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Airtableで管理している取引先情報をもとに、Boxに専用フォルダを毎回手作業で作成していませんか。
「Airtableのレコードに添付したファイルを、後からBoxへアップロードし直すのが面倒…」と感じる方も多いでしょう。
このように、データベースツールのAirtableとクラウドストレージのBoxを併用していると、手作業によるデータ連携に時間や負担を感じる場面は少なくありません。
もし、<span class="mark-yellow">Airtableのレコード追加や更新をトリガーに、Boxのフォルダ作成やファイル転送を自動で行える仕組み</span>があれば、日常的な繰り返し作業から解放されます。ファイルのアップロード漏れやヒューマンエラーも防げるため、重要な業務に集中できる時間を確保しやすくなります。
今回ご紹介する自動化設定は、プログラミング知識がなくてもノーコードで簡単に導入できます。これまで手作業に時間を取られていた方も、この機会に自動化を試してみてはいかがでしょうか。
Yoomには<span class="mark-yellow">AirtableとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
AirtableとBoxのAPIを連携すると、これまで手作業で行っていた情報共有やファイル管理を自動化できます。
例えば、Airtableに新しい取引先が追加された際にBoxに自動でフォルダを作成したり、Airtableに添付されたファイルをBoxに転送したりできるため、業務効率を高めやすくなります。
ここでは、自動化の具体例をいくつかご紹介します。興味のある内容があれば、ぜひ参考にしてみてください。
Airtableに新しい取引先レコードが追加されると、その取引先名をフォルダ名としてBoxに自動でフォルダを作成します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">手動でのフォルダ作成作業が不要となり、命名規則の乱れや作成漏れを防げる</span>ため、案件や顧客ごとのドキュメント管理を正確に進められます。
Airtableのレコードにファイルが添付されたことを検知し、そのファイルを自動的にBoxの指定フォルダへ転送します。
これにより、二重のアップロード作業を省けるほか、<span class="mark-yellow">ファイル管理の手間を減らし、必要な資料をBoxにまとめて保持できる</span>ため、チーム内での情報共有もスムーズになります。
それでは、さっそく実際にAirtableとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAirtableとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Airtableで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します
Yoomにログイン後、AirtableとBoxのマイアプリ連携を行いましょう。
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Airtableを検索して選択しましょう。
Airtableにサインインします。
「パスワード」を入力しましょう。
「+Add a base」からベースを追加し、「Grant access」を選択してください。
「マイアプリ」にAirtableが表示されていれば連携完了です。
「新規接続」を選択すると、「アプリ一覧」が表示されます。
Boxを検索して選択しましょう。
メールアドレスとパスワードを入力して「承認」を選択します。
アクセス権限について確認して、「Boxへのアクセスを許可」しましょう。
「マイアプリ」にBoxが表示されていれば連携完了です。
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「レコードが登録されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必要であればタイトルは修正可能です。
Airtableでテーブルの作成がまだの方はこのタイミングで作成しましょう。
今回はフィールドに「Created time」が設定されていることが必須になっているので、忘れずに作成しておいてくださいね。
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
「ベースID」と「テーブルID」を注釈に沿って設定しましょう。
「Created timeのフィールド名」を設定しましょう。
今回は例としてテーブルで「Created time」と設定していたので、「Created time」と設定しました。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」(アウトプット)に反映されます。
「取得した値」(アウトプット)について、詳しくは以下をご覧ください。
しかし、すべてが「取得した値」に反映されているわけではないので必要な項目を手動で取得する必要があります。
「+取得する値を追加」から追加していきましょう。
「+」をクリックして追加していきましょう。
手動で追加できたら「保存する」を選択してくださいね。
「フォルダを作成」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「フォルダ名」を設定しましょう。
「取得した値」(アウトプット)は変数となるため、Airtableでレコードが登録される度に活用できます！
「親フォルダのコンテンツID」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Boxにフォルダが作成されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回はAirtableからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからAirtableへのデータ連携を実施したいケースもあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxの指定フォルダに新しいファイルがアップロードされると、そのファイル名やURLなどの情報をAirtableに新しいレコードとして自動で作成します。
この連携は、<span class="mark-yellow">Boxに集約されたファイルの情報をAirtableで一覧化・管理したい場合に有効</span>であり、手動での情報転記作業をなくし、データの整合性を保ちます。
Boxに請求書や契約書などのPDFファイルがアップロードされた際に、OCR機能でファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その内容をAirtableのレコードとして追加します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">紙の書類やPDFの内容を手入力する手間を排除できる</span>ため、データ入力の時間を削減し、入力ミスを防ぎながら迅速な情報整理が実現します。
AirtableやBoxを使えば、日々の業務で発生するファイル管理やデータ整理をスムーズに進められます。手作業での転記やアップロードを減らすことで、チーム全体の効率化にもつながります。
Airtableを活用すると、取引先や予定の管理を効率的に行えます。さらに他のサービスと連携させることで、フォルダ作成や会計処理などの手作業を省き、情報整理の手間を減らせます。
Boxを使った自動化では、ファイルのアップロードや通知を自動で処理できます。これにより、情報の共有漏れを防ぎつつ、重要なファイルを整理して管理しやすくなります。
AirtableとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたレコード情報に基づくフォルダ作成や、ファイルの手動アップロードといったデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は情報管理の正確性を保ちながら、より迅速に業務を進めることが可能になり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Boxに作成したフォルダのをAirtableに書き戻せますか
A：今回紹介したフローの最後に、Airtableの「レコードを更新する」アクションを追加することでIDの書き戻しが可能です。あらかじめ、AirtableのデーターベースにURLを入力する欄を作成しておきましょう。
Q：Airtableのレコード「更新」をきっかけに連携できますか？
A：可能です！Airtableの「レコードが更新されたら」というトリガーを使用することで実現できます！
その他、Airtableで使用できるフローボットオペレーションやフローボットトリガーについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：フォルダ名を複数のフィールド情報から作成できますか？
A：可能です！今回は例として{{会社名}}のみでフォルダ名を作成しましたが、複数のフィールド情報を使用できます。今回の例でいうと、「{{会社名}}_{{姓}}」と設定すれば、Boxに「株式会社テスト商事_田中」というフォルダの作成が可能です。
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