■概要
カタログや手書きのメモ、アンケートなど紙媒体の情報を手作業でデータ化する業務は、時間がかかるうえに入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに画像やPDFファイルをアップロードするだけでOCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。面倒なデータ入力作業を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- カタログや紙資料からのデータ入力に多くの時間を費やしている営業担当者や事務スタッフの方
- 手書きのアンケート結果などをGoogle スプレッドシートで管理し、転記作業を効率化したい方
- OCR技術を活用して紙媒体の情報を手軽にデジタル化し、ペーパーレスを推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルを添付するだけで、OCRが自動で文字情報を読み取りデータ化するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、画像やPDFファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、フォームから送信されたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCR機能で抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、ファイルのアップロード項目以外に、管理番号や担当者名といった任意の質問項目を自由に設定することが可能です。
- OCR機能のアクションでは、読み取り対象のファイルはもちろん、抽出したい項目や使用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、データを出力するスプレッドシートID、シート名、書き込みたいテーブル範囲を自由に指定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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