【ノーコードで実現】Google DriveとGmail、Slackを連携して業務を自動化する方法

新しいプロジェクトが始まるたびに、Google Driveに専用フォルダを作成し、関係者全員にGmailで共有リンクを送り、さらにSlackの関連チャンネルでも通知するといった一連の作業に、地味ながらも時間を取られていませんか？

手作業での対応は、単純な繰り返しであるにもかかわらず、通知の抜け漏れや共有設定のミスといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりがちです。

もし、特定のフォームが送信されたタイミングなどをきっかけに、Google Driveでのフォルダ作成からGmailやSlackでの関係者への通知までを自動化できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されるでしょう。

プロジェクトの計画や戦略立案といった、より本質的な業務に集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle Driveにフォルダを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

新規案件の開始時にGoogleDriveにフォルダを作成し、GmailとSlackへ自動通知する

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Google Driveのフォルダ作成と通知を自動化するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Yoomのフォームに新規案件の情報が送信された際に、Google Driveに専用フォルダを自動で作成し、その旨をGmailとSlackに通知するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Gmail／Slack

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google Drive・Gmail・Slackをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Google Driveのトリガー設定および各設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

新規案件の開始時にGoogleDriveにフォルダを作成し、GmailとSlackへ自動通知する

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ステップ1：Google Drive・Gmail・SlackとYoomを連携する

まずはじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Yoomのマイアプリ画面から、Google Drive、Gmail、Slackをそれぞれ登録してください。
Google Drive・GmailとYoomのマイアプリ登録

Gmailのマイアプリ連携の手順を参考に、Google Drive・Gmailのマイアプリ連携を行ってください。

SlackとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

新規案件の開始時にGoogleDriveにフォルダを作成し、GmailとSlackへ自動通知する

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テンプレートがコピーされたら「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。

ステップ3：フォームトリガー設定

「案件フォーム」を選択します。

既にフォームが作成されているので、今回は例としてデフォルトで作成されているフォームをそのまま使用します！
必要に応じてカスタマイズしてくださいね。

• 📝フォームトリガーの設定方法
• フォームの基本設定・オプション設定について

作成したフォームは「プレビューページ」で確認可能です！

確認できたら元のページに戻って、「完了ページの設定」を行いましょう。
設定できたら次に進みます。

完了ページは以下の「完了ページ」から確認可能です。

「取得した値」にサンプルとして手動で回答を入力しましょう。
ここでの回答を後続のオペレーションで使用します。
実際のフロー稼働時は、フォームに回答された内容が反映されます！
回答できたら「完了」を選択してくださいね。

ステップ4：Google Driveフォルダを作成する

「フォルダを作成する」を選択します。

「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。

「フォルダ名」を設定しましょう。
「取得した値」や固定のテキストなどを使用できます！
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映可能です。

「作成先のフォルダID」を設定しましょう。
ここで指定したフォルダで新たにフォルダが作成されます。

設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。

• テストの重要性：「取得した値」のテスト値について

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

「完了」を選択しましょう。

Google Driveにフォルダが作成されました！

ステップ5：Gmailでメールを送る

「メールを送る」を選択します。

「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。

「メール内容」を設定しましょう。
「To」にはメールの宛先を設定します。

「件名」と「本文」を設定しましょう。
今回は固定のテキストと「取得した値」を用いて以下のように設定しました！
設定できたら次に進みます。

「メールの送信内容」を確認します。

設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。

メールが送信されました！

ステップ6：Slackでチャンネルにメッセージを送る

「チャンネルにメッセージを送る」を選択します。

「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Slackと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。

メッセージを送信したいSlackのチャンネルを「投稿先のチャンネルID」に設定しましょう。

「メッセージ内容」を設定しましょう。
固定のテキストと「取得した値」を用いて以下のように設定しました！

設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。

Slackの指定したチャンネルにメッセージが送信されました！

ステップ7：トリガーをONにする

設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。

Google DriveのAPIを使ったその他の自動化例

Google DriveのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Google Driveを使った自動化例

