Outlookでメールを受信したら、Asanaにタスクを追加しファイルを添付する

■概要

Outlookで受信した依頼メールを元に、Asanaでタスクを作成する作業は手間がかかっていませんか？特に添付ファイルがある場合、ダウンロードして再度アップロードする作業は面倒であり、転記ミスやタスクの登録漏れは工程管理の遅延にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけにAsanaへのタスク登録からファイル添付までの一連の工程を自動化し、プロジェクト管理を円滑に進めることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとAsanaでタスク管理をしており、手作業での転記に手間を感じている方
• メールでの依頼が多く、タスクの登録漏れを防ぎ、工程管理を自動化したい方
• プロジェクト全体の生産性を向上させるため、定型的な業務を効率化したいマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信後、Asanaへのタスク登録とファイル添付が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• 手作業によるタスクの入力漏れや内容の転記ミス、ファイルの添付忘れを防ぎ、より正確な工程管理を実現します

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■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します
4. さらに、オペレーションでテキスト抽出機能を使い、メール本文からタスク名や詳細などの情報を抽出します
5. 次に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けます
6. 最後に、オペレーションでAsanaの「ファイルを添付」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをタスクに添付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、任意のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに受信したメールのみを自動化の対象にすることが可能です
• Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクを追加したいプロジェクトやセクションのIDを任意で設定し、適切な場所にタスクを自動で振り分けることができます

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■注意事項

• Outlook、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。