「Boxの不要なファイルを定期的に手作業で削除するのが面倒…」
「どのファイルがいつ削除されたのか、管理するのが大変…」
「重要なファイルを誤って削除してしまわないか、常に不安を感じている…」
このように、Boxのファイル管理における手作業での削除やその後の情報共有に、手間や不安を感じていませんか？
もし、Box上で特定のファイルが削除されたことを自動で検知し、指定のチャットツールに通知したり、削除ログをスプレッドシートに記録したりする仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、ファイル管理の安全性と透明性を高めながら、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxのファイル削除を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Boxの指定フォルダでファイルが削除されたらSlackに通知する
試してみる
Boxのファイル削除を検知して通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Boxの指定フォルダでファイルが削除された際に、その情報をSlackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- BoxとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定とSlackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxの指定フォルダでファイルが削除されたらSlackに通知する
試してみる
ステップ1：BoxとSlackをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
【Boxのマイアプリ連携】
【Slackのマイアプリ連携】
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Boxの指定フォルダでファイルが削除されたらSlackに通知する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
ステップ3：Boxのトリガー設定
最初の設定です！
ここから「Boxの指定フォルダでファイルが削除されたらSlackに通知する」フローを設定していきます！
赤枠部分をクリックしましょう。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
「フォルダのコンテンツID」を設定します。
入力欄下の注釈を参照して設定し、「テスト」をクリックしてください。
※エラーが表示される方は以下のリンクをご確認ください。
テスト成功の表示を確認後、次の画面に進みましょう！
続いて、Boxの画面に移り、テスト用にファイルを削除します。
今回は、以下のファイルを削除しました。
削除したら、Yoomの画面で「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
確認ができたら、「完了」をクリックしましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Slackのアクション設定
最後の設定です！
ここでは、Boxの指定フォルダでファイルが削除されたことをSlackに通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクションはそのままで、連携するアカウントが間違っていないか確認をします。
「次へ」をクリックし、進みましょう！
次のAPI接続設定の画面では、注意事項を読んだあと必須項目を設定しましょう！
まずは、「投稿先のチャンネルID」を設定します。
ここで指定したチャンネルにメッセージが送信されます。
入力欄をクリックし、「候補」から選択してください。
次に、「メッセージ」を入力します。
以下のように、Boxのトリガー設定で取得した値を引用して設定することも可能です。
自由に設定しましょう！
「テスト」をクリックします。
テストに成功したら、「テスト成功」の表示を確認してください。
最後に、Slackに通知されているか確認しましょう！
無事に通知されましたね！
Yoomの画面に戻って「完了」をクリックします。
以上で、「Boxの指定フォルダでファイルが削除されたらSlackに通知する」フローボットの完成です！お疲れ様でした。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
BoxのAPIを使ったその他の自動化例
BoxのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Boxを使った自動化例
Boxにファイルがアップロードされた際に、GeminiやChatGPT、PerplexityなどのAIで内容を要約してメール送信やNotionへ追加したり、フォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートへ同期したりできます。また、Salesforceへの新規レコード登録やMicrosoft Teamsでのファイル受信をトリガーに、Boxへフォルダを作成したりファイルを自動格納したりすることも可能です。
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
試してみる
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
Boxに音声ファイルが追加されたら、文字起こししPerplexityで要約してNotionに追加する
試してみる
■概要
「Boxに音声ファイルが追加されたら、文字起こししPerplexityで要約してNotionに追加する」フローは、音声データの管理と情報整理を自動化する業務ワークフローです。会議やインタビューの音声ファイルをBoxに保存するだけで、Yoomが自動的に文字起こしを行い、Perplexity連携により要約を作成します。その後、要約された内容がNotionに整理・追加されるため、情報の共有や活用がスムーズに行えます。このワークフローを活用すれば、手動での文字起こしや要約作業の手間を大幅に削減し、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して音声ファイルの保存や管理を行っている方
・会議やインタビューの内容を文字起こしし、要約する作業に時間を費やしている方
・Notionを使って情報を整理・共有しているチームやプロジェクトリーダー
・Perplexityの連携機能を活用し、情報の要約を自動化したい方
・業務フローの効率化を図り、作業の自動化を進めたいIT担当者
■注意事項
