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「問い合わせ管理をGoogle スプレッドシートで行っているけど、毎回担当者を手動で割り当てるのが面倒…」
「タスクが増えるにつれて、割り当て漏れやミスが発生してしまって困っている…」
このように、Google スプレッドシートを使った担当者の割り当て作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートに行が追加された際に、内容に応じて担当者を自動で判断し、割り当て通知まで完了する仕組みがあれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、より優先度の高い業務に集中できる貴重な時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の割り当て業務を効率化しましょう！
YoomにはGoogle スプレッドシートのデータを基に担当者を自動で割り当てる業務フローの自動化テンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートの情報を基にAIで担当者を割り当てるフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに行が追加されたら、AIが内容に応じて担当者を振り分け、Gmailで通知を送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
「行が追加されたら」をクリックします。
まずはGoogle スプレッドシートに下記のような行を追加しておきます。
Yoomに戻りましょう。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
設定できたらテストします。
メッセージ内容が反映していればOKです!
保存をクリックしてください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここでは担当者の割り当てをするため、「テキストを生成」をクリックします。
次に進み、プロンプトを入力します。
下記のように、取得した値を使って設定しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
以下が今回設定したプロンプト例です。
あなたは業務担当者を自動割り当てするアシスタントです。
以下の2つの情報が与えられます。
【1】新規案件情報（スプレッドシートの1行）
業務種別：{{業務種別 人事}} (取得した値より選択)
地域：{{地域 関東}} (取得した値より選択)
内容：{{優先度 高}} (取得した値より選択)
【2】担当者マスタ
業務種別,地域,担当者名,メールアドレス
人事,関東,髙橋,takahashi@example.com
人事,関西,佐藤,sato@example.com
総務,関東,鈴木,suzuki@example.com
総務,関西,田中,tanaka@example.com
あなたの役割は以下です。
1. 新規案件情報の「業務種別」と「地域」に完全一致する担当者を、担当者マスタから1名特定してください。
2. 特定した担当者の「担当者名」と「メールアドレス」を抽出してください。
3. その担当者に送信する業務通知メール文を作成してください。
こちらもテストし、成功したら保存しましょう。
ここでは生成した内容からメール生成に必要な情報について抽出するため、「テキスト抽出」をクリックします。
次に進み、内容を確認します。
デフォルトで取得した値から設定されているので、変更なければそのままテストしましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
抽出内容を確認し、保存しましょう。
ここでは、生成した返信内容を、Gmailで送信します。
「メールを送る」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま下に進んでください。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認して「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
メールが送信できない場合、下記のヘルプも確認してください。
Gmailの画面に移り、通知されたか確認をします。
ステップ3で設定したシートにメール送信日を登録します。
「レコードを更新する」をクリックしましょう。
連携するアカウントを確認したら、アクションは変更せず下にスクロールします。
次に進み、データベースの連携を行ないます。
スプレッドシートIDは下記のように候補から選択します。
タブ名とテーブル範囲は候補からステップ3と同じものを選択します。
次に進み、更新したいレコードの条件を下記のように取得した値から選択します。
次に進み、更新後のレコードの値を設定します。
今回はメール送信日時のみ更新したいので、下記のように設定しました。
こちらもテストし、成功したら保存します。
Google スプレッドシートを確認します。
無事に登録されましたね。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
Google スプレッドシートのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Garoonでのワークフロー承認やGENIEE SFA/CRMでの見込み客登録、DocuSignでの契約完了といった他アプリのイベントをトリガーに、Google スプレッドシートへ情報を自動で集約できます。また、Google スプレッドシートに行が追加された際に、Google ChatやChatworkへ通知を送るほか、GlideやCanbus.、GitLabなどのツールへデータを自動で同期・作成することも可能です。
■概要
DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・帳票作成に活用している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの管理を行う方
・テーマごとにシートを作成し情報の一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の一元管理を円滑に行うためのツールです。
同時にGoogle スプレッドシートに情報を蓄積していくことで、情報の一元管理もスムーズに行うことができます。
しかし、DocuSignで契約が完了するごとにGoogle スプレッドシートの情報を手作業で追加するのは入力ミスに繋がる可能性があります。
DocuSignとGoogle スプレッドシートを連携することで、自動でDocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートのデータベースに追加されます。
自動化によって今まで入力にかかっていた時間を省いてチーム全体が重要な業務を行うことができます。
■注意事項
・DocuSign、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Eventbriteでイベントを運営する際、注文が入るたびに手作業でGoogle スプレッドシートに参加者リストを作成・更新する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Eventbriteで新しい注文が作成された際に、自動的にGoogle スプレッドシートへ情報が追加されるため、こうしたイベント管理に付随するノンコア業務を効率化でき、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Dripで獲得した見込み顧客の情報をデータベースに手作業で転記する作業は手間がかかり、入力ミスなどの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Dripで購読者がリードになったことをトリガーに、Google スプレッドシートへ関連情報を自動で追加できるようになります。
こうした手作業による課題を解消し、効率的なリード管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
GENIEE SFA/CRMで見込み客が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGENIEE SFA/CRMを使っている方
・顧客管理でGENIEE SFA/CRMを活用している営業担当者
