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【簡単設定】AirtableのデータをBoxに自動的に連携する方法
■概要
Airtableに新しい取引先を登録するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いは、後の情報管理に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに取引先が登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとBoxを連携させ、取引先情報の管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成による、入力ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- 情報管理体制を標準化し、属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点にフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォルダの作成忘れや取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Airtableで取得した情報を基にフォルダを作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、フローを起動させる対象として任意のテーブルを指定することが可能です。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、作成先の親フォルダを任意で指定できるほか、フォルダ名を固定値にしたり、Airtableから取得した取引先名などの動的な値を設定したりできます。
■注意事項
- Airtable、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
■概要
Airtableに新しい取引先を登録するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いは、後の情報管理に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに取引先が登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとBoxを連携させ、取引先情報の管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成による、入力ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- 情報管理体制を標準化し、属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点にフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォルダの作成忘れや取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Airtableで取得した情報を基にフォルダを作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、フローを起動させる対象として任意のテーブルを指定することが可能です。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、作成先の親フォルダを任意で指定できるほか、フォルダ名を固定値にしたり、Airtableから取得した取引先名などの動的な値を設定したりできます。
■注意事項
- Airtable、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
Airtableで管理している取引先情報をもとに、Boxに専用フォルダを毎回手作業で作成していませんか。
「Airtableのレコードに添付したファイルを、後からBoxへアップロードし直すのが面倒…」と感じる方も多いでしょう。
このように、データベースツールのAirtableとクラウドストレージのBoxを併用していると、手作業によるデータ連携に時間や負担を感じる場面は少なくありません。
もし、Airtableのレコード追加や更新をトリガーに、Boxのフォルダ作成やファイル転送を自動で行える仕組みがあれば、日常的な繰り返し作業から解放されます。ファイルのアップロード漏れやヒューマンエラーも防げるため、重要な業務に集中できる時間を確保しやすくなります。
今回ご紹介する自動化設定は、プログラミング知識がなくてもノーコードで簡単に導入できます。これまで手作業に時間を取られていた方も、この機会に自動化を試してみてはいかがでしょうか。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAirtableとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Airtableに新しい取引先を登録するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いは、後の情報管理に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに取引先が登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとBoxを連携させ、取引先情報の管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成による、入力ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- 情報管理体制を標準化し、属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点にフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォルダの作成忘れや取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Airtableで取得した情報を基にフォルダを作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、フローを起動させる対象として任意のテーブルを指定することが可能です。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、作成先の親フォルダを任意で指定できるほか、フォルダ名を固定値にしたり、Airtableから取得した取引先名などの動的な値を設定したりできます。
■注意事項
- Airtable、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
■概要
Airtableに新しい取引先を登録するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いは、後の情報管理に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに取引先が登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとBoxを連携させ、取引先情報の管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成による、入力ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- 情報管理体制を標準化し、属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点にフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォルダの作成忘れや取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Airtableで取得した情報を基にフォルダを作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、フローを起動させる対象として任意のテーブルを指定することが可能です。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、作成先の親フォルダを任意で指定できるほか、フォルダ名を固定値にしたり、Airtableから取得した取引先名などの動的な値を設定したりできます。
■注意事項
- Airtable、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
AirtableとBoxを連携してできること
AirtableとBoxのAPIを連携すると、これまで手作業で行っていた情報共有やファイル管理を自動化できます。
例えば、Airtableに新しい取引先が追加された際にBoxに自動でフォルダを作成したり、Airtableに添付されたファイルをBoxに転送したりできるため、業務効率を高めやすくなります。
ここでは、自動化の具体例をいくつかご紹介します。興味のある内容があれば、ぜひ参考にしてみてください。
Airtableで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する
Airtableに新しい取引先レコードが追加されると、その取引先名をフォルダ名としてBoxに自動でフォルダを作成します。
この仕組みにより、手動でのフォルダ作成作業が不要となり、命名規則の乱れや作成漏れを防げるため、案件や顧客ごとのドキュメント管理を正確に進められます。
■概要
Airtableに新しい取引先を登録するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いは、後の情報管理に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに取引先が登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとBoxを連携させ、取引先情報の管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成による、入力ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- 情報管理体制を標準化し、属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点にフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォルダの作成忘れや取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Airtableで取得した情報を基にフォルダを作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、フローを起動させる対象として任意のテーブルを指定することが可能です。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、作成先の親フォルダを任意で指定できるほか、フォルダ名を固定値にしたり、Airtableから取得した取引先名などの動的な値を設定したりできます。
