■概要
Google Driveに保存されたCSVファイルの不要な空白行を一つひとつ手作業で削除し、メールに添付して送信するといった定型業務に時間をとられていませんか。
単純な作業でありながら、見落としや送信先の間違いといったヒューマンエラーも起こり得るため、注意が必要です。
このワークフローは、Google Driveへのファイル追加をきっかけに、CSVの空白行削除からGmailでの送信までを自動化し、こうした業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive上のCSVファイルを手動で編集し、定型的なメール送信を行っている方
- 手動でCSVデータを操作する際に発生しがちな、削除漏れなどのミスを防止したい方
- データ処理から報告までの一連のフローを自動化し、コア業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル保存を起点にデータ加工からメール送信までが自動実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による空白行の削除漏れや、誤ったファイルを添付して送信してしまうなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでYoomのAI機能を設定し、「CSVデータの加工」アクションでダウンロードしたファイルの空白行を削除します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、加工済みのCSVファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 今回はトリガーにGoogle Driveを設定していますが、BoxやDropboxなど、Yoomが連携する他のオンラインストレージサービスに変更することも可能です。
- CSVデータの加工アクションは、空白行の削除だけでなく、特定の列の抽出や並べ替えなど、業務内容に応じて処理を自由にカスタマイズできます。
- メール送信アプリとしてGmailを設定していますが、OutlookやSlack、Chatworkなど、普段利用している他のツールに通知先を変更できます。
■注意事項
- Google DriveとGmailのそれぞれととYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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