・Notion、Perplexity、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・[文字起こし]オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
・定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する」フローは、Teamsで共有されたファイルを自動的にBoxに保存し、ファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
これにより、ファイルの一元管理やバックアップがスムーズに行え、チームの生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に使用しており、ファイル管理に時間を取られているチームの方
・ファイルの保存作業を自動化して業務効率を向上させたいIT担当者の方
・複数のツール間でのファイル転送に手間を感じているビジネスユーザーの方
・ファイルの一元管理とセキュリティ強化を図りたい経営者の方
・チームメンバー間でのファイル共有をスムーズに行いたいプロジェクトリーダーの方
■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載します。
Boxでファイルがアップロードされたら、Geminiにファイルをアップロードし要点抽出する
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定期的にFigmaから指定ファイルをダウンロードし、Boxに保存する
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特定のMicrosoft Excelのファイルを定期的にバックアップしてBoxに保存する
試してみる
■概要
「特定のMicrosoft Excelのファイルを定期的にバックアッとしてBoxに保存する」ワークフローは、重要なMicrosoft Excelデータを自動的にクラウド上に安全に保管する業務ワークフローです。
手動でのバックアップ作業を省略し、指定したスケジュールに従ってMicrosoft ExcelをBoxに自動保存することで、データ紛失のリスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的に更新されるMicrosoft Excelファイルのバックアップ作業が煩雑に感じている方
・データの安全性を高めるために、自動バックアップを導入したいビジネスユーザー
・Microsoft ExcelとBoxを連携させて、効率的なデータ管理を実現したいIT担当者
・手動バックアップによるヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダー
■注意事項
・Microsoft Excel、OneDrive、BoxとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
特定のZoom会議が終了したら文字起こししてPDFを発行し、Boxに保存する
試してみる
■概要
「特定のZoom会議が終了したら文字起こししてPDFを発行し、Boxに保存する」ワークフローは、指定されたZoom会議終了後に録音内容を自動的に文字起こしし、その内容をPDF形式にまとめてBoxに保存する仕組みです。
会議終了後、参加者が発言した内容を正確に文字に起こし、その後PDFにまとめることで、後から振り返る際の利便性が向上します。Boxへの保存により、チームメンバーと会議内容を効率的に共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・特定のZoom会議内容を後から確認・共有したい方
・会議の議事録作成を自動化したいチームリーダー
・Zoom会議の音声を文字起こしし、整理して保存したい方
・Boxを使ってチーム内で情報共有を効率化したい方
■注意事項
・ZoomとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン、ミニプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールで素材を受信したら、Boxへ保存しCanvaでフォルダを作成する
試してみる
■概要
メールで受信したデザイン素材を都度ダウンロードし、Boxへ保存、さらにCanvaで関連フォルダを手作業で作成する業務は、手間がかかる上に抜け漏れも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローは、特定のメール受信をきっかけに、添付ファイルをBoxへ自動でアップロードし、Canva上にフォルダを自動作成するため、手動でのファイル入力のような定型作業から解放され、クリエイティブ業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受け取った素材をBoxとCanvaで管理しているデザイナーやマーケターの方
・自動入力のような機能で、Canvaでのフォルダ作成やファイル管理を効率化したい方
・外部とのファイル授受が頻繁に発生し、添付ファイルの管理を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Box、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まとめ
Boxのファイル削除プロセスを自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的なファイル整理や、削除後の関係者への報告といった手間を削減し、誤削除などのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
これにより、ファイル管理の安全性を確保しつつ、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の条件のファイルが削除された時だけ通知できますか？
A：
はい、Yoomでは「分岐条件」を使うことで、特定の条件のファイルが削除された時のみ通知することが可能です。
例えば、「.pdf」という拡張子のファイルが削除された時だけ通知するなど、柔軟な運用ができます。
条件は複数組み合わせることもできるため、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：Slack以外のツールにも通知できますか？
A：
はい、可能です。Yoomは様々なアプリと連携可能です。
Yoomと連携できるアプリは以下をご確認ください。
Q：一度に大量のファイルが削除された場合、通知はどうなりますか？
A：
一度にまとめてファイルが削除された場合、通知はまとめて届きません。
大量の通知を防ぎたい場合は、Yoomのフローボット編集画面でトリガーを一時的にオフにすることをおすすめします。
