GmailでPDFを受信したら、OCRでテキストのみを抽出しNotionに自動追加する

■概要

Gmailで受信した請求書などのPDFファイル、その都度ファイルを開いて内容を手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。

このワークフローを活用すれば、PDFからテキストのみを抽出するプロセスを完全に自動化し、Gmailで受信したPDFの内容を自動でNotionのデータベースに保存するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取る請求書などのPDF内容をNotionで管理している方
• PDFからテキストのみを抽出する手作業をなくしたい方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• GmailでPDFを受信するだけでテキストが自動で抽出されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業でのコピー＆ペーストによる、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信したPDFのテキストを抽出します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• OCRでテキストを抽出する際に、請求書番号や金額など、読み取りたい項目を任意で設定してください。
• Notionにレコードを追加するアクションで、保存先となるデータベースのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。