Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしOutlookに通知する

■概要

Boxで管理しているファイルのバージョン更新や、更新後の関係者への通知を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は手間がかかるだけでなく、更新漏れや通知忘れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされたことをきっかけに、自動でファイルのバージョンを更新し、指定した宛先にOutlookで通知を送信できます。面倒な手作業から解放され、より正確なファイル管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxでのファイル管理で、バージョン更新と関係者への通知を自動化したい方
• 手作業によるファイル操作やメール連絡での、更新漏れや伝達ミスを防ぎたい方
• BoxとOutlookを日常的に利用しており、業務の効率化を図りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードからバージョン更新、Outlookでの通知までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのバージョン管理ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有の仕組みを構築します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、特定のフォルダにファイルがアップロードされたことをきっかけにフローが起動するよう設定します。
3. オペレーションでBoxを選択し、特定のファイルに対して新しいバージョンをアップロードするよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ファイルが更新された旨を関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
• Boxのオペレーションでファイルのバージョンをアップロードする際に、対象となるファイルのIDを任意で指定してください。
• Outlookで送信するメールの件名と本文は自由にカスタマイズが可能です。ファイル名などの情報を本文に記載することで、受信者が内容をすぐに把握できます。

■注意事項

• Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。