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フローボット活用術

2025-10-23

【ラクラク設定】Google スプレッドシートに情報を自動で追加する方法

Hiyori Hamasaka
Hiyori Hamasaka

■概要

Yoomのフォームにアンケート回答が行われたら、Googleスプレッドシートに情報を追加します。

フォームの回答とデータの蓄積を一元化することができます。

事前準備

事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。

※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

・事前に応募情報を蓄積するスプレッドシートを用意します。

※実際に使用している蓄積用のスプレッドシート(閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。) https://docs.google.com/spreadsheets/d/1S-ENG6XntHgcwsNeUh6wJ5OVML8Sy_ZPYZTkH-PzMDQ/edit#gid=0

■作成方法

①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。

・各質問項目:アンケートのフォーム用に、名前や連絡先、住所や質問内容等、必要な項目を設定します。

・取得した値:次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。

※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

②トリガー下の+マークを押し、データベースを操作するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。

・実行アクション:レコードを追加します。

・スプレッドシートID:欄をクリックし、候補から事前に用意したスプレッドシートを選択します。

・スプレッドシートのタブ名:欄をクリックし、候補から対象のシートを選択します。

・テーブル範囲:列名を含む対象の範囲を入力します。今回の例ではA1:Gと設定しています。

・追加するレコードの値:表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットを使って埋め込みます。(アウトプットの埋め込み)

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

※Googleスプレッドシートのテーブル範囲の定義についてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465

「アンケートの回答を手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのが面倒…」

「毎日、問い合わせメールの内容をGoogle スプレッドシートにまとめているけど、時間がかかりすぎるし、入力ミスも心配…」

「ファイル管理のために、ファイル名や更新日時をいちいちGoogle スプレッドシートに記録するのが手間…」

このように、Google スプレッドシートへのデータ入力作業に、多くの時間と労力を費やしてしまっていませんか?

もし、フォームからの回答、受信メールの内容、さらにはストレージに保存されたファイルの関連情報などを、Google スプレッドシートへ自動的に追加・記録できる仕組みがあれば、これらの定型的な入力作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを低減しつつ、より分析や戦略立案といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます!

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、日々の業務負担を軽減できるので、ぜひこの機会に自動化を導入して、作業効率を向上させましょう!

とにかく早く試したい方へ

Yoomには様々な情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう!


■概要

Yoomのフォームにアンケート回答が行われたら、Googleスプレッドシートに情報を追加します。

フォームの回答とデータの蓄積を一元化することができます。

事前準備

事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。

※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

・事前に応募情報を蓄積するスプレッドシートを用意します。

※実際に使用している蓄積用のスプレッドシート(閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。) https://docs.google.com/spreadsheets/d/1S-ENG6XntHgcwsNeUh6wJ5OVML8Sy_ZPYZTkH-PzMDQ/edit#gid=0

■作成方法

①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。

・各質問項目:アンケートのフォーム用に、名前や連絡先、住所や質問内容等、必要な項目を設定します。

・取得した値:次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。

※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

②トリガー下の+マークを押し、データベースを操作するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。

・実行アクション:レコードを追加します。

・スプレッドシートID:欄をクリックし、候補から事前に用意したスプレッドシートを選択します。

・スプレッドシートのタブ名:欄をクリックし、候補から対象のシートを選択します。

・テーブル範囲:列名を含む対象の範囲を入力します。今回の例ではA1:Gと設定しています。

・追加するレコードの値:表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットを使って埋め込みます。(アウトプットの埋め込み)

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

※Googleスプレッドシートのテーブル範囲の定義についてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465

Google スプレッドシートへの情報追加を自動化する方法

Google スプレッドシートへのデータ入力は、多くの業務で発生する基本的な作業ですが、手作業では時間もかかり、入力ミスも起こりがちです。しかし、自動化ツールを活用すれば、フォームの回答、メールの内容、さらにはストレージサービスのファイル情報などを、手間なく正確にGoogle スプレッドシートへ追加できるようになります。

ここでは、そうしたGoogle スプレッドシートへの情報追加を自動化する具体的なテンプレートを紹介していきます!気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!

メールの内容をGoogle スプレッドシートに自動追加する

GmailやOutlookで受信した特定のメールに含まれる情報を抽出し、Google スプレッドシートに自動で行として追加・記録することで、問い合わせ内容のリスト化や重要メールのアーカイブ作業を効率化し、対応漏れを防ぎましょう!


