新規案件の開始時にGoogleDriveにフォルダを作成し、GmailとSlackへ自動通知する
新規案件の開始時にGoogleDriveにフォルダを作成し、GmailとSlackへ自動通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Gmail
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
新規案件が始まるたびに、Google Driveにフォルダを作成し、関係者にGmailで連絡、さらにSlackで周知するといった一連の作業に手間を感じていませんか？ このワークフローは、フォーム送信をトリガーに、こうしたGoogle Drive、Gmail、Slackの連携作業を自動化し、案件開始時のセットアップ業務を効率化します。手作業による手間や連絡漏れを防ぎ、スムーズなプロジェクトスタートを実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive、Gmail、Slackを連携させ、案件管理の初動を効率化したい方
- 手作業でのフォルダ作成や関係者への通知に手間や漏れを感じているプロジェクトマネージャーの方
- 定型的なセットアップ業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点にフォルダ作成から通知まで自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成ミスや、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Gmail、SlackをYoomと連携します。
- トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、案件名などの情報を受け取るためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、フォームで受け取った案件名でフォルダを作成します。
- 続いて、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ案件開始の通知を自動送信します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定のチャンネルへも同様に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のアドレスを自由に設定できます。また、本文には固定のメッセージだけでなく、フォームで入力された案件名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
- Slackへメッセージを送信するアクションでも同様に、通知先のチャンネルを任意で設定できます。本文にも、フォームで取得した値を変数として活用し、動的なメッセージを作成することが可能です。
■注意事項
- Google Drive、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
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特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
メッセージがチャンネルに投稿されたら
ファイルがチャンネルに投稿されたら
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メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）
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Slackアプリがメンションされたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー指定）
指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら（正規表現で指定）
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フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
メッセージがチャンネルに投稿されたらファイルがチャンネルに投稿されたらメッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたらSlackアプリがメンションされたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー指定）指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら（正規表現で指定）新しいチャンネルが作成されたら（Webhook）メッセージがスレッドに投稿されたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー＆グループ指定）メッセージのスタンプが削除されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
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