Google DriveにPDFや画像ファイルが格納された際、OCRで内容を読み取って要約し、SlackやLINE WORKS、Google Chatへ通知したり、内容をGoogle スプレッドシートやNotionに自動登録したりできます。また、Google Driveにアップロードされた履歴書をOCR解析してSmartHRに従業員情報を追加したり、CSVファイルの空白行を自動削除してGmailで送信するなど、データのクレンジングや他システムへの移行もスムーズに行えます。さらに、ファイルのアップロードをきっかけにGoogle カレンダーへ予定を作成したり、特定のファイル更新を検知してMicrosoft Teamsへ通知、あるいはPipedriveへファイルを転送するなど、営業・事務の垣根を越えた幅広い業務の自動化が実現します。

Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りLINE WORKSに通知する

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■概要
「Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りLINE WORKSに通知する」ワークフローは、ファイル管理とコミュニケーションを自動化し、業務の効率化をサポートします。
Google Driveに新しいドキュメントが追加されると、OCR機能で内容をテキスト化します。その後、LINE WORKSに通知されるため、チーム内での情報共有がスムーズに行えます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したい方
・LINE WORKSでのコミュニケーションを強化したいチームリーダー
・OCR機能を活用して文書のデジタル化を進めたいIT担当者
・各種SaaSアプリを連携させた業務自動化を検討している経営者
・手動での通知作業に時間を取られている事務スタッフ

■注意事項
・Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveで特定のファイルが更新されたら、Microsoft Teamsに通知する

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‍■概要
Google DriveとMicrosoft Teamsを連携して情報共有を行っているものの、ファイルの更新を手動で通知する作業に手間を感じたり、重要な更新の見落としが発生したりすることはないでしょうか。
このワークフローは、Google Driveで特定のファイルが更新されると、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知するため、こうした課題を解消します。
チーム内の情報共有を円滑にし、作業の迅速化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとMicrosoft Teamsを活用し、チームのファイル共有を効率化したいと考えている方
・ファイルの更新連絡を手作業で行っており、通知漏れや作業の非効率性に課題を感じている方
・プロジェクトの進行をスムーズにするため、チーム内での確実な情報伝達の仕組みを構築したい方

■注意事項
・Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してSlackに通知する

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■概要
「Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してSlackに通知する」ワークフローは、PDF文書の内容を効率的に把握し、チーム内で迅速に共有する業務ワークフローです。
YoomのAIとOCR機能を活用し、PDFドキュメントを手作業で確認し要約する手間を省きます。
さらに、要約結果をSlackに自動通知することで、情報共有がスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・多くのPDFファイルを日常的に扱い、内容の把握に時間がかかっているビジネスパーソンの方
・チーム内で迅速に情報を共有したいプロジェクトマネージャーの方
・PDFの要約作業を自動化し、業務効率を向上させたい経営者や管理職の方
・手動での情報共有にミスが発生しやすく、正確性を高めたい方
・AIやOCR技術を活用して、最新の業務ワークフローを導入したいIT担当者の方

■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google Driveにファイルがアップロードされたら、Googleカレンダーに予定を作成する

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■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、Googleカレンダーに手入力でスケジュールを登録する作業に手間を感じていませんか。
この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスによって重要な期日を見落とすリスクも伴います。
このワークフローを活用することで、Google DriveとGoogleカレンダーをスムーズに連携させ、ファイルが追加されるだけで自動で予定が作成されるため、こうした定型業務の課題を解消し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogleカレンダーを連携させ、タスク管理を効率化したいと考えている方
・請求書や契約書などのファイルに基づき、手作業でスケジュール登録を行っている方
・ファイルの情報を元にしたGoogleカレンダーへの登録作業を自動化したいすべてのビジネスパーソン

■注意事項
・Google Drive、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle Chatに通知する

