・
「問い合わせ管理をGoogle スプレッドシートで行っているけど、毎回担当者を手動で割り当てるのが面倒…」
「タスクが増えるにつれて、割り当て漏れやミスが発生してしまって困っている…」
このように、Google スプレッドシートを使った担当者の割り当て作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートに行が追加された際に、内容に応じて担当者を自動で判断し、割り当て通知まで完了する仕組みがあれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、より優先度の高い業務に集中できる貴重な時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の割り当て業務を効率化しましょう！
YoomにはGoogle スプレッドシートのデータを基に担当者を自動で割り当てる業務フローの自動化テンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートの情報を基にAIで担当者を割り当てるフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに行が追加されたら、AIが内容に応じて担当者を振り分け、Gmailで通知を送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
「行が追加されたら」をクリックします。
まずはGoogle スプレッドシートに下記のような行を追加しておきます。
Yoomに戻りましょう。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
設定できたらテストします。
メッセージ内容が反映していればOKです!
保存をクリックしてください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここでは担当者の割り当てをするため、「テキストを生成」をクリックします。
次に進み、プロンプトを入力します。
下記のように、取得した値を使って設定しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
以下が今回設定したプロンプト例です。
あなたは業務担当者を自動割り当てするアシスタントです。
以下の2つの情報が与えられます。
【1】新規案件情報（スプレッドシートの1行）
業務種別：{{業務種別 人事}} (取得した値より選択)
地域：{{地域 関東}} (取得した値より選択)
内容：{{優先度 高}} (取得した値より選択)
【2】担当者マスタ
業務種別,地域,担当者名,メールアドレス
人事,関東,髙橋,takahashi@example.com
人事,関西,佐藤,sato@example.com
総務,関東,鈴木,suzuki@example.com
総務,関西,田中,tanaka@example.com
あなたの役割は以下です。
1. 新規案件情報の「業務種別」と「地域」に完全一致する担当者を、担当者マスタから1名特定してください。
2. 特定した担当者の「担当者名」と「メールアドレス」を抽出してください。
3. その担当者に送信する業務通知メール文を作成してください。
こちらもテストし、成功したら保存しましょう。
ここでは生成した内容からメール生成に必要な情報について抽出するため、「テキスト抽出」をクリックします。
次に進み、内容を確認します。
デフォルトで取得した値から設定されているので、変更なければそのままテストしましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
抽出内容を確認し、保存しましょう。
ここでは、生成した返信内容を、Gmailで送信します。
「メールを送る」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま下に進んでください。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認して「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
メールが送信できない場合、下記のヘルプも確認してください。
Gmailの画面に移り、通知されたか確認をします。
ステップ3で設定したシートにメール送信日を登録します。
「レコードを更新する」をクリックしましょう。
連携するアカウントを確認したら、アクションは変更せず下にスクロールします。
次に進み、データベースの連携を行ないます。
スプレッドシートIDは下記のように候補から選択します。
タブ名とテーブル範囲は候補からステップ3と同じものを選択します。
次に進み、更新したいレコードの条件を下記のように取得した値から選択します。
次に進み、更新後のレコードの値を設定します。
今回はメール送信日時のみ更新したいので、下記のように設定しました。
こちらもテストし、成功したら保存します。
Google スプレッドシートを確認します。
無事に登録されましたね。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
Google スプレッドシートのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Garoonでのワークフロー承認やGENIEE SFA/CRMでの見込み客登録、DocuSignでの契約完了といった他アプリのイベントをトリガーに、Google スプレッドシートへ情報を自動で集約できます。また、Google スプレッドシートに行が追加された際に、Google ChatやChatworkへ通知を送るほか、GlideやCanbus.、GitLabなどのツールへデータを自動で同期・作成することも可能です。
Google スプレッドシートを用いた担当者の割り当て業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたルーティンワークから解放され、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、担当者は割り当てられたタスクに素早く着手でき、チーム全体の業務効率が向上するでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：通知先をSlackやChatworkに変更できますか？
A：
はい、できます。
「テキスト抽出」直下にある「+」マークをクリックして該当のアプリアクションを追加してください。
Q：割り当てルールは細かく設定できますか？
A：
はい、できます。
ステップ4でのプロンプト設定時に自社でのルールを追加するなど、カスタマイズしてください。
Q：連携が失敗した場合のエラー通知はありますか？
A：
はい、あります。
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
