・
■概要
SmartHRの従業員情報は定期的な更新が必要ですが、特にカスタム項目を一つひとつ手作業で更新する作業は手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、指定したスケジュールでSmartHRの従業員カスタム項目を一括更新する処理が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
人事評価や組織変更に伴うSmartHRの従業員情報更新作業で、「一人ひとりのカスタム項目を手作業で変更するのが大変…」
「複数人分をまとめて更新したいけれど、操作が複雑でミスが怖い…」といった悩みを抱えていませんか？
特に、従業員数が多い場合、これらの作業は膨大な時間と手間を要し、ヒューマンエラーのリスクも高まります。
もし、Google スプレッドシートなどで管理している情報をもとに、SmartHRの従業員カスタム項目を自動で一括更新できる仕組みがあれば、こうした定型的なデータ入力作業から解放され、制度設計や採用活動といった、より戦略的な人事業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはSmartHRの従業員カスタム項目を一括更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
SmartHRの従業員情報は定期的な更新が必要ですが、特にカスタム項目を一つひとつ手作業で更新する作業は手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、指定したスケジュールでSmartHRの従業員カスタム項目を一括更新する処理が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
普段お使いのデータベースサービスから、SmartHRのカスタム項目更新を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google スプレッドシートなどのデータベースで管理している情報をもとに、SmartHRの従業員カスタム項目を自動で一括更新することができるので、これまで手作業で行っていた面倒な情報更新作業を効率化し、入力ミスを防ぎましょう！
■概要
SmartHRの従業員情報は定期的な更新が必要ですが、特にカスタム項目を一つひとつ手作業で更新する作業は手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、指定したスケジュールでSmartHRの従業員カスタム項目を一括更新する処理が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの情報をトリガーに、SmartHRの従業員カスタム項目を一括で自動更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：SmartHR／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
SmartHRの従業員情報は定期的な更新が必要ですが、特にカスタム項目を一つひとつ手作業で更新する作業は手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、指定したスケジュールでSmartHRの従業員カスタム項目を一括更新する処理が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【SmartHRのマイアプリ連携】
検索窓にSmartHRと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「アクセストークン」を設定しましょう。
登録方法はこちらをご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
SmartHRの従業員情報は定期的な更新が必要ですが、特にカスタム項目を一つひとつ手作業で更新する作業は手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、指定したスケジュールでSmartHRの従業員カスタム項目を一括更新する処理が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です。
ここから「Google スプレッドシートからSmartHRの従業員カスタム項目を一括更新する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
まずは、スケジュールトリガーの「タイトル」を設定します。元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOKです！
続いて、「スケジュール設定」でフローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
入力する際は入力欄下の注釈を参照してください。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートから複数のレコードを取得する設定を行います。
以下の画面で、タイトルを任意で修正し、連携するアカウントを確認します。
アクションをそのままにして、画面をスクロールダウンしましょう！
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
ボックスをクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:C」です。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
サンプルシートの場合は、「従業員ID」が「空でない」と設定します。
以下のように設定することで、従業員IDが空になっていない複数のレコードを取得することができます。
設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。取得した値に表示されたことを確認しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「保存する」をクリックしましょう！
SmartHRの従業員カスタム項目を一括で更新するコマンドオペレーション設定です。
ここでは、繰り返し処理を設定することで、Google スプレッドシートなどから複数の情報を受け取った際に、それらの情報（「繰り返し対象で取得した値」）を使って従業員カスタム項目を自動で順次更新できるようにします。
それでは、以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※繰り返し処理の詳しい設定方法については、こちらをご参照ください
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次の画面で、繰り返すし対象を指定していきます！
まずは、「タイトル」を必要に応じて修正します。
続いて、繰り返し対象を指定します。
「繰り返し対象の取得した値」の「オペレーション」は、「複数のレコードを取得する」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「従業員ID」・「カスタム項目キー」・「値」を設定しましょう！
最後に「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう！
最後の設定です！
ここでは、SmartHRの従業員カスタム項目を一括更新する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
以下の内容を確認し、次に進みましょう！
次の画面で「テナントID」を設定しましょう！入力欄下の注釈を参照して設定してください。
「従業員ID」を設定しましょう！入力欄下の取得した値を参照して設定してください。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
続いて、「更新内容」を設定しましょう！
「更新対象のカスタム項目ID」と「値」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択して設定してください。
例えば、「更新対象のカスタム項目ID」にコマンドオペレーションで取得した値の「カスタム項目キーのループ変数」を使用することで、複数の情報が繰り返し順番に更新されるようになります。
※更新内容を追加する場合は、「+更新内容を追加」をクリックして設定をしてください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら取得した値を確認します。
最後に、SmartHRの画面に移り、更新されたか確認します。
以下は、「従業員リスト」の従業員情報の画面です。
画面を下にスクロールすると、対象のカスタム項目に更新後の値が表示されたことが確認できます。
確認後、「保存する」をクリックして次のステップに進みましょう！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomでは、SmartHRを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、SmartHRに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
新入社員の入社手続きを自動化し、データ入力とアカウント発行の手間を大幅に削減します。OCRやfreee、クラウドサインをトリガーにSmartHRへ情報登録後、Google Workspaceなど外部アプリへ自動同期。関係者への通知も自動化し、人事情報の正確な管理を実現します。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社関連の手続きを行う方
・従業員の情報を蓄積している方
2.Microsoft Excelを使ってデータを整理している方
・従業員の一覧表を作成している方
・従業員に関する資料を情報と同時にシート上で管理し業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員の情報を本人に登録依頼できるため、労務管理を効率化できるツールです。
さらにMicrosoft Excelを併用することで集計や分析業務を効率化できます。
しかし、SmartHRで登録された従業員情報を手作業でMicrosoft Excelに入力するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
