Zoomで特定のミーティングが終了したら文字起こしと要約を行い、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Zoomでのミーティング終了後、録画データから手作業で文字起こしや要約を作成し、関係者に共有するのは手間がかかるのではないでしょうか。また、これらの作業には時間も要し、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomで特定のミーティングが終了した際に、自動で録画データから文字起こしと要約を行い、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ通知することが可能になり、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomミーティングの議事録作成や情報共有に手間を感じているビジネスパーソンの方
• ミーティング内容の文字起こしや要約作成の効率化を目指すチームリーダーや担当者の方
• Microsoft Teamsを活用し、迅速かつ正確な情報共有体制を構築したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後の文字起こし、要約作成、Microsoft Teamsへの通知という一連の作業が自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
• 手作業による文字起こしの誤りや要約の作成漏れ、通知の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の質を高めることに貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定し、対象のミーティングを指定します。
3. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了したミーティングの録画情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定し、録画ファイルをYoom内に保存します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした録画ファイルから音声データをテキスト化します。
6. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストデータから要約を作成します。
7. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、文字起こし結果と要約を指定したチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定では、自動化の対象とするミーティングの種類（例：特定のホストID、定期ミーティングなど）や条件を任意で設定できます。
• フローの途中に分岐機能を追加することで、ミーティングのレコーディング情報（例：参加人数、ミーティング時間など）といった前段階で取得した情報に基づき、任意の条件を指定して後続の処理（例えば通知先のチャネルを変更する、特定のキーワードが含まれる場合のみ通知するなど）を分岐させることが可能です。
• Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャネルやチーム、メッセージの本文の内容、メンションするユーザーなどを任意で設定してください。これにより、関連メンバーへ確実に情報を届けることができます。

■注意事項

• Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。　
  
  • ミーティングが終了したら　
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。