■概要
Gmailで受信する問い合わせや申し込みメールの内容を、一件ずつGoogle スプレッドシートに手作業でコピー&ペーストしていませんか?
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ追加するため、手入力の手間やヒューマンエラーをなくし、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
  • Gmailで受信した特定のメール情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
  • メールからのデータ入力作業に多くの時間を費やしており、非効率を感じている担当者の方
  • 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
  • Gmailの受信をきっかけに、指定したシートへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を削減できます。
  • 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を保てます。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出するように設定します。
  4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • Gmailのトリガー設定では、検知したいキーワードを自由に設定できます。
  • AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、メール本文から抽出したい情報(例:会社名、担当者名、電話番号など)を任意で設定できます。
  • Google スプレッドシートでは、連携先のスプレッドシートやシートを任意で設定できるほか、前段で取得した情報や固定の値を使用して追加するデータを自由にカスタマイズ可能です。
■注意事項
  • Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Outlookで受信したお問い合わせや通知メールの内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか?
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信すると、AIが内容を解析し、自動でGoogle スプレッドシートに情報を追加します。
手作業による手間やヒューマンエラーをなくし、効率的な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Outlookで受信する特定メールの情報を、Google スプレッドシートで管理している方
  • メールからのデータ転記作業に課題を感じ、業務を効率化したいと考えている方
  • 手作業による情報入力のミスをなくし、データの正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookで特定メールを受信した際に、自動で内容がGoogle スプレッドシートに追加されるため、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、メール本文から必要な情報を抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名を任意で設定でき、Gmailなど他のメールアプリに変更することも可能です。
  • AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したいデータ項目(例:会社名、担当者名、問い合わせ内容など)を自由に設定できます。
  • Google スプレッドシートへの追加オペレーションは、kintoneやAirtableといった他のデータベースアプリに変更することもできます。

注意事項

  • Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

フォームの回答をGoogle スプレッドシートに自動追加する

Yoomの入力フォームやGoogleフォームなどから送信された回答内容を、自動でGoogle スプレッドシートの新しい行として追加・記録することができます。アンケート結果の集計や問い合わせ管理といった業務の手間を大幅に削減し、リアルタイムでの情報共有を実現しましょう!


■概要

Yoomのフォームにアンケート回答が行われたら、Googleスプレッドシートに情報を追加します。

フォームの回答とデータの蓄積を一元化することができます。

事前準備

事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。

※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

・事前に応募情報を蓄積するスプレッドシートを用意します。

※実際に使用している蓄積用のスプレッドシート(閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。) https://docs.google.com/spreadsheets/d/1S-ENG6XntHgcwsNeUh6wJ5OVML8Sy_ZPYZTkH-PzMDQ/edit#gid=0

■作成方法

①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。

・各質問項目:アンケートのフォーム用に、名前や連絡先、住所や質問内容等、必要な項目を設定します。

・取得した値:次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。

※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

②トリガー下の+マークを押し、データベースを操作するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。

・実行アクション:レコードを追加します。

・スプレッドシートID:欄をクリックし、候補から事前に用意したスプレッドシートを選択します。

・スプレッドシートのタブ名:欄をクリックし、候補から対象のシートを選択します。

・テーブル範囲:列名を含む対象の範囲を入力します。今回の例ではA1:Gと設定しています。

・追加するレコードの値:表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットを使って埋め込みます。(アウトプットの埋め込み)

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

※Googleスプレッドシートのテーブル範囲の定義についてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465


■概要

Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。

Googleフォームの回答をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleスプレッドシートに回答内容が登録されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

■注意事項

・Googleフォーム、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。

・連携するGoogleスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。

・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

ストレージサービスのファイル情報をGoogle スプレッドシートに自動追加する

Google DriveやDropboxといったオンラインストレージに新しいファイルが格納された際に、そのファイル名や作成日時などの情報をGoogle スプレッドシートへ自動的に追加・記録することも可能です。ファイル管理業務の可視化や整理作業を効率化し、必要な情報へのアクセスを迅速化できます!


