特定のMicrosoft Excelのファイルを定期的にバックアップしてBoxに保存する

■概要

重要なMicrosoft Excelファイルのバックアップを手作業で行い、手間を感じたり、更新前のファイルを保存してしまったりした経験はありませんか。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的に特定のMicrosoft ExcelファイルをBoxへ保存できるため、バックアップ作業の抜け漏れを防ぎ、確実にデータを保護します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Excelの重要なファイルを、手作業でBoxにバックアップしている方
• 定期的なバックアップ作業を自動化し、人的ミスの発生を防ぎたいと考えている方
• ファイル管理のプロセスを標準化し、属人化を解消したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 設定したスケジュールで自動的にファイルがバックアップされるため、手作業で行っていたバックアップ業務の時間を短縮できます。
• 手動での作業によるバックアップのし忘れや、誤ったファイルを保存してしまうといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Excel、OneDrive、BoxをYoomと連携します。
2. トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、バックアップを実行したい日時を設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションでバックアップ対象のファイル情報が記載されたシートを指定します。
4. 繰り返し処理機能を使用し、前段で取得したファイル情報をもとに、個別のファイルに対する処理を繰り返すように設定します。
5. 繰り返し処理の中で、OneDriveの「フォルダ・ファイルを検索」アクションと「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルを特定してダウンロードします。
6. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、バックアップを実行したい頻度や日時（毎日、毎週、毎月など）を業務に合わせて任意で設定してください。
• 繰り返し処理では、前段のMicrosoft Excelで取得したファイル名などのデータを変数として設定し、後続のOneDriveやBoxのアクションで利用するよう設定してください。

■注意事項‍

• Microsoft Excel、OneDrive、BoxとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。