■注意事項
- Airtable、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
■概要
Airtableに新しい取引先を登録するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いは、後の情報管理に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに取引先が登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとBoxを連携させ、取引先情報の管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成による、入力ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- 情報管理体制を標準化し、属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点にフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォルダの作成忘れや取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Airtableで取得した情報を基にフォルダを作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、フローを起動させる対象として任意のテーブルを指定することが可能です。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、作成先の親フォルダを任意で指定できるほか、フォルダ名を固定値にしたり、Airtableから取得した取引先名などの動的な値を設定したりできます。
■注意事項
- Airtable、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
Airtableでファイルがアップロードされたら、Boxに転送する
Airtableのレコードにファイルが添付されたことを検知し、そのファイルを自動的にBoxの指定フォルダへ転送します。
これにより、二重のアップロード作業を省けるほか、ファイル管理の手間を減らし、必要な資料をBoxにまとめて保持できるため、チーム内での情報共有もスムーズになります。
■概要
Airtableにアップロードした重要なファイルを、後から手作業でBoxに転送・バックアップしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、転送漏れなどの人為的なミスが発生するリスクも伴います。このワークフローは、AirtableとBoxの連携を自動化するもので、Airtableのレコードにファイルが追加されると、自動でBoxの指定フォルダにファイルが転送されます。ファイル管理の二重入力から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理しているファイルを、手作業でBoxに転送・バックアップしている方
- AirtableとBoxを連携させ、ファイル管理業務の自動化や効率化を目指している方
- ファイルの二重管理による手間や、転送漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのファイル追加をきっかけにBoxへ自動でファイルが転送されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮します
- 手動でのファイル転送作業が不要になることで、アップロード漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定し、対象のテーブルなどを指定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルがある場合のみ、後続の処理が実行されるようにします
- 続けて、オペレーションでAirtableの「レコードのファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードのファイルを取得します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableは、連携の起点としたいテーブルや、ファイルが添付されているフィールドを任意で設定してください
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイルの保存先フォルダを任意で選択できます。また、ファイル名はAirtableの情報を元に自由に設定することが可能です
■注意事項
- Airtable、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
■概要
Airtableにアップロードした重要なファイルを、後から手作業でBoxに転送・バックアップしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、転送漏れなどの人為的なミスが発生するリスクも伴います。このワークフローは、AirtableとBoxの連携を自動化するもので、Airtableのレコードにファイルが追加されると、自動でBoxの指定フォルダにファイルが転送されます。ファイル管理の二重入力から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理しているファイルを、手作業でBoxに転送・バックアップしている方
- AirtableとBoxを連携させ、ファイル管理業務の自動化や効率化を目指している方
- ファイルの二重管理による手間や、転送漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのファイル追加をきっかけにBoxへ自動でファイルが転送されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮します
- 手動でのファイル転送作業が不要になることで、アップロード漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定し、対象のテーブルなどを指定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルがある場合のみ、後続の処理が実行されるようにします
- 続けて、オペレーションでAirtableの「レコードのファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードのファイルを取得します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableは、連携の起点としたいテーブルや、ファイルが添付されているフィールドを任意で設定してください
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイルの保存先フォルダを任意で選択できます。また、ファイル名はAirtableの情報を元に自由に設定することが可能です
■注意事項
- Airtable、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
AirtableとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にAirtableとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAirtableとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Airtableで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- AirtableとBoxをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Airtableのトリガー設定およびBoxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Airtableに新しい取引先を登録するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いは、後の情報管理に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに取引先が登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとBoxを連携させ、取引先情報の管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成による、入力ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- 情報管理体制を標準化し、属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点にフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォルダの作成忘れや取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Airtableで取得した情報を基にフォルダを作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、フローを起動させる対象として任意のテーブルを指定することが可能です。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、作成先の親フォルダを任意で指定できるほか、フォルダ名を固定値にしたり、Airtableから取得した取引先名などの動的な値を設定したりできます。
■注意事項
- Airtable、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
■概要
Airtableに新しい取引先を登録するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いは、後の情報管理に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに取引先が登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとBoxを連携させ、取引先情報の管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成による、入力ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- 情報管理体制を標準化し、属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点にフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォルダの作成忘れや取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Airtableで取得した情報を基にフォルダを作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、フローを起動させる対象として任意のテーブルを指定することが可能です。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、作成先の親フォルダを任意で指定できるほか、フォルダ名を固定値にしたり、Airtableから取得した取引先名などの動的な値を設定したりできます。
■注意事項
- Airtable、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
ステップ1：AirtableとBoxをマイアプリ連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します
Yoomにログイン後、AirtableとBoxのマイアプリ連携を行いましょう。
【Airtableの場合】
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Airtableを検索して選択しましょう。
Airtableにサインインします。
「パスワード」を入力しましょう。
「+Add a base」からベースを追加し、「Grant access」を選択してください。
「マイアプリ」にAirtableが表示されていれば連携完了です。
【Boxの場合】
「新規接続」を選択すると、「アプリ一覧」が表示されます。
Boxを検索して選択しましょう。
メールアドレスとパスワードを入力して「承認」を選択します。
アクセス権限について確認して、「Boxへのアクセスを許可」しましょう。
「マイアプリ」にBoxが表示されていれば連携完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
■概要
Airtableに新しい取引先を登録するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いは、後の情報管理に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに取引先が登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとBoxを連携させ、取引先情報の管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成による、入力ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- 情報管理体制を標準化し、属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点にフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォルダの作成忘れや取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Airtableで取得した情報を基にフォルダを作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、フローを起動させる対象として任意のテーブルを指定することが可能です。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、作成先の親フォルダを任意で指定できるほか、フォルダ名を固定値にしたり、Airtableから取得した取引先名などの動的な値を設定したりできます。
■注意事項
- Airtable、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
■概要
Airtableに新しい取引先を登録するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いは、後の情報管理に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに取引先が登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとBoxを連携させ、取引先情報の管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成による、入力ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- 情報管理体制を標準化し、属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点にフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォルダの作成忘れや取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Airtableで取得した情報を基にフォルダを作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、フローを起動させる対象として任意のテーブルを指定することが可能です。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、作成先の親フォルダを任意で指定できるほか、フォルダ名を固定値にしたり、Airtableから取得した取引先名などの動的な値を設定したりできます。
■注意事項
- Airtable、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：Airtableのトリガー設定 （レコードが登録されたら）
「レコードが登録されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必要であればタイトルは修正可能です。
Airtableでテーブルの作成がまだの方はこのタイミングで作成しましょう。
今回はフィールドに「Created time」が設定されていることが必須になっているので、忘れずに作成しておいてくださいね。
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「ベースID」と「テーブルID」を注釈に沿って設定しましょう。
「Created timeのフィールド名」を設定しましょう。
今回は例としてテーブルで「Created time」と設定していたので、「Created time」と設定しました。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」(アウトプット)に反映されます。
「取得した値」(アウトプット)について、詳しくは以下をご覧ください。
しかし、すべてが「取得した値」に反映されているわけではないので必要な項目を手動で取得する必要があります。
「+取得する値を追加」から追加していきましょう。
「+」をクリックして追加していきましょう。
手動で追加できたら「保存する」を選択してくださいね。
ステップ4：Boxでフォルダを作成する
「フォルダを作成」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「フォルダ名」を設定しましょう。
「取得した値」(アウトプット)は変数となるため、Airtableでレコードが登録される度に活用できます！
「親フォルダのコンテンツID」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Boxにフォルダが作成されました！
ステップ5：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
BoxのデータをAirtableに連携したい場合
今回はAirtableからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからAirtableへのデータ連携を実施したいケースもあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxにファイルがアップロードされたら、Airtableでレコードを作成する
Boxの指定フォルダに新しいファイルがアップロードされると、そのファイル名やURLなどの情報をAirtableに新しいレコードとして自動で作成します。
この連携は、Boxに集約されたファイルの情報をAirtableで一覧化・管理したい場合に有効であり、手動での情報転記作業をなくし、データの整合性を保ちます。
■概要
オンラインストレージのBoxにファイルをアップロードした後、その情報を管理するためにAirtableへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや記録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、BoxとAirtableを連携させることで、ファイルアップロードをトリガーにAirtableへレコードを自動で作成し、ファイル管理とデータベースの情報追加のプロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとAirtableを連携させ、手作業によるデータ入力の手間を解消したい方
- ファイル管理のプロセスを自動化し、チームの生産性向上を目指すマネージャーの方
- 複数のSaaSをまたぐ定型業務の自動化によって、ヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのデータ転記作業が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとAirtableをYoomと連携する
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定する
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、Boxから取得したファイル情報などを基にレコードを作成するように設定する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で指定してください
