルをダウンロードするアクションでは、ダウンロード先のコンテンツIDを任意で指定してください。
• Microsoft Excelのアクションでは、記録先となるドライブID、アイテム（ファイル）ID、シート名、テーブル範囲を任意で指定することが可能です。

■注意事項

• Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。