指定日時にkintoneから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する

■概要

定期的な顧客への連絡で、kintoneから情報を確認してGmailでメールを作成・送信する作業は、手間がかかる定型業務ではないでしょうか。この手作業は、対応漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定した日時にkintoneから顧客情報を自動で取得し、Gmailでの定型文送信までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとGmailを使い、顧客への定期連絡を手作業で行っている方
• 定型的なフォローアップメールの送信に時間がかかり、効率化したいと考えている方
• 手作業によるメールの送信漏れや誤送信などのヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時にkintoneからの情報取得とGmailでのメール送信が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、ワークフローを起動したい日時や頻度を設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「データベースを操作する」アクションを設定し、送信対象となる顧客情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能の「処理の繰り返し」を設定し、取得した顧客リストの件数分、メール送信処理を繰り返すように設定します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、kintoneから取得した情報をもとに定型文のメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー設定では、ワークフローを起動させたい日時や繰り返し頻度を任意で設定してください。
• kintoneのオペレーション設定では、情報を取得したいアプリのIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、繰り返し対象を最大15件まで設定可能です。
• Gmailのオペレーションでは、送信するメールの件名や本文の内容を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。