・チームタスクの管理でGENIEE SFA/CRMを使用している方
2.Googleシートを使用してデータを整理している方
・見込み顧客の情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートに自動で情報を転記したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
GENIEE SFA/CRMは、営業活動の効率化に適したツールです。
しかし、見込み顧客の情報をより深く深堀するために都度Google スプレッドシートに情報を追加するのは煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、GENIEE SFA/CRMに登録された見込み顧客の情報を自動でGoogle スプレッドシートに追加することができます。
追加された情報を元に見込み顧客の分析を行えるため、スムーズに業務を進めることができます。
また、外出先からもスピーディーにGoogle スプレッドシートの情報を確認することも可能です。
■注意事項
・GENIEE SFA/CRM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートのデータベースに情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・ワークフローの承認情報をGaroonとGoogle スプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の承認情報をGoogle スプレッドシート上で確認したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をGoogle スプレッドシートで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
3.GaroonとGoogle スプレッドシートを併用している部署
・承認完了をGoogle スプレッドシート上で把握して迅速な対応を促したい方
・承認状況を手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務の効率化に役立つツールですが、承認されたワークフローの情報を他のシステムで活用したり、チームメンバーに迅速に共有したい場合などで手作業での情報転記や通知は非効率です。
このフローにより、Garoonでの承認作業が完了すると直ぐにGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、手作業による転記や通知作業が不要になります。これにより、入力ミスや情報共有の遅延を防ぎ業務効率の改善になります。
またGoogle スプレッドシート上で承認情報が一元管理されるため、データ分析や可視化を容易に行うことができます。更にGoogle スプレッドシートはチームメンバー間での共有も容易なため、情報伝達の効率化にも貢献します。
■注意事項
・Garoon、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらCanbus.にレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・チーム内の情報管理を行う統括部門の方
・常に最新の情報を追加し、情報の精度を上げたいプロジェクトチームの責任者
2.Canbus.で業務管理を行う方
・社内の従業員情報を登録し、勤怠管理を行う人事部門の担当者
・営業の案件ごとに登録し、管理を行う営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは一時情報を集約するために有効的なツールです。
集められた情報を精査し、プロジェクトに必要な情報をCanbus.に追加して管理を行うことでより案件の精度を上げることができます。
しかし、Google スプレッドシートへの情報を毎回Canbus.へ手動で再度入力するのは、業務の質を低下させる可能性があります。
情報の登録の手間を省きたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドーシートへの登録内容から、必要な部分を引用してCanbus.へ自動で登録することができるため、手入力の手間を省き、業務を効率化します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Canbus.のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGitLabの課題を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務に活用している方
・共有シートでチーム全体で情報の追加を行う方
・情報の一時登録場所として活用している方
2.GitLabを活用している方
・課題を登録することで可視化させている方
■このテンプレートを使うメリット
GitLabはソフトウェア開発に活用することができるツールです。
しかしGoogle スプレッドシートでも情報の登録や管理をしている場合にGitLabに課題を手作業で追加するのは、登録情報の正確性を保つことを困難にします。
異なる場所で管理する情報をどちらも正確に保ちたい方はこのフローが有効的です。
このフローでは、Google スプレッドシートで情報が追加されたらその情報を引用し自動でGitlabに課題を作成して、手作業を大幅に省きます。
情報の登録が自動化されることで手作業にかかる時間を省くことにもつながり、タスク解決に注力することができます。
またこのフローに続けてチャットツールを連携することで、チーム内への共有を効率化することも可能です。
■注意事項
・GitLab、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートとGlideを併用し、双方に手動でデータを入力する作業に手間を感じていませんか。
このような単純な転記作業は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、Glideのテーブルにも自動で行が追加されるため、データ連携にかかる工数を削減し、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで情報管理を行う事務職の方
・一つのシートを同時に編集したい総務部の方
2.Google Chatを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内コミュニケーションとして使用している各部門の方
・取引先企業の情報を管理している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートを使用して一箇所でデータを管理することは、チームの情報共有の手段として有効です。
さらにGoogle Chatを利用して情報の共有を行うことでチームが活性化させることができます。
しかし、Google スプレッドシートへの情報の手動通知は、貴重な時間を浪費することになります。
Google スプレッドシートの情報の追加をすぐに周知させたいと考える方にこのフローは適しています。
内容の追加と同時にGoogle Chatへ通知を送付することで、チーム内へ素早い情報共有を行います。
またGoogle スプレッドシートの内容を引用して通知するため、手入力による手間を省きます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google スプレッドシートを用いた担当者の割り当て業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたルーティンワークから解放され、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、担当者は割り当てられたタスクに素早く着手でき、チーム全体の業務効率が向上するでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：通知先をSlackやChatworkに変更できますか？
A：
はい、できます。
「テキスト抽出」直下にある「+」マークをクリックして該当のアプリアクションを追加してください。
Q：割り当てルールは細かく設定できますか？
A：
はい、できます。
ステップ4でのプロンプト設定時に自社でのルールを追加するなど、カスタマイズしてください。
Q：連携が失敗した場合のエラー通知はありますか？
A：
はい、あります。
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
