■概要
Google DriveとMicrosoft Teamsを連携して情報共有を行っているものの、ファイルの更新を手動で通知する作業に手間を感じたり、重要な更新の見落としが発生したりすることはないでしょうか。
このワークフローは、Google Driveで特定のファイルが更新されると、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知するため、こうした課題を解消します。チーム内の情報共有を円滑にし、作業の迅速化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとMicrosoft Teamsを活用し、チームのファイル共有を効率化したいと考えている方
- ファイルの更新連絡を手作業で行っており、通知漏れや作業の非効率性に課題を感じている方
- プロジェクトの進行をスムーズにするため、チーム内での確実な情報伝達の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Drive上のファイルが更新されると自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます
- 連絡のし忘れや共有先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム全体で確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のファイルを指定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャネルに通知を送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名やフォルダのパスなど、特定の条件に合致した場合のみ通知を送るといった設定が可能です
- Microsoft Teamsへの通知は、送信先のチームやチャネルを任意に指定できるだけでなく、本文に更新されたファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、より具体的な内容を通知できます
■注意事項
- Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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