Slackで領収書が送信されたら、OCR後にAIで勘定科目毎などで自動仕訳し、Google スプレッドシートにまとめる

■概要

Slackで共有される領収書の管理や経費処理は、手作業が多く手間がかかる業務の一つではないでしょうか？
特に、受け取った領収書の内容を読み取り、勘定科目を判断して会計システムやGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいものです。
このワークフローを活用すれば、Slackに領収書ファイルが投稿されるだけで、OCRによる文字抽出、AIによる勘定科目の自動仕訳、そしてGoogle スプレッドシートへの記録までの一連の処理を自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで受け取った領収書の処理に毎月時間を取られている経理担当者の方
• 手作業でのデータ入力によるミスをなくし、正確な経費管理を実現したい方
• 経費精算業務を効率化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackに領収書が投稿されると、OCRとAIによる仕訳、Google スプレッドシートへの記録まで自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 人の手を介さずに処理が進むため、勘定科目の判断ミスや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションで、領収書が投稿される特定のチャンネルを設定します。
3. 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでテキスト生成機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した文字情報と事前に定義した指示に基づき、AIが勘定科目などを判断し仕訳データを作成します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した仕訳データを指定のGoogle スプレッドシートに自動で追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、領収書ファイルが投稿される対象のチャンネルIDを、実際に利用するチャンネルに合わせて任意で設定してください。
• OCR機能のアクション設定では、読み取る文字数に応じたアクションの選択や、領収書から特に抽出したい項目（例：日付、金額、支払先）、使用するAIモデルの種類、読み取る書類の言語（日本語、英語など）を任意で設定できます。
• テキスト生成機能のアクション設定では、処理する文字数に応じたアクションの選択のほか、AIに勘定科目の仕訳ルールなどを指示するプロンプトの内容や、出力結果の言語（日本語、英語など）を任意で設定できます。
• Google スプレッドシートでレコードを追加するアクション設定では、どの列にどの情報（日付、勘定科目、金額、摘要など）を記録するかを、実際に使用するGoogle スプレッドシートの形式に合わせて任意で設定してください。

■注意事項

• Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。