Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Boxに新しいファイルをアップロードするたび、手動でバージョンを更新し、Google スプレッドシートに情報を転記する作業は手間がかかる上に、更新漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、ファイルのバージョン更新からGoogle スプレッドシートへの情報追加までを自動化し、ファイル管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとGoogle スプレッドシートを用いたファイル管理を手作業で行っている方
• Boxでのファイルバージョン管理の煩雑さや更新漏れに課題を感じているご担当者様
• 手作業による情報転記ミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードからバージョン更新、情報記録までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 手動での作業で起こりがちなバージョン更新の漏れや、Google スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」を設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」「ファイルバージョンをアップロード」「ファイル情報の取得」を順に設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、取得したファイル情報を記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、記録先のスプレッドシートIDとシート名を任意で設定してください。
• 追加するレコードの各列には、前のオペレーションで取得したBoxのファイル名や更新日時などの情報を自由に設定できます。

■注意事項

• Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。