入力作業に手間と時間をかけたくないと考える方に、このフローは適しています。
このテンプレートを活用すると、SmartHRで従業員の登録後自動でMicrosoft Excelの従業員管理表に従業員を追加するため、入力ミスやデータの転記漏れを防ぎます。
また、手作業の時間を省くことで、チーム全体がコア業務に注力することができ、業務効率化につながります。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
従業員の入社手続きにおいて、SmartHRへの情報登録後にクラウドサインで契約書類を作成・送信する作業は、時間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用することで、SmartHRに従業員情報が登録されると、クラウドサインでの書類送信までの一連のプロセスを自動化し、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
新しいメンバーの入社は組織にとって喜ばしい一方、関連する事務作業、特に入社日のスケジュール管理は手間がかかることがあります。
SmartHRに従業員情報を登録した後、手動でGoogleカレンダーに予定を追加する作業は、ミスも起こりやすく負担となりがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartHRへの従業員情報登録をトリガーとして、Googleカレンダーに入社予定日を自動で追加できるため、予定管理の効率化が期待できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
SmartHRに従業員が登録されたらGoogle Workspaceにも新規ユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員のオンボーディング作業を頻繁に行う必要がある方
2.手動での新規ユーザー登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.SmartHRとGoogle Workspaceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・新規従業員のユーザー登録作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。
・従業員のオンボーディングが効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・SmartHR、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をGmailで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知メール作成の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用している経営者・管理者
・新規従業員登録を把握し、歓迎メッセージを送りたい方
・従業員情報をGmailで確認し、人事管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRへの登録と同時にGmailで通知を受け取ることで、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Gmail通知によって情報伝達を自動化することができます。
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でGmailに通知メールが送信されるため、手作業での通知が不要となり業務効率が向上に繋がります。
■注意事項
・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をMicrosoft Teamsで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをMicrosoft Teamsで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でMicrosoft Teamsに通知されるため手作業が不要になり、業務効率の向上に繋がります。
・Microsoft Teamsのチャットや会議機能と連携することで、入社手続きの進捗管理や情報共有を効率化することができます。
・必要な情報をMicrosoft Teamsで共有することで、入社手続きをスムーズに進めることができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減し、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、Googleスプレッドシートのデータベースにも従業員情報を格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・SmartHRに登録した従業員情報をGoogleスプレッドシートでも管理したい方
・SmartHRで管理している従業員情報をGoogleスプレッドシートで一覧化・分析したい方
・新規の従業員が登録されるたびにSmartHRの情報をGoogleスプレッドシートに手作業で転記する手間を省きたい方
2.経営者・管理者
・従業員情報をGoogleスプレッドシートで可視化し、人材配置や組織分析に役立てたい方
・SmartHRのデータをGoogleスプレッドシートで加工・分析し、経営判断に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
新しいメンバーを迎えると様々な事務処理が発生し、その中でも人事労務管理ツールへの登録などは一つの手間です。更に、社内で別の基幹データベースも平行で運用している場合は、毎回人事労務管理ツールの内容をそのデータベースに手動で転記する必要があります。
人事労務の業務が逼迫しているなので、この転記作業をなんとかしたいと思った方にこのテンプレートは最適です。このテンプレートを使うとSmartHRに登録されると同時に、Googleスプレッドシートのデータベースに対して情報を自動で転記することができます。
■注意事項
・SmartHR、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
毎月の給与計算後、freee人事労務からSmartHRへ給与明細情報を手作業で転記する業務は正確性が求められる一方で、時間と手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による入力ミスや登録漏れは従業員の信頼に関わるため避けたいところです。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてfreee人事労務から取得した給与明細情報をSmartHRへ自動で登録し、こうした毎月の定型業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインとSmartHRのアプリを連携させて、効率化したい方
・クラウドサインで締結した書類の内容を元に、従業員情報をSmartHRに自動的に登録したい方
・SmartHRでの従業員情報の登録を効率化したい方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・業務の効率化を図りたい企業の経営者
・これから人員を多く増やしたいと考えているスタートアップ企業の人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで締結した書類を元に、SmartHRに従業員情報を登録できるため、手作業による作業を省くことができます。
・SmartHRで入力項目の多い従業員情報を自動で登録できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SmartHRのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
採用活動で受け取る多くの履歴書。その情報を一つひとつ手作業でSmartHRに入力するのは時間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、フォームから送信された履歴書（画像・PDF）の情報をOCR機能で自動で読み取り、SmartHRに従業員情報を登録する一連のプロセスを自動化します。手入力の手間とミスをなくし、より迅速で正確な入社手続きを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SmartHRのカスタム項目更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた複数従業員の面倒な情報更新作業の手間を大幅に削減し、入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事担当者は単純なデータ入力作業から解放され、より付加価値の高い戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleスプレッドシート以外も使えますか？
A：はい、可能です！Yoomでは、様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：更新結果を通知で受け取ることはできますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは、フローが完了したことを自動で通知する設定が可能です。
もっとも簡単なのは、フローの最後の「+」からGmailやOutlookの「メール送信」アクションを追加し、完了報告を自分やチームに送る方法です。
また、SlackやMicrosoft Teamsとマイアプリ連携を行い、フローボットの最後のアクションに、フロー完了メッセージを自動投稿することもできます。
Yoomの「実行履歴」ページでも、実行結果や成功・失敗のステータスを確認できるため、運用状況の把握も容易です。
フローボットの設定方法は以下をご確認ください。
Q：IDが一致しない場合、処理はどうなりますか？
A：IDが一致しない場合、フローボットでエラーが発生します。
その際は、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
