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毎月発生する定期発注業務で、boardへの手入力に追われていませんか？
発注先や品目、金額などをひとつひとつ確認しながら入力する作業は、単純でありながら時間と手間がかかるものです。
ルーティンワークでありながら、発注漏れや入力ミスが許されない重要な業務であるため、担当者の負担が大きく、他のコア業務を圧迫してしまうことも少なくありません。
そこで活用したいのが、kintoneなどのデータベースに情報を登録するだけで、boardへ自動的に発注情報が登録される仕組み！
こうした繰り返し作業から解放され、発注漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、より生産性の高いコア業務に集中できる時間を確保できるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて、手間や時間もあまりかからない方法です。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはboardに発注情報を入力する業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「kintoneにレコードが登録されたら、その情報を基にboardで発注を自動登録する」フローの設定手順を解説していきます！
自動化を取り入れることで、手作業による入力の手間やミスを削減して、発注漏れや入力ミスを防ぎ、発注業務の効率化を目指せるでしょう。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
また、「まだYoomを1度も使ったことがない！」という方は、初めてのYoomもチェックしてみてくださいね！
※今回連携するアプリの公式サイト：board／kintone
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
《参考》基本的なフローボットの作成方法
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
検索窓でアプリを検索し、表示された候補から選択します。
各項目をそれぞれ以下のように入力し、「追加」を押したらYoomとの連携は完了です！
▼参考：boardのAPIトークン取得画面▼
以下に手順を解説したナビがあるので、こちらをご覧になりながら進めてみてくださいね！
《参考》
kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について
続いて、今回作成するフローボットのテンプレートをコピーします。
Yoomにはさまざまな業務シーンを想定した自動化フローのテンプレートが豊富に用意されており、テンプレートを使用することで簡単に設定が完了するのも魅力！
まずは以下バナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートのコピーからスタートしましょう。
《参考》テンプレートのコピー手順
コピーが完了すると、下図のように自動化フローの大枠が構築された状態の設定画面に切り替わります。
さっそく、kintoneのアプリトリガーの設定から始めていきましょう！
《参考》コピーしたテンプレートが見つからない場合
テンプレートをコピーしておいて、設定はあとでにしようと思い、一度画面を閉じたらテンプレートがどこにあるのか分からなくなってしまった！
といった場合もありますよね。
コピーしたテンプレートは、初めは基本的に「マイプロジェクト」に格納されます。
Yoomの画面左側にあるメニュー欄から「マイプロジェクト」にアクセスし、「フローボット」を選択すると、「【コピー】kintoneでレコードが登録されたら、boardで発注を自動登録する」という名前で格納されているはずです。
もしテンプレートが見当たらない場合は、上記を参考に探してみてくださいね！
最初の設定です！
まずはフローが起動するきっかけとなる、アプリトリガーの設定を行います。
(1/3)設定項目の選択
今回は、kintoneの特定アプリ内にレコードが登録された際に、フローが起動するように設定していきますよ！
コピーしたテンプレートの「レコードが登録されたら（Webhook）」をクリックしてください。
(2/3)連携アカウントとアクションを選択
次に、フローと連携するkintoneアカウントと、起動対象として検知するアクションを選択していきます。
連携するアカウント情報には、基本的にステップ1でYoomと連携したアカウント情報が反映されていますよ！
もし反映されているアカウントとは別のものを使用したい場合は、「＋連携アカウントを追加」をクリックし、フローで使用するkintoneアカウントを連携しましょう。
（連携方法は、ステップ1でご紹介した手順と同様です）
アクションは「レコードが登録されたら（Webhook）」であることを確認してくださいね！
設定内容を確認したら、「次へ」を押してください。
(3/3)API接続設定
ここではWebhookの設定を行います。
この設定はkintoneの画面で行いますので、下図赤枠のURLをコピーしておき、kintoneの画面に移動しましょう。
移動後は【kintoneでWebhook設定を行う】の手順に従い、設定を進めてみてくださいね！
設定が完了したら動作確認のためにテストを行いますので、kintoneのアプリ内にレコードを追加してください。
追加後はYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど追加したレコードの情報が「取得した値」に抽出されるので、内容を確認しましょう。
ここで取得した値は後続のオペレーション設定時に引用でき、フローを起動する度に変動する値となります。
テストを行わなかった場合、後続のオペレーション設定時のエラーの原因となったり、エラーになった箇所や原因の特定が困難になる場合もあるため、可能な限りすべての設定画面でテストを実施するのがオススメです！
テストが成功し、取得した値が正しく追加されていることを確認したら「完了」を押して、次のステップに進みましょう！
続いて、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得する設定を行います。
ここで取得したデータを基に、boardに発注登録をしていきますよ！
(1/3)設定項目の選択
「レコードを取得する」をクリックしてください。
(2/3)連携アカウントとアクションを選択
ステップ3と同じ要領で、連携するkintoneアカウントと実行アクションの設定内容を確認しましょう。
データベースの連携では、「アプリID」欄に、ステップ3でWebhookの設定を行ったkintoneアプリを設定していきます。
設定欄をクリックすると、連携しているkintoneアプリに紐づいた候補が表示されるので、候補の中から該当のアプリを選択してくださいね！
