Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを作成し共有する

■概要

Gmailで打ち合わせの依頼メールを受信した後、手作業でGoogle Meetの会議URLを発行し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でGoogle Meetの会議スペースを作成し、その情報を関係者にメールで通知する一連のプロセスを自動化できます。これにより、会議設定の手間を省き、スムーズなコミュニケーションを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでのやり取りを起点に、Google Meetでの打ち合わせを頻繁に行う営業担当者やカスタマーサクセスの方
• 手動での会議設定やURL共有による日程の調整ミスや、関係者への共有漏れを防ぎたいと考えている方
• GmailとGoogle Meetの連携を通じて、日々のコミュニケーション業務の効率化を目指すすべてのビジネスパーソン

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信後、自動でGoogle Meetの会議が設定されるため、手作業によるURL発行や共有にかかる時間を短縮できます
• 会議URLのコピー＆ペーストミスや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実でスムーズな会議設定を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle MeetをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogle Meetの「会議スペースを作成」アクションを設定します
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された会議情報を関係者に自動で送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の起点としたいメールに含まれるキーワード（例：「打ち合わせ依頼」「Web会議」など）を任意に設定できます
• メール送信のオペレーションでは、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズすることが可能です。前のオペレーションで取得したGoogle Meetの会議URLや受信メールの件名などを変数として本文に含めることで、状況に応じた案内メールを送信できます

■注意事項

• Gmail、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。