「問い合わせ管理をGoogle スプレッドシートで行っているけど、毎回担当者を手動で割り当てるのが面倒…」
「タスクが増えるにつれて、割り当て漏れやミスが発生してしまって困っている…」
このように、Google スプレッドシートを使った担当者の割り当て作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートに行が追加された際に、内容に応じて担当者を自動で判断し、割り当て通知まで完了する仕組みがあれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、より優先度の高い業務に集中できる貴重な時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の割り当て業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートのデータを基に担当者を自動で割り当てる業務フローの自動化テンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートで行が追加されたら、AIで担当を振り分けてGmailで送信する
試してみる
■概要
問い合わせ管理などをGoogle スプレッドシートで行っているものの、担当者の割り当ては手作業で行っていませんか？毎回内容を確認して担当者を選ぶ作業は手間がかかるだけでなく、特定のメンバーに業務が偏ってしまうこともあります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートを用いた担当者の自動割り当てが実現可能です。行が追加されるだけでAIが内容を判断し、適切な担当者へGmailで通知までを自動で実行します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでの問い合わせ管理で、担当者の割り当てに手間を感じている方
- タスクの割り振り業務を効率化し、チームの生産性を向上させたいと考えているリーダーの方
- AIを活用したGoogle スプレッドシートでの自動割り当てに関心のある業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの追加をトリガーに担当者の割り当てが自動化され、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を短縮できます
- AIが内容に応じて担当者を判断するため、担当者選定の属人化を防ぎ、割り当て業務の標準化に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成」アクションで追加された行の内容を基に担当者を割り当てるよう指示します
- 次にオペレーションでテキスト抽出を設定し、件名や本文、宛先メールアドレスなど必要な情報をAI生成結果から抽出します
- 次に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIによって割り当てられた担当者へ通知メールを送信します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションで、担当者が割り当てられた行に担当者名を記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたい任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を指定してください
- AI機能の「テキストを生成」アクションでは、どのような基準で担当者を割り当てるかなど、業務内容に合わせたプロンプトを任意で設定してください
- AI機能のテキスト抽出オペレーションでは、生成した担当者の情報や通知文など、任意の項目を抽出するように設定可能です
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文に、前のステップで取得した情報を組み込み、自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
Google スプレッドシートの情報を基にAIで担当者を割り当てるフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに行が追加されたら、AIが内容に応じて担当者を振り分け、Gmailで通知を送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- フローをONにし、動作を確認
Google スプレッドシートで行が追加されたら、AIで担当を振り分けてGmailで送信する
試してみる
■概要
問い合わせ管理などをGoogle スプレッドシートで行っているものの、担当者の割り当ては手作業で行っていませんか？毎回内容を確認して担当者を選ぶ作業は手間がかかるだけでなく、特定のメンバーに業務が偏ってしまうこともあります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートを用いた担当者の自動割り当てが実現可能です。行が追加されるだけでAIが内容を判断し、適切な担当者へGmailで通知までを自動で実行します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでの問い合わせ管理で、担当者の割り当てに手間を感じている方
- タスクの割り振り業務を効率化し、チームの生産性を向上させたいと考えているリーダーの方
- AIを活用したGoogle スプレッドシートでの自動割り当てに関心のある業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの追加をトリガーに担当者の割り当てが自動化され、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を短縮できます
- AIが内容に応じて担当者を判断するため、担当者選定の属人化を防ぎ、割り当て業務の標準化に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成」アクションで追加された行の内容を基に担当者を割り当てるよう指示します
- 次にオペレーションでテキスト抽出を設定し、件名や本文、宛先メールアドレスなど必要な情報をAI生成結果から抽出します
- 次に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIによって割り当てられた担当者へ通知メールを送信します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションで、担当者が割り当てられた行に担当者名を記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたい任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を指定してください
- AI機能の「テキストを生成」アクションでは、どのような基準で担当者を割り当てるかなど、業務内容に合わせたプロンプトを任意で設定してください
- AI機能のテキスト抽出オペレーションでは、生成した担当者の情報や通知文など、任意の項目を抽出するように設定可能です
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文に、前のステップで取得した情報を組み込み、自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
ステップ1：Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Google スプレッドシートとの連携
Gmailとの連携
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、AIで担当を振り分けてGmailで送信する
試してみる
■概要
問い合わせ管理などをGoogle スプレッドシートで行っているものの、担当者の割り当ては手作業で行っていませんか？毎回内容を確認して担当者を選ぶ作業は手間がかかるだけでなく、特定のメンバーに業務が偏ってしまうこともあります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートを用いた担当者の自動割り当てが実現可能です。行が追加されるだけでAIが内容を判断し、適切な担当者へGmailで通知までを自動で実行します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでの問い合わせ管理で、担当者の割り当てに手間を感じている方
- タスクの割り振り業務を効率化し、チームの生産性を向上させたいと考えているリーダーの方
- AIを活用したGoogle スプレッドシートでの自動割り当てに関心のある業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの追加をトリガーに担当者の割り当てが自動化され、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を短縮できます
- AIが内容に応じて担当者を判断するため、担当者選定の属人化を防ぎ、割り当て業務の標準化に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成」アクションで追加された行の内容を基に担当者を割り当てるよう指示します
- 次にオペレーションでテキスト抽出を設定し、件名や本文、宛先メールアドレスなど必要な情報をAI生成結果から抽出します
- 次に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIによって割り当てられた担当者へ通知メールを送信します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションで、担当者が割り当てられた行に担当者名を記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたい任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を指定してください
- AI機能の「テキストを生成」アクションでは、どのような基準で担当者を割り当てるかなど、業務内容に合わせたプロンプトを任意で設定してください
- AI機能のテキスト抽出オペレーションでは、生成した担当者の情報や通知文など、任意の項目を抽出するように設定可能です
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文に、前のステップで取得した情報を組み込み、自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Google スプレッドシートトリガー設定
「行が追加されたら」をクリックします。
まずはGoogle スプレッドシートに下記のような行を追加しておきます。
Yoomに戻りましょう。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
- トリガーの起動間隔:ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。 - スプレッドシートID・シートID:候補から選択します。
- テーブル範囲(始まりと終わり):シートの情報をもとに、下記のように設定しました。
- 一意の値が入った列:下記を参考に設定しましょう。
ユニーク値（一意の値）とは
設定できたらテストします。
メッセージ内容が反映していればOKです!
保存をクリックしてください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：テキストを生成する設定
ここでは担当者の割り当てをするため、「テキストを生成」をクリックします。
次に進み、プロンプトを入力します。
下記のように、取得した値を使って設定しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
以下が今回設定したプロンプト例です。
あなたは業務担当者を自動割り当てするアシスタントです。
以下の2つの情報が与えられます。
【1】新規案件情報（スプレッドシートの1行）
業務種別：{{業務種別 人事}} (取得した値より選択)
地域：{{地域 関東}} (取得した値より選択)
内容：{{優先度 高}} (取得した値より選択)
【2】担当者マスタ
業務種別,地域,担当者名,メールアドレス
人事,関東,髙橋,takahashi@example.com
人事,関西,佐藤,sato@example.com
総務,関東,鈴木,suzuki@example.com
総務,関西,田中,tanaka@example.com
あなたの役割は以下です。
1. 新規案件情報の「業務種別」と「地域」に完全一致する担当者を、担当者マスタから1名特定してください。
2. 特定した担当者の「担当者名」と「メールアドレス」を抽出してください。
3. その担当者に送信する業務通知メール文を作成してください。