《参考》該当のアプリが候補に表示されない場合
Webhookの設定を行ったkintoneアプリが候補に表示されない場合は、アプリURL内の「/k/●●●/」の●●●部分がアプリIDとなるので、値を確認して手入力しましょう。
設定が完了したら「次へ」を押します。
(3/3)API接続設定
ここでは、取得するレコードの条件を設定していきますよ！
ステップ3で「取得した値」を使い、「レコード番号＝レコードID」となるように設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、ステップ3で追加したレコードの詳細情報が取得できることを確認しましょう。
正しくレコードの詳細が取得できていることを確認したら、「完了」を押して次のステップに進みましょう！
いよいよ最後のステップです！
最後は、ステップ4で取得したレコードの各項目の値を使って、boardに発注を登録する設定をしていきます。
これで、kintoneに追加されたレコードの情報を基に、boardに発注を自動登録できるようになりますよ！
(1/3)設定項目の選択
「発注を登録（定期支払）」をクリックしてください。
(2/3)連携アカウントとアクションを選択
これまでのステップと同じ要領で、連携するアカウントと実行するアクションの設定内容を確認し、「次へ」を押しましょう。
(3/3)API接続設定
ここでは、boardに登録する発注情報の詳細設定をしていきますよ！
APIキー: 入力欄下に記載されている注釈に従い、boardのAPI設定画面で取得できるAPIキーを設定してください。
▼参考：boardのAPIキー確認画面▼
発注名: boardに登録する発注名を設定します。
下図のように「取得した値」を用いて設定することで、kintoneに追加されたレコードの情報をそのまま引用でき、フローが起動するたびに最新のデータで登録できるようになりますよ！
発注先ID: こちらも同様に「取得した値」を使って設定しましょう。
※kintoneに追加する「発注先ID」と、boardで管理している「発注先ID」を統一させておく必要がありますので、その点はご注意ください！
▼参考：boardの「発注先ID」 確認該当箇所▼
担当者ID: 発注先IDと同じように、取得した値を用いて設定してくださいね！
※「発注先ID」同様、kintoneに追加する「担当者ID」とboardで管理している「担当者ID」を、統一させておく必要があります。
発注ステータス: 下図の中から選択できるので、フローを活用する業務内容に合わせて適切なステータスを選択しましょう。
源泉徴収区分: こちらもプルダウンメニューから選択します。
「請求開始日」「請求終了日」「税抜金額」「消費税」も、kintoneから取得した値を引用して、それぞれ設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、データ連携が正常に行われるかを確認しましょう。
「テスト成功」と表示されると、boardに発注登録がされているはずなので、確認してみてくださいね！
正しくデータ連携が行われていることを確認したら「完了」を押し、設定完了です！
ここまで設定お疲れ様でした！
これで今回のフローの設定はすべて完了になります。
すべての設定が完了すると下図のようなポップアップが表示されるので、「トリガーをON」にして、フローの動作確認をしておくと安心です。
「フローを実際に動かすのは、あとでにしたい！」という場合もありますよね！
その場合は「あとで」を選択し、フローの設定画面右上にある「トリガーON/OFF」のトグルボタンからON・OFFを切り替えてご利用ください。
以上が「kintoneにレコードが登録されたら、その情報を基にboardで発注を自動登録する」フローの設定手順でした！
今回ご紹介した連携以外でも、BoardのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
データを一元的に整理し、受注処理や顧客管理の漏れを防ぎながら、日次の集計作業も自動化することで、実務オペレーション全体の精度と速度を高められるでしょう。
いかがでしたか？
boardへの定期発注業務を自動化することで、これまで手作業で行っていた繰り返し入力の手間を削減し、発注漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを未然に防ぐことが期待できます。
これにより、担当者は面倒なルーティンワークから解放され、より戦略的な業務や顧客対応など、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化フローの構築は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に実現可能です。
「自動化って興味はあるけど難しそう…」「プログラミングってよくわからないし…」といった方でも、気軽に自動化を導入できるのは魅力ですよね！
また、フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！
自社の業務に合った最適なフローを構築し、日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
もし少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひアカウントを作成し、Yoomによる業務効率化を体験してみてくださいね！
Q：kintone以外のツール（スプレッドシート等）でも起点にできますか？
A：
はい、kintone以外にも、NotionやGoogle スプレッドシートなどにレコードを追加したことをきっかけに、追加されたレコードの情報を引用して発注登録することも可能です。
Yoomと連携可能なアプリは多様にあり、さまざまなアクションをきっかけにデータの自動連携ができるので、Yoomと連携できるアプリについて【連携アプリ一覧】をご確認ください。
Q：発注登録後、Slackなどで通知できますか？
A：
はい、できます。SlackやChatworkなどのチャットツールで通知したり、GmailやOutlookといったメールツールで通知することもできますよ！
boardの「発注を登録」の下に、通知に利用したいアプリの「メッセージ送信」アクションを設定してご利用ください。
Q：kintone登録ではなく、毎月決まった日に自動実行できますか？
A：
はい、できます。たとえば「毎月1日」にフローを起動して発注を自動登録したい！といった場合は、トリガーを「スケジュールトリガー」に変更してご利用ください。
スケジュールトリガーを設定することで、「毎月1日」など、指定するスケジュールに発注の自動登録が行えるようになります。
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