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■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle Chatに通知する」ワークフローを利用すると、Google Driveへのファイルアップロードが自動で処理されます。
OCRで読み取った情報がGoogle Chatに通知され、情報共有が効率化されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・文書管理や情報共有をGoogle Driveで行っている方
・ファイルがアップロードされたタイミングで迅速に内容を確認したい方
・OCR（光学文字認識）技術を利用して画像やスキャンデータから文字情報を抜き出したい方
・Google Chatを社内コミュニケーションツールとして利用している方
・ファイルに関する情報をスピーディにチームメンバーと共有したいと考えている方
・手動で確認する手間を省きたいと感じている方

■注意事項
・Google DriveとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google Driveにファイルがアップロードされたら、Pipedriveに転送する

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■概要

Pipedriveでの案件管理と並行して、Google Driveで関連書類を保管する際、手作業でのファイル転送に手間を感じていませんか？
手動でのファイル添付は時間がかかるだけでなく、添付漏れや更新の遅延といったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、Pipedriveの該当情報へ自動でファイルが転送されるため、こうした課題を円滑に解決し、正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

PipedriveとGoogle Drive間を手作業で操作し、ファイル転記に手間を感じている営業担当者の方
Google Driveに保管したファイルをPipedriveへ自動で紐付け、案件管理を効率化したいマネージャーの方
ファイル管理のルールを徹底し、手作業によるヒューマンエラーの発生を防止したい情報システム部門の方

■注意事項
・Google Drive、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google Driveに格納されたCSVファイルの空白行を削除し、編集ファイルをGmailで送信する

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■概要
Yoomを活用した「Google Driveに格納されたCSVファイルの空白行を削除し、編集ファイルをGmailで送信する」業務ワークフローは、CSVデータの整理と共有を自動化します。
Google Drive内のCSVファイルから不要な空白行を自動的に削除し、編集後のファイルをGmail経由で指定の受信者に送信します。
これにより、データ処理の効率化と正確な情報共有が実現し、日常業務の負担を軽減します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで定期的にCSVファイルを管理している方
・CSVファイル内の空白行を手動で削除する作業に時間を取られている方
・編集済みのCSVファイルをGmailでチームメンバーやクライアントに送信する必要がある方
・データ整理や共有のプロセスを自動化したい業務担当者
・効率的なデータ管理と迅速な情報共有を目指すビジネスプロフェッショナル

■注意事項
・Google DriveとGmailのそれぞれととYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Geminiで要約してNotionでレコード追加する

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■概要
このワークフローでは、Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Geminiで要約してNotionでレコード追加することが可能です。このワークフローを活用すれば、データベースの情報管理がよりスムーズに行えます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに多くのファイルを保存しており、効率的に管理したい方
・書類やレポートの内容を迅速に把握し、要約を活用したいビジネスパーソン
・Notionを情報管理ツールとして利用しており、自動化を進めたい方
・手作業でのOCR処理や要約作業に時間を取られているチームのリーダー
・AIや自動化ツールを活用して業務プロセスを改善したい経営者

■注意事項
・Google Drive、Gemini、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに格納しGoogle Chatに通知する

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Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。

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Google Driveに格納された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する

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■概要
「Google Driveに格納された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する」フローは、入社手続きの効率化を目指す業務ワークフローです。
Google Driveに保存された履歴書をOCR技術で自動的に読み取り、SmartHRへスムーズに従業員情報を追加できます。
これにより、人事担当者の負担を軽減し、より迅速な人材管理が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに履歴書を多数保存しており、手動でのデータ入力に時間を取られている方
・SmartHRを利用して従業員管理を行っているが、登録作業の効率化を図りたい人事担当者の方
・入社手続きにおけるデータ処理の自動化を検討している経営者の方
・OCR技術を活用して書類管理を改善したいIT担当者の方

■注意事項
・Google Drive、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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まとめ

Google DriveとGmail、Slackの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた新規案件開始時のフォルダ作成や関係者への通知といった定型業務をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。

これにより、担当者は面倒な事務作業から解放され、より迅速にプロジェクトのコア業務に着手できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です！

もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問