■概要

Dropboxに新しいファイルを追加するたびに、その情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか?
この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや記録漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが作成されると、ファイル名や作成日時などの情報が自動でGoogle スプレッドシートに行として追加されるため、こうした手作業の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Dropboxで管理しているファイルの情報を、Google スプレッドシートで管理している方
  • 手作業によるファイル情報の転記に手間を感じており、ミスを減らしたいと考えている方
  • ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Dropboxにファイルが追加されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
  • 手作業による情報の入力間違いや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、トリガーで取得したファイル情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • トリガーに設定しているDropboxは、Google DriveやBoxなど、Yoomが連携している他のストレージアプリに変更することが可能です。
  • Google スプレッドシートのアクションを「レコードを更新する」に変更したり、Airtableやkintoneなど他のデータベースアプリに情報を追加したりするようカスタムできます。

■注意事項

  • Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Google Driveにファイルを格納したら、Google スプレッドシートにファイルの情報を追加するフローです。

Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができます。

また、自動的にGoogle スプレッドシートにレコードが簡単に追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

■注意事項

・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

フォームの回答をGoogle スプレッドシートに連携するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Yoomの入力フォームでアンケートの回答があった際に、その回答内容を自動でGoogle スプレッドシートの新しい行に追加するフローを解説していきます!

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

  • Google スプレッドシートのマイアプリ連携
  • テンプレートをコピー
  • Yoomフォームのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
  • トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

■概要

Yoomのフォームにアンケート回答が行われたら、Googleスプレッドシートに情報を追加します。

フォームの回答とデータの蓄積を一元化することができます。

事前準備

事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。

※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

・事前に応募情報を蓄積するスプレッドシートを用意します。

※実際に使用している蓄積用のスプレッドシート(閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。) https://docs.google.com/spreadsheets/d/1S-ENG6XntHgcwsNeUh6wJ5OVML8Sy_ZPYZTkH-PzMDQ/edit#gid=0

■作成方法

①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。

・各質問項目:アンケートのフォーム用に、名前や連絡先、住所や質問内容等、必要な項目を設定します。

・取得した値:次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。

※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

②トリガー下の+マークを押し、データベースを操作するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。

・実行アクション:レコードを追加します。

・スプレッドシートID:欄をクリックし、候補から事前に用意したスプレッドシートを選択します。

・スプレッドシートのタブ名:欄をクリックし、候補から対象のシートを選択します。

・テーブル範囲:列名を含む対象の範囲を入力します。今回の例ではA1:Gと設定しています。

・追加するレコードの値:表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットを使って埋め込みます。(アウトプットの埋め込み)

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

※Googleスプレッドシートのテーブル範囲の定義についてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465

ステップ1:マイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

Google スプレッドシートの連携

1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。

3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yoomの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です!

ステップ2:テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます!
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。


■概要

Yoomのフォームにアンケート回答が行われたら、Googleスプレッドシートに情報を追加します。

フォームの回答とデータの蓄積を一元化することができます。

事前準備

事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。

※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

・事前に応募情報を蓄積するスプレッドシートを用意します。

※実際に使用している蓄積用のスプレッドシート(閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。) https://docs.google.com/spreadsheets/d/1S-ENG6XntHgcwsNeUh6wJ5OVML8Sy_ZPYZTkH-PzMDQ/edit#gid=0

■作成方法

①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。

・各質問項目:アンケートのフォーム用に、名前や連絡先、住所や質問内容等、必要な項目を設定します。

・取得した値:次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。

※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

②トリガー下の+マークを押し、データベースを操作するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。

・実行アクション:レコードを追加します。

・スプレッドシートID:欄をクリックし、候補から事前に用意したスプレッドシートを選択します。

・スプレッドシートのタブ名:欄をクリックし、候補から対象のシートを選択します。

・テーブル範囲:列名を含む対象の範囲を入力します。今回の例ではA1:Gと設定しています。

・追加するレコードの値:表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットを使って埋め込みます。(アウトプットの埋め込み)

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

※Googleスプレッドシートのテーブル範囲の定義についてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3:トリガーとなるフォームの設定

1.記念すべき最初の設定です!
まずは以下の赤枠をクリックしてください。

2.ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください!
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。

3.先ほど設定したフォームの表示を確認しましょう。
下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。

プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを入力していきます。
今回は、下記のような内容で入力しました。お名前、アドレスなどが質問項目で、それらのボックス内にあるテキストがサンプル回答データとなります。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう!

