「Asanaでプロジェクトを管理しているけど、完了したプロジェクトがいつまでも残っていて見づらいな…」
「一つ一つ手動でアーカイブするのは面倒だし、つい忘れてしまう…」
このように、完了済みプロジェクトの整理に手間を感じていませんか？
もし、完了してから一定期間が経過したプロジェクトを自動的にアーカイブできる仕組みがあれば、常に整理された状態でプロジェクトリストを管理でき、重要なプロジェクトに集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaで完了したプロジェクトを自動でアーカイブする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Asanaの特定タスク完了後、指定日数が経過したら対象プロジェクトを自動でアーカイブする
試してみる
Asanaで完了プロジェクトを自動アーカイブするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Asanaで特定のタスクが完了してから指定日数が経過したプロジェクトを、自動でアーカイブするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Asanaのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- フローをONにし、動作を確認
Asanaの特定タスク完了後、指定日数が経過したら対象プロジェクトを自動でアーカイブする
試してみる
ステップ1：AsanaとYoomをマイアプリ連携
はじめに、AsanaとYoomを連携して、操作が行えるように設定します。
ナビを用意しているので、参考にしてマイアプリ連携を行ってください。
【Asanaのマイアプリ連携】
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Asanaの特定タスク完了後、指定日数が経過したら対象プロジェクトを自動でアーカイブする
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
ステップ3：Asanaのトリガー設定
最初の設定です！ここから「Asanaの特定タスク完了後、指定日数が経過したら対象プロジェクトを自動でアーカイブする」フローを設定していきます。
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
まず「トリガーの起動間隔」を選択します。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
基本的には、ご契約プランの最短起動間隔をおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「ワークスペースID」と「プロジェクトID」は、以下の画像のように入力欄をクリックすると候補が出てくるので該当するものをクリックしましょう。
ここで、Asanaの画面に移動して準備を行います。
今回のフローでは、特定のプロジェクトのタスクが完了したことがトリガーになるため、先ほど指定したプロジェクト内のタスクを「完了」にしてください。
Yoomの画面に戻って、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
問題がなければ、「完了」をクリックします。これで、Asanaのトリガー設定は完了です！
ステップ4：分岐の設定
ここでは、分岐の設定を行います。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次の画面で、分岐条件を指定していきます！
「オペレーション」は、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「タスク名」を設定しましょう！
続いて、「分岐条件」を設定します。
ここで指定した条件に合致した場合のみ、後続のオペレーションへ進むことになります。
今回は、「タスク名」に「テスト用」を含む場合に、次のオペレーションへ進むように設定しました。
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ5：待機日数の設定
今回のフローでは、特定のタスクが完了したあと、指定した日数が経過すると対象のプロジェクトをアーカイブします。
そのため、ここでは待機日数の指定をしていきます！以下の注意事項を確認後、赤枠部分をクリックしましょう。
※「待機する」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
次の画面で、待機日数を指定します。
スケジュール設定の「設定単位」はプルダウンから選択します。
「日数」は直接入力をしてください。
「時刻」を任意で設定し、「完了」をクリックしましょう。
※今回は14日経過すると、後続のオペレーションに進むよう設定しました。
以上で、「待機する」の設定が完了です！
ステップ6：Asanaのアクション設定
いよいよ最後の設定です！
ここでは、先ほど指定した日数が経過した後に、Asanaで指定したプロジェクトをアーカイブする設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう。
- プロジェクトID：入力欄をクリックして表示される「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」の取得した値から選択してください。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
- アーカイブ設定：プルダウンから選択してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。
この設定により、指定日数が経過したら対象プロジェクトが自動でアーカイブされます。
Yoomの画面で「完了」をクリックします。
以上で、フローの完成です！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Asanaを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Asanaを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Asanaに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。Asanaへのプロジェクト作成やタスク登録をCRMやメールから自動化したり、カレンダー連携によるスケジュール管理から、完了時のLINE WORKS通知など進捗管理を効率化します。
Airtableで特定条件に合うレコードが登録されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
データベースツールのAirtableとタスク管理ツールのAsanaを併用しているものの、Airtableに登録された情報を手作業でAsanaに転記する作業に手間を感じていないでしょうか。手作業によるタスク作成は、時間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Airtableで特定の条件に合うレコードが登録された際に、自動でAsanaへタスクを追加する連携が可能になり、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableで管理している情報をもとに、Asanaでタスクを手作業で作成している方
・AirtableとAsanaの連携を自動化して、タスクの作成漏れや遅延を防ぎたい方
・二つのツール間でのデータ転記作業をなくし、プロジェクト管理を効率化したい方
■注意事項
・AirtableとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Airtableのアウトプットの取得方法は下記を参考にしてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
Asanaでタスクが完了したらLINE WORKSに通知
試してみる
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、LINE WORKSに通知を送信します。
