Google Driveに格納された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する

■概要

採用活動で受け取る多数の履歴書を、その都度SmartHRへ手入力するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダに履歴書ファイルが追加されると、OCR機能が自動でテキスト情報を読み取り、SmartHRに従業員情報を登録します。この一連の作業を自動化することで、人事・採用担当者の手作業による負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとSmartHRを利用し、履歴書情報の転記作業に手間を感じている人事・採用担当者の方
• 手作業による従業員情報の入力ミスや漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたいと考えている方
• 採用業務のDXを推進し、定型業務を自動化してコア業務にリソースを集中させたい管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへの履歴書追加からSmartHRへの情報登録までが自動化されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
• OCR機能による自動読み取りと登録により、手入力に伴う転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSmartHRをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで追加されたファイルを取得します。
4. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードした履歴書ファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、SmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を紐付けて従業員データを自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、履歴書が格納される特定のフォルダIDを任意で設定してください。
• OCR機能では、氏名や住所、生年月日など、履歴書から読み取ってSmartHRに登録したい項目を任意で設定できます。
• SmartHRに従業員を登録するアクションで、対象となる事業所IDを任意で設定することが可能です。

■注意事項

• Google Drive、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。