SmartHRで従業員が登録されたら、クラウドサインで書類を送信する

■概要

従業員の入社手続きにおいて、SmartHRへの情報登録後にクラウドサインで契約書類を作成・送信する作業は、時間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用することで、SmartHRに従業員情報が登録されると、クラウドサインでの書類送信までの一連のプロセスを自動化し、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRとクラウドサインを利用し、入社手続きの効率化を目指す人事労務担当者の方
• 従業員情報登録後の書類送信を手作業で行い、時間と手間を感じている担当者の方
• 書類作成や送信時のヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRへの従業員登録をトリガーにクラウドサインの書類送信まで自動化し、手作業による時間的拘束を軽減します。
• 書類作成や宛先設定、送信を自動化できるため、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを防止できます。

■フローボットの流れ

1. SmartHR、Google ドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
2. トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。SmartHRに新しい従業員情報が登録されると、自動的にフローが開始されます。
3. オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。ここでSmartHRから取得した情報をもとに、契約書などの雛形から書類を生成します。
4. オペレーションでクラウドサインを選択し、「書類の作成」アクションを設定し、先ほどGoogle ドキュメントで発行した書類情報を使用します。
5. クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションを設定し、生成された書類を添付します。
6. 続けて、クラウドサインの「宛先の追加」アクションを設定し、SmartHRから取得した従業員情報などを元に宛先を設定します。
7. 最後に、クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、準備が整った書類を自動で送信します。必要に応じてリマインド設定も可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google ドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、SmartHRから連携された従業員情報（氏名、部署など）をアウトプットとして活用し、ファイル名や書類本文内の該当箇所を動的に設定できます。これにより、個別の従業員に合わせた書類を自動生成する際の柔軟性が高まります。
• クラウドサインの一連のオペレーション（「書類の作成」から「書類の送信・リマインド」まで）では、Google ドキュメントで発行された書類のIDや、SmartHRから取得した従業員のメールアドレスなどのアウトプット情報を活用して、各ステップの項目（書類名、宛先、メッセージなど）をユーザーの運用に合わせて細かく設定することが可能です。

■注意事項

• SmartHR、Google ドキュメント、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。