Asanaで特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Google スプレッドシートの行を更新する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaで管理しているタスクの進捗を、表計算ソフトであるGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローは、AsanaとGoogle Sheets（Google スプレッドシート）を連携し、タスクの完了報告からGoogle スプレッドシートの更新までを自動化することで、こうした定型業務の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとGoogle スプレッドシートを併用し、タスク進捗を手作業で転記している方
・プロジェクトの進捗管理レポート作成の手間を省き、コア業務に集中したいマネージャーの方
・asanaとgoogle sheetsのデータ連携を自動化し、業務の正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのプロジェクトに特定条件に合うタスクが追加されたら、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaでタスクを管理し、議事録やメモをGoogle ドキュメントで作成していると、両ツール間で情報を手作業で転記する手間が発生しがちです。このワークフローを活用することで、Asanaの特定のプロジェクトに条件に合うタスクが追加された際に、自動でGoogle ドキュメントへテキストを追記できるようになり、AsanaとGoogle ドキュメント間の連携に伴う作業を効率化し、転記漏れなどのミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaでプロジェクトを管理し、Google ドキュメントで議事録や仕様書などを作成している方
・AsanaとGoogle ドキュメント間の情報転記作業に手間を感じ、自動化したいと考えている方
・タスクの進捗や決定事項の記録を、正確かつ効率的に行いたいチームリーダーや担当者の方
■注意事項
・AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する
試してみる
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
「フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する」ワークフローは、受信したファイル情報を自動で解析し、プロジェクト管理ツールAsanaにタスクとして登録する業務ワークフローです。
手動でのデータ入力を省略し、業務効率化と迅速かつ正確なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームで集めたデータを手動でAsanaに入力しているプロジェクトマネージャーの方
・OCR技術を活用して業務を自動化したいと考えているチームリーダーの方
・データ入力の時間を削減し、よりクリエイティブな業務に注力したいと考えている経営者の方
・Asanaを使用してプロジェクト管理を行っており、効率的なタスク登録を求めている方
■注意事項
・AsanaとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Zoho CRMで商談が作成されたら、Asanaでプロジェクトテンプレートからプロジェクト作成する
試してみる
■概要
Zoho CRMで新しい商談が作成されるたびに、Asanaで手動でプロジェクトを立ち上げていませんか？この作業は、情報転記の手間や入力ミス、プロジェクト開始の遅れといった課題につながることがあります。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMでの商談作成をトリガーとして、Asanaでのプロジェクト作成を自動化できます。プロジェクト管理の自動化を実現し、営業から開発・制作チームへのスムーズな連携をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho CRMとAsanaを併用し、商談後のプロジェクト作成を手作業で行っている営業担当者の方
・営業部門とプロジェクトチーム間の情報共有を効率化し、業務の自動化に関心のあるマネージャーの方
・手作業による情報転記をなくし、プロジェクトを迅速かつ正確に開始したいと考えている方
■注意事項
・Zoho CRM、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
指定日時になったら、Asanaのセクション情報をSlackに定時通知する
試してみる
■概要
Asanaを活用したプロジェクト管理において、特定のセクション情報を定期的に確認し、チームに共有する作業は手間がかかる業務ではないでしょうか。
手作業での確認や通知は、対応漏れや共有ミスを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にAsanaのセクション情報を自動で取得し、Slackへ通知する一連の流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを使ったプロジェクト管理で、定期的な進捗報告を効率化したいと考えている方
・Asanaのセクション情報を取得し、手作業でSlackに共有しているチームリーダーの方
・日々の定型的な報告業務を自動化し、より重要なタスクに集中したいマネージャーの方
■注意事項
・Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
試してみる
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する」フローは、メールからプロジェクト管理への移行をスムーズに行う業務ワークフローです。
Gmailの特定ラベルのメール受信時、その内容が自動的にAsanaのプロジェクトとして反映されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するメールの情報をAsanaに自動反映させ管理したい方
・手動でメール内容をAsanaに入力する手間を省き、時間を有効活用したいビジネスパーソン
・メールからプロジェクト作成を自動化し、業務プロセスを簡素化したいIT担当者
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Asanaで完了したプロジェクトのアーカイブを自動化することで、これまで手作業で行っていた整理作業の手間を削減し、アーカイブのし忘れを防ぐことができます。
これにより、プロジェクトリストは常に最新の状態に保たれ、本当に集中すべきアクティブなプロジェクトに意識を向けることができる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたならぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：アーカイブ実行時にSlackなどに通知できますか？
A：
はい、可能です。
フローボット画面を開き、最下部の「＋」をクリックして、オペレーション選択画面でSlackを追加・連携後、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを選択すればOKです。
Q：もっと複雑な条件でアーカイブ対象を指定できますか？
A：
はい、分岐条件は複数組み合わせることもできるため、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
「担当者が〇〇で、タスク名に△△が含まれている場合」などの条件で分岐させることも可能です。
詳しくは以下のリンクをご参照ください。
Q：無料プランでどこまで実現できますか？
A：
今回のフローでは、分岐オペレーションと待機オペレーションが含まれています。
どちらも有料プランからご利用いただける機能となっております。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能なので、無料トライアル中に制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは以下のリンクをご参照ください。
