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新しいプロジェクトが始まるたびに、Google Driveに専用フォルダを作成し、関係者全員にGmailで共有リンクを送り、さらにSlackの関連チャンネルでも通知するといった一連の作業に、地味ながらも時間を取られていませんか？
手作業での対応は、単純な繰り返しであるにもかかわらず、通知の抜け漏れや共有設定のミスといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりがちです。
もし、特定のフォームが送信されたタイミングなどをきっかけに、Google Driveでのフォルダ作成からGmailやSlackでの関係者への通知までを自動化できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されるでしょう。
プロジェクトの計画や戦略立案といった、より本質的な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGoogle Driveにフォルダを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Yoomのフォームに新規案件の情報が送信された際に、Google Driveに専用フォルダを自動で作成し、その旨をGmailとSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Gmail／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずはじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Yoomのマイアプリ画面から、Google Drive、Gmail、Slackをそれぞれ登録してください。
Google Drive・GmailとYoomのマイアプリ登録
Gmailのマイアプリ連携の手順を参考に、Google Drive・Gmailのマイアプリ連携を行ってください。
SlackとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートがコピーされたら「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「案件フォーム」を選択します。
既にフォームが作成されているので、今回は例としてデフォルトで作成されているフォームをそのまま使用します！
必要に応じてカスタマイズしてくださいね。
作成したフォームは「プレビューページ」で確認可能です！
確認できたら元のページに戻って、「完了ページの設定」を行いましょう。
設定できたら次に進みます。
完了ページは以下の「完了ページ」から確認可能です。
「取得した値」にサンプルとして手動で回答を入力しましょう。
ここでの回答を後続のオペレーションで使用します。
実際のフロー稼働時は、フォームに回答された内容が反映されます！
回答できたら「完了」を選択してくださいね。
「フォルダを作成する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「フォルダ名」を設定しましょう。
「取得した値」や固定のテキストなどを使用できます！
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映可能です。
「作成先のフォルダID」を設定しましょう。
ここで指定したフォルダで新たにフォルダが作成されます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
Google Driveにフォルダが作成されました！
「メールを送る」を選択します。
