Google スプレッドシートから契約情報を取得し、DeepLで翻訳後、契約書を発行・送付してOneDriveに保存する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

DeepL

と

Google スプレッドシート

と

Googleドキュメント

と

OneDrive

を自動連携できます。

■概要

海外との取引が増える中で、多言語での契約書作成や管理に手間を感じていませんか。Google スプレッドシートで管理している情報を手作業で翻訳し、書類を作成、送付する作業はミスも発生しやすく、負担が大きい業務の一つです。このワークフローは、Google スプレッドシートの情報を元にDeepLで自動翻訳し、契約書の発行から送付、OneDriveへの保存までを自動化するため、国際的な契約業務を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

海外企業との取引が多く、多言語での契約書作成を効率化したいと考えている方
Google スプレッドシートで契約情報を管理し、手作業での書類作成に課題を感じている法務・営業担当者の方
契約書の翻訳から発行、送付、保管までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

契約情報の取得から翻訳、書類発行、送付、保管までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
手作業による翻訳ミスや転記漏れ、送付先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、契約業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、DeepL、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OneDriveをYoomと連携します。
次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを定期的に実行するよう設定します。
オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、契約情報が記載されたシートを指定します。
次に、取得した情報のうち、翻訳したいテキストをDeepLの「テキストを翻訳」アクションで処理します。
ループ機能を利用し、取得した契約情報一件ずつに対して、後続の処理を繰り返すよう設定します。
ループ処理の中で、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、翻訳済みの情報を用いて契約書を作成します。
Yoomのメール送信機能を利用し、発行した契約書を関係者に送付します。
最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した契約書を指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい曜日や時間などを任意で設定してください。
Google スプレッドシートのオペレーションでは、契約情報を取得したい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した情報のうち、繰り返し処理を実行したい項目を任意で設定できます。
DeepLのオペレーションでは、翻訳対象のテキストや翻訳先の言語などを任意で設定してください。
書類を発行するオペレーションでは、契約書の雛形となるGoogleドキュメントの書類や、発行する書類のファイル名などを任意で設定できます。
メールのオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定でき、本文には前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むことも可能です。
OneDriveのオペレーションでは、発行した契約書のアップロード先フォルダやファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

DeepL、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleドキュメントの契約書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記の「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。