Google Driveにファイルがアップロードされたら、Googleカレンダーに予定を作成する

■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、Googleカレンダーに手入力でスケジュールを登録する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスによって重要な期日を見落とすリスクも伴います。
このワークフローを活用することで、Google DriveとGoogleカレンダーをスムーズに連携させ、ファイルが追加されるだけで自動で予定が作成されるため、こうした定型業務の課題を解消し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとGoogleカレンダーを連携させ、タスク管理を効率化したいと考えている方
• 請求書や契約書などのファイルに基づき、手作業でスケジュール登録を行っている方
• ファイルの情報を元にしたGoogleカレンダーへの登録作業を自動化したいすべてのビジネスパーソン

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加を起点に、Googleカレンダーへの予定登録が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業による日付や内容の転記ミス、登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なスケジュール管理を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの種類などの条件に応じて後続の処理を分けられるようにします
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
5. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから日付や件名などのテキスト情報を抽出します
6. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報を元に予定を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で指定してください
• 分岐機能では、ファイル名など前段のステップで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意に設定できます
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、ファイルIDの項目に、前段のトリガーで取得した情報を変数として設定します
• OCR機能では、読み取るファイルの中から、予定のタイトルや日付など、テキストとして抽出したい項目を任意にカスタマイズできます
• Googleカレンダーの予定作成では、タイトルや開始日時などの各項目に、OCR機能で抽出した情報などを変数として設定してください

■注意事項

• Google Drive、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。