【簡単設定】Gmailのラベル管理をAIで自動化する方法

「受信トレイがメールで溢れてしまい、重要な連絡を見落としそうになる…」
「手作業でメールにラベルを付けて整理しているけど、時間がかかって非効率…」
このように、日々大量に届くメールの管理、特にラベルを使った整理に手間と時間を取られていませんか？

もし、特定のラベルが付いたメールをAIが内容に応じて判断し、自動で適切なラベルに変更してくれる仕組みがあれば、手作業での振り分け作業から解放され、メールの見落としを防ぎ、より重要な業務に集中できる時間を確保できます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGmailのラベルをAIで自動的に変更する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、AIで適切なラベルに変更する

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GmailのラベルをAIで自動変更するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、AIが内容を判断して適切なラベルに自動で変更するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Gmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定と各種アクション設定
• フローをONにし、正しく動作するか確認

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、AIで適切なラベルに変更する

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ステップ1：GmailとYoomをマイアプリ連携

まずは、YoomとGmailを連携して、操作が行えるように設定します。

ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。

【Gmailのマイアプリ連携】

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、AIで適切なラベルに変更する

試してみる

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

最初の設定です！
ここから「Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、AIで適切なラベルに変更する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！

ここで、Gmailの画面に移り、メールを検知するために準備をします。
今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、ラベルを作成してください。
※作成方法は、Gmailの公式HPを参考にしてください。

今回は赤枠のラベルを作成しました。

Gmailで送信したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
まずは、「トリガーの起動時間」を設定します！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。

続いて、「ラベル」を設定します。
先ほど作成したラベルを候補から選択してください。
設定後、「テスト」をクリックしましょう！

テストが成功すると、取得した値が表示されます。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

最後に、「完了」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定が完了です！

ステップ4：テキストを生成する設定

ここでは、生成AIを使用して、先ほど受信したメールに応じて適切なラベルを判定する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックすると、「指示可能なプロンプトの文字数」 を変更できます。
詳しくは以下をご確認ください。

• 「テキストを生成する」の設定方法

  

ここでは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
今回はテンプレートを使用しているため既に設定されていますが、自由に設定することも可能です。
先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。

※なお、上記で入力する「ラベルID」は、フローボット編集画面で「メッセージIDの一覧を取得」オペレーションをクリックし、「ラベル」の入力欄をクリックすると表示されます。

設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。問題がなければ、「完了」をクリックしましょう！

ステップ5：GmailのメッセージIDの一覧を取得する設定

ここでは、GmailのメッセージIDの一覧を取得する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！

次の画面で必須項目を設定していきます！

• ラベル：入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
  ここではGmailのトリガー設定で選択したラベルを選択してください。

  

• 検索クエリ：入力欄下の注釈を参照して設定します。
  下図のように取得した値を使用して設定しましょう。

  

• スパム・ゴミ箱を含む：プルダウンから選択してください。

設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値として、メッセージIDとスレッドIDの一覧が表示されます。

最後に「完了」をクリックして次へ進みましょう！

ステップ6：Gmailの特定のメッセージにラベルを削除する設定

ここでは、受信したメッセージのラベルを削除する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！

次の画面で、必須項目を設定していきます！

• メッセージID：「ステップ5：メッセージIDの一覧を取得」設定で取得した値を設定します。
  取得した値は、入力欄をクリックすると表示されます。

  

• 削除するラベルID一覧：Gmailのトリガー設定で選択したラベルを設定します。
  ラベルIDは、入力欄をクリックすると表示されます。
  

  

設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。

Gmailの画面に移り、ラベルが削除されたか確認してみましょう！
以下のメールは、ステップ3で「Yoom」というラベルをつけて送信したメールです。ラベルが削除されたことが確認できます。

最後に「完了」をクリックして、次に進みましょう！

ステップ7：Gmailの特定のメッセージにラベルを追加する設定

最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう！
ここでは、特定のメッセージに生成AIで判定した適切なラベルを追加する設定を行います。

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！

次の画面で、必須項目を設定していきます！

• メッセージID：入力欄をクリックして表示される取得した値から選択します。

  

• 追加するラベルID一覧：入力欄をクリックして表示される候補からラベルを選択します。
  「テキスト生成設定」の際に取得したラベルIDを選択しましょう。

設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。

Gmailの画面に移り、適切なラベルが追加されたか確認してみましょう！
追加されましたね。

最後に「完了」をクリックして、フローボットの完成です！

ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。

GmailのAPIを使ったその他の自動化例

GmailのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Gmailを使った自動化例

Gmailを他のビジネスツールと連携させることで、メール対応や情報管理を効率化できます。
例えば、Gmailで添付ファイルを受信した際にOneDriveへ自動アップロードして共有リンクを発行したり、特定のメール内容からGoogle ドキュメントで更新契約書を自動作成して返信することが可能です。
また、受信したPDFからOCRでテキストを抽出してNotionへ自動追加したり、特定のラベルが付いた際にLINEへ通知したりできます。
さらに、Jotformの回答内容に基づいたメールの一斉送信や、kintoneの顧客情報を用いた定型文の送信、Google Meetでの会議スペース作成なども可能です！

BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知する

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BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。

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Gmailで添付ファイルを受信したら、OneDriveにアップロードし共有リンクを作成して通知する

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Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを作成し共有する