ステップ4:Google スプレッドシートのアクション設定

1.次は、Google スプレッドシートのレコード追加について設定していきます。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。

2.ここでは、レコードを追加するGoogle スプレッドシートを具体的に設定していきます。
まだ、Google スプレッドシートを作成していない場合はこのタイミングで作成してください。
今回は、下記のGoogle スプレッドシートを作成しました。

Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
実行アクションは、テンプレート通りに「レコードを追加する」のままで大丈夫です。

ページを下に進み、「データベースの連携」を入力しましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。

  • スプレッドシートID:入力欄をクリックすると、下記のように候補が表示されます。対象のGoogle スプレッドシートを選択してください。

  • スプレッドシートのタブ名:スプレッドシートIDと同様に、入力欄をクリックして対象のシート名を選択してください。
  • テーブル範囲:レコードを更新したいテーブルを指定したい場合は入力しましょう。

今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら「次へ」を押して進みましょう。

3.ここでは、先ほど設定したGoogle スプレッドシートにどのレコードを追加するか具体的に設定していきます。
「追加するレコードの値」について、それぞれの入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されます。アウトプットを活用し、フォームの回答を選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

今回は下記のように、それぞれの項目を入力しました。

入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートにレコードが追加されているはずなので確認してみましょう。
下記のように指定したレコードが追加されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ5:トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした!これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

Google スプレッドシートに関連するその他の自動化事例

Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介した情報を自動で追加する以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。


■概要

Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Google スプレッドシートを業務で活用している方

・部内の共有シートで業務管理を行う事務職の方

・同じシートを同時に編集したいチームの責任者

2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方

・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業

・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者

■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは同時に複数人でシートの編集を行えるため、業務を円滑に行うために有効なツールです。
Slackを併せて使用し情報の共有を行うことで、チーム内の情報精度を上げることができます。
しかし行の更新をその都度手動通知するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。

Google スプレッドシートのデータが更新ごとに通知が欲しい、と考える方にこのフローは有効です。
情報更新がGoogle スプレッドシートで行われたら更新内容を基に自動でSlackへ通知を送付するため、手入力によるミスを防ぎます。
また更新後すぐに通知を行えるため、チーム内への素早い情報共有を行います。

■注意事項

・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか?この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google スプレッドシートでの情報管理と連携して、Google Driveのフォルダ作成を手作業で行っている方
  • フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった、手作業によるミスをなくしたいと考えている方
  • 定型的なファイル管理業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えているビジネスパーソン

■このテンプレートを使うメリット

  • Google スプレッドシートに行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮することができます。
  • 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの間違いといったヒューマンエラーを防止し、管理体制の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。フォルダ名はトリガーで取得したスプレッドシートの情報を活用できます。
  4. 最後に、再度オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダのURLなどを元のシートに書き戻します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • トリガーとなるGoogle スプレッドシートのアクションでは、対象のスプレッドシート、シート名、監視するテーブルの範囲を任意で設定してください。
  • Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、どの列を更新するか、また前段で取得したどの情報を割り当てるかなどを自由にカスタマイズできます。

■注意事項

  • Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか?この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方
  • 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方
  • Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
  3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。
  4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
  • Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。

注意事項

  • Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方

・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方

・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント

2.Salesforceで商談管理を行なっている企業

・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方

・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長‍

■このテンプレートを使うメリット

Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
しかし、Google スプレッドシートの情報をSalesforceに手動で入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。

異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用してSalesforceへも登録することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。

■注意事項

・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。


■概要

Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。

NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。

■注意事項

・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。

まとめ

Google スプレッドシートへの情報追加作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。

これにより、データの正確性を保ちながら、集計や分析といった次のアクションへ迅速に移ることが可能になり、業務全体のスピードアップに貢献できるはずです!

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしGoogle スプレッドシートを活用した業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
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この記事を書いた人
Hiyori Hamasaka
Hiyori Hamasaka
保険代理店で営業と事務を8年ほど経験いたしました。 顧客対応を行いながら各支社の業務をとりまとめ、効率化・平準化に取り組んで参りました。 メインの業務を行いながらも会社から定められたツールを使い、入力・管理されているみなさまの業務効率化に貢献できるよう様々なコンテンツを発信して参ります。
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