Boxで手書きの画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキストしKnackにRecordを作成する

■概要

手書きの申込書やアンケート用紙などをデータ化する際、OCRでテキストを抽出した後の転記作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Boxに手書きの画像ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、データベースアプリのKnackにレコードとして登録します。手作業による入力の手間やミスをなくし、手書き書類をOCRでデータ化する業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxを利用し、手書き書類のOCR処理とデータ入力を手作業で行っている方
• 手書きのアンケートや申込書をKnackで管理しており、入力作業を効率化したい方
• 紙媒体で受け取った情報をデジタル化する業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルをアップロードするだけで、手書き書類のOCR処理からKnackへのデータ登録までが自動で完結するため、転記作業にかかる時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとKnackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、手書きのテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」を設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のレコードに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取りたい手書き書類のフォーマットに合わせて、テキストとして抽出したい項目を任意で設定できます。
• Knackにレコードを作成する際に、どのフィールドにどの情報を登録するかを自由に設定可能です。OCR機能で抽出した各テキストデータを、対応するKnackの項目に変数として埋め込んでください。

■注意事項

• Box、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924