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■概要
Gmailで打ち合わせの依頼メールを受信した後、手作業でGoogle Meetの会議URLを発行し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用することで、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でGoogle Meetの会議スペースを作成し、その情報を関係者にメールで通知する一連のプロセスを自動化できます。
これにより、会議設定の手間を省き、スムーズなコミュニケーションを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのやり取りを起点に、Google Meetでの打ち合わせを頻繁に行う営業担当者やカスタマーサクセスの方
・手動での会議設定やURL共有による日程の調整ミスや、関係者への共有漏れを防ぎたいと考えている方
・GmailとGoogle Meetの連携を通じて、日々のコミュニケーション業務の効率化を目指すすべてのビジネスパーソン

■注意事項
・Gmail、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、LINEに通知する

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■概要
「Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、LINEに通知する」ワークフローは、重要なメールをLINEで確認できる業務フローです。
日々大量のメールを受信していると、重要な連絡を見逃してしまうことがあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、LINEに自動で通知が届くため、重要なメールを見逃しを防止できます。
スマートフォンでリアルタイムに通知を受け取ることで、業務のスピードアップが期待できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・毎日Gmailを頻繁に利用し、重要なメールを確実に把握したいビジネスパーソンの方
・LINEを日常的に活用しており、メール通知と連携させたい方
・メール管理に時間を取られず、効率的に業務を進めたいチームリーダーや管理者の方
・重要なメールの確認を通じて、迅速な対応を求められる職種の方

■注意事項
・Gmail、LINEのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Jotformで回答があったら、Google スプレッドシートからデータを取得して、Gmailで一斉送信する

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■概要
「Jotformで回答があったら、Google スプレッドシートからデータを取得して、Gmailで一斉送信する」ワークフローは、ツール間のデータ連携を自動化します。
フォームに情報を送信するだけで、メールの一斉送信ができるので、作業負担が軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを使ってアンケートや申請フォームの受付を行っている方
・Google スプレッドシートで情報を集計・管理しており、最新データを効率的に活用したい方
・フォームの回答者や関係者へスピーディにメール通知を送りたい方
・Gmailを日常的な連絡手段として利用している方
・メールの一斉送信作業を自動化し、手間を減らしたい方
・業務プロセスの効率化、ミスや漏れの削減を目指している担当者

■注意事項
・Jotform、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookでメールを受信したら内容を翻訳して、Gmailで通知する

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■概要
海外の取引先や顧客とのやり取りで、Outlookに届く外国語のメール内容を確認し、翻訳する作業に手間を感じていませんか？また、普段はGmailをメインで使っているため、複数のツールを確認するのが煩わしいと感じることもあるかもしれません。このワークフローは、Outlookでメールを受信した際に、その内容を自動で翻訳し、指定したGmailアカウントへ通知できます。これにより、言語の壁を感じさせないスムーズな情報共有が可能です。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookに届く海外からのメールを、普段利用するGmailで確認したい方
・英文メールなどの翻訳作業に時間を取られ、迅速な対応に課題を感じている方
・複数のメールアカウントを使い分けており、情報の一元管理をしたいと考えている方

■注意事項
・Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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PandaDocの契約書をGmailで送信する

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■概要
「PandaDocの契約書をGmailで送信する」ワークフローは、契約書の作成から送信までのプロセスを自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
契約書の作成や送信には細かな手続きが伴い、ミスや時間の無駄が発生しがちです。特に複数のツールを使用している場合、情報の連携や管理が煩雑になります。そこで、このワークフローを利用することで、PandaDocとGmailの連携をスムーズに行い、契約プロセスを簡略化できます。Yoomを活用したこの自動化により、一貫した流れで効率的に契約書を送信できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・PandaDocを日常的に使用し、契約書の送信業務を効率化したいビジネス担当者
・Gmailを主要なメールツールとして活用しており、PandaDocとの連携を強化したい方
・契約書の送信プロセスにおいて手作業が多く、ミスや時間のロスを感じている営業チームのリーダー

■注意事項
・PandaDoc、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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GmailでPDFを受信したら、OCRでテキストのみを抽出しNotionに自動追加する

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■概要
Gmailで受信した請求書などのPDFファイル、その都度ファイルを開いて内容を手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。

このワークフローを活用すれば、PDFからテキストのみを抽出する（extract only text from pdf）プロセスを完全に自動化し、Gmailで受信したPDFの内容を自動でNotionのデータベースに保存するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取る請求書などのPDF内容をNotionで管理している方
・PDFからテキストのみを抽出する(extract only text from pdf)手作業をなくしたい方
・定型的なデータ入力業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方

■注意事項
・Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Gmailで特定のメールを受信したら、Googleドキュメントで更新契約書を作成して返信する

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指定日時にkintoneから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する

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■概要
指定日時にkintoneから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで顧客情報を管理している企業の営業やカスタマーサポートの担当者
・定期的な顧客へのフォローアップメールの送信作業に手間がかかっている方
・契約の更新時期や期限に合わせ、顧客にリマインドメールを送信したい法人営業担当者やアシスタント
・条件に合致する複数の顧客に対して、スケジュールを決めてクーポンやキャンペーン案内などを送りたい方

■注意事項
・kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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まとめ

Gmailのラベル変更を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールの振り分けや整理にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーによる見落としを防ぐことができます。

これにより、整理された受信トレイを維持し、重要な情報に素早くアクセスできるため、本来集中すべきコア業務に専念できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問