■概要
紙媒体のカタログや手書きのメモなどを確認しながら、Microsoft Excelに情報を一つひとつ手入力していませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルや画像をアップロードするだけでOCR機能が自動で文字を読み取り、Microsoft Excelに情報を追加するため、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙媒体のカタログや資料からMicrosoft Excelへのデータ入力に手間を感じている方
- 手書きの申込書やアンケートの情報をデジタル化して管理したいと考えている方
- OCRを活用したデータ入力の自動化によって、業務効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OCR機能が自動で文字を読み取りMicrosoft Excelへ転記するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「データベースを操作する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ファイル添付用の質問項目以外にも、業務に合わせて自由に質問を追加したり修正したりすることが可能です。
- OCR機能では、読み取りたいファイルの添付方法や、画像内のどの項目を抽出するか、また使用するAIモデルや言語などを任意で設定できます。
- Microsoft Excelへのデータ追加アクションでは、対象となるファイルのドライブIDやアイテムID、シート名、テーブル範囲などを指定し、どのOCR抽出結果をどの列に追加するかも自由に設定できます。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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