■概要
Pipedriveでの案件管理と並行して、Google Driveで関連書類を保管する際、手作業でのファイル転送に手間を感じていませんか？
手動でのファイル添付は時間がかかるだけでなく、添付漏れや更新の遅延といったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、Pipedriveの該当情報へ自動でファイルが転送されるため、こうした課題を円滑に解決し、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PipedriveとGoogle Drive間を手作業で操作し、ファイル転記に手間を感じている営業担当者の方
- Google Driveに保管したファイルをPipedriveへ自動で紐付け、案件管理を効率化したいマネージャーの方
- ファイル管理のルールを徹底し、手作業によるヒューマンエラーの発生を防止したい情報システム部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveへのファイルアップロードをトリガーにPipedriveへ自動転送するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル添付作業が不要になることで、添付漏れや誤った情報への紐付けといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとPipedriveをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが作成された場合や特定のファイル作成の場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 次に、Google Driveから該当のファイルをダウンロードします。
- AI機能を用いて、ファイル名からPipedriveでの検索に必要な情報を抽出します。
- データ変換機能を活用し、Pipedriveに添付するファイル名を任意の名前に設定します。
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「組織を検索」アクションと「ファイルを追加」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、フォルダが作成された場合は処理を実行せず、ファイル名に含まれる特定のキーワード（例：「契約書」）などを条件に後続の処理を進めるよう設定できます。
- AI機能によるデータ抽出では、ファイル名から顧客名や案件IDなどを抽出し、Pipedriveでの検索やファイル名の設定に活用することが可能です。
- データ変換機能では、「【顧客名】契約書」のように、固定の文言と前段のオペレーションで取得した情報を組み合わせて、添付ファイル名を自由に設定できます。
- Pipedriveの検索条件は、AI機能でファイル名から抽出した顧客名や案件IDなど、任意の情報を指定して対象を絞り込むことができます。
■注意事項
- Google Drive、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
