Gmailで受信した生産工程書類をOCRしてデータを取得し、AIで分析してMicrosoft Teamsで通知する

■概要

Gmailで日々受信する生産工程書類の管理、そこからのデータ抽出、AIによる分析、そしてチームへの情報共有といった一連の業務に、多くの時間や手間がかかっていませんか？また、手作業による確認漏れや入力ミスも業務の正確性を損なう要因となり得ます。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付された生産工程書類をOCRでデータ化しAIで分析、その結果をMicrosoft Teamsへ自動で通知するプロセスを構築し、これらの課題解決を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する生産工程書類の処理やデータ入力に手間を感じている担当者の方
• OCRやAIを活用してデータ分析を効率化し、Microsoft Teamsでの情報共有を迅速化したい方
• 生産管理業務の自動化やDX推進の方法を具体的に検討しているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの書類受信からMicrosoft Teamsへの分析結果通知までの一連の作業を自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記ミスや読み取り誤りといったヒューマンエラーを減らし、業務プロセスの信頼性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールが特定の条件（例：添付ファイルの有無など）を満たす場合に後続の処理に進むよう構成します。
4. 次に、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、メールの本文や件名などから必要な情報を抽出します。
5. 必要に応じて、オペレーションで再度分岐機能を設定し、抽出したファイル名に含まれるキーワードなどに応じて処理を分岐させます。
6. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、メールに添付された生産工程書類（画像やPDFファイル）から文字情報を読み取ります。
7. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、OCRによって抽出されたテキストデータを基に、生産工程に関する分析や要約などを実行します。
8. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによる分析結果を指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、特定のラベルだけでなく、メールの送信者アドレスや件名に含まれるキーワードなど、より詳細な条件を指定してフローの起動を制御できます。
• データ抽出機能では、正規表現を設定することでメール本文やファイル名から特定のパターンに合致するより詳細なデータを抽出することが可能です。
• 2つ目の分岐機能では、ファイル名に「日報」や「週次報告」といった特定のワードが含まれている場合にのみ、その後のフローを進行させるといった条件設定もできます。
• OCR機能では、ファイル全体から文字を読み取るだけでなく、読み取りたい範囲を指定したり、特定の項目のみを抽出するように設定することが可能です。
• AI機能のプロンプト設定では、生産工程の概要をまとめる、考えられる課題点をリストアップする、改善提案を生成するなど、分析してほしい内容やアウトプットの形式を具体的に指示できます。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知するチャネルを任意で指定できるのはもちろん、メッセージ内容に固定のテキストだけでなく、前段のステップで取得したファイル名やOCRで読み取ったデータ、AIによる分析結果などを動的な値として埋め込み、柔軟な通知を作成できます。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。