- Airtableのオペレーションでは、レコードを作成するテーブルを任意で選択できます。また、各フィールドに設定する値は、固定のテキストだけでなく、前段のトリガーで取得したファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
・Box、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
オンラインストレージのBoxにファイルをアップロードした後、その情報を管理するためにAirtableへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや記録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、BoxとAirtableを連携させることで、ファイルアップロードをトリガーにAirtableへレコードを自動で作成し、ファイル管理とデータベースの情報追加のプロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとAirtableを連携させ、手作業によるデータ入力の手間を解消したい方
- ファイル管理のプロセスを自動化し、チームの生産性向上を目指すマネージャーの方
- 複数のSaaSをまたぐ定型業務の自動化によって、ヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのデータ転記作業が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとAirtableをYoomと連携する
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定する
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、Boxから取得したファイル情報などを基にレコードを作成するように設定する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で指定してください
- Airtableのオペレーションでは、レコードを作成するテーブルを任意で選択できます。また、各フィールドに設定する値は、固定のテキストだけでなく、前段のトリガーで取得したファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
・Box、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する
Boxに請求書や契約書などのPDFファイルがアップロードされた際に、OCR機能でファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その内容をAirtableのレコードとして追加します。
この仕組みにより、紙の書類やPDFの内容を手入力する手間を排除できるため、データ入力の時間を削減し、入力ミスを防ぎながら迅速な情報整理が実現します。
■概要
請求書や申込書などの書類をBoxで管理し、その内容をAirtableへ手作業で転記する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が書類の文字情報を自動で読み取り、Airtableにレコードとして追加します。
定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとAirtable間で発生するデータ転記作業を自動化したいと考えている方
- 紙媒体の書類管理から脱却し、ペーパーレス化と業務効率化を推進したい方
- 手作業による入力ミスや確認作業の負担を軽減したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にデータ入力が完結するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮し、業務を効率化できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」を設定し、OCRで抽出した情報をAirtableの各項目に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、ファイルIDの項目にトリガーで取得した値を設定してください。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、抽出したい項目（例：日付、金額、会社名など）を任意で設定します。
- Airtableの「レコードを作成」アクションでは、データを追加したいベースIDとテーブルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
請求書や申込書などの書類をBoxで管理し、その内容をAirtableへ手作業で転記する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が書類の文字情報を自動で読み取り、Airtableにレコードとして追加します。
定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとAirtable間で発生するデータ転記作業を自動化したいと考えている方
- 紙媒体の書類管理から脱却し、ペーパーレス化と業務効率化を推進したい方
- 手作業による入力ミスや確認作業の負担を軽減したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にデータ入力が完結するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮し、業務を効率化できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」を設定し、OCRで抽出した情報をAirtableの各項目に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、ファイルIDの項目にトリガーで取得した値を設定してください。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、抽出したい項目（例：日付、金額、会社名など）を任意で設定します。
- Airtableの「レコードを作成」アクションでは、データを追加したいベースIDとテーブルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
AirtableやBoxを活用したその他の自動化テンプレート
AirtableやBoxを使えば、日々の業務で発生するファイル管理やデータ整理をスムーズに進められます。手作業での転記やアップロードを減らすことで、チーム全体の効率化にもつながります。
Airtableを使った便利な自動化例
Airtableを活用すると、取引先や予定の管理を効率的に行えます。さらに他のサービスと連携させることで、フォルダ作成や会計処理などの手作業を省き、情報整理の手間を減らせます。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで取引先情報を管理している方
・顧客や取引先情報をAirtableで一元管理している方
・取引先に対応するフォルダを自動生成したい方
2.Dropboxを使用してファイル管理をしている方
・取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている方
・ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイル管理に適したツールです。
しかし、取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている場合、取引先のフォルダを毎回手動で作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableで取引先が追加されるとDropboxに自動で取引先のフォルダを作成することができます。
フォルダの作成が自動化されることで、フォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行うことができます。
また、チャットツールと連携することでDropboxにフォルダが作成されたことを通知できるため、シームレスに業務を進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務で活用している企業
・顧客情報をAirtableで一元管理している方
・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやくすまとめたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
Airtableを使用して顧客管理を行っている場合、Google Driveに企業ごとのフォルダを作成しすることで、情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Airtableに顧客情報が登録されるたびに手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となるかもしれません。
このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。
取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
■注意事項
・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Airtableで取引先情報を管理しているものの、関連書類を保管するために都度OneDriveにフォルダを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先レコードが登録されると、自動でOneDriveに取引先名のフォルダが作成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとOneDriveを併用し、取引先管理を手作業で行っている方
- データの入力とファイル管理の二度手間をなくし、業務効率を改善したい方
- フォルダの作成忘れや命名規則の揺れといったミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録だけでOneDriveのフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスを防ぎ、Airtableのデータに基づいた正確なフォルダ管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、Airtableで取得した情報をもとにