メールで素材を受信したら、Boxへ保存しCanvaでフォルダを作成する

‍■概要

メールで受信したデザイン素材を都度ダウンロードし、Boxへ保存、さらにCanvaで関連フォルダを手作業で作成する業務は、手間がかかる上に抜け漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけに、添付ファイルをBoxへ自動でアップロードし、Canva上にフォルダを自動作成するため、手動でのファイル入力のような定型作業から解放され、クリエイティブ業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受け取った素材をBoxとCanvaで管理しているデザイナーやマーケターの方
• 自動入力のような機能で、Canvaでのフォルダ作成やファイル管理を効率化したい方
• 外部とのファイル授受が頻繁に発生し、添付ファイルの管理を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からBoxへの保存、Canvaのフォルダ作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 手作業によるファイルの保存忘れや、Canvaでのフォルダ作成ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとCanvaをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定し、特定の条件に合致するメールをトリガーとします。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、メールに添付されたファイルを指定のフォルダへアップロードします。
4. その後、Canvaの「フォルダの一覧を取得」アクションを設定し、既存のフォルダ情報を取得した上で、分岐機能でフォルダの有無に応じた処理を設定します。
5. 最後に、オペレーションでCanvaの「フォルダの作成」を設定し、新しいフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Canvaでフォルダを作成する際に、フォルダ名を自由にカスタマイズできます。例えば、固定の名称を設定するだけでなく、トリガーとなったメールの件名や送信者アドレスといった情報を変数として埋め込み、動的にフォルダ名を生成することが可能です。

■注意事項

• Box、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924