■概要
問い合わせ管理などをGoogle スプレッドシートで行っているものの、担当者の割り当ては手作業で行っていませんか？毎回内容を確認して担当者を選ぶ作業は手間がかかるだけでなく、特定のメンバーに業務が偏ってしまうこともあります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートを用いた担当者の自動割り当てが実現可能です。行が追加されるだけでAIが内容を判断し、適切な担当者へGmailで通知までを自動で実行します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでの問い合わせ管理で、担当者の割り当てに手間を感じている方
- タスクの割り振り業務を効率化し、チームの生産性を向上させたいと考えているリーダーの方
- AIを活用したGoogle スプレッドシートでの自動割り当てに関心のある業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの追加をトリガーに担当者の割り当てが自動化され、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を短縮できます
- AIが内容に応じて担当者を判断するため、担当者選定の属人化を防ぎ、割り当て業務の標準化に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成」アクションで追加された行の内容を基に担当者を割り当てるよう指示します
- 次にオペレーションでテキスト抽出を設定し、件名や本文、宛先メールアドレスなど必要な情報をAI生成結果から抽出します
- 次に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIによって割り当てられた担当者へ通知メールを送信します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションで、担当者が割り当てられた行に担当者名を記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたい任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を指定してください
- AI機能の「テキストを生成」アクションでは、どのような基準で担当者を割り当てるかなど、業務内容に合わせたプロンプトを任意で設定してください
- AI機能のテキスト抽出オペレーションでは、生成した担当者の情報や通知文など、任意の項目を抽出するように設定可能です
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文に、前のステップで取得した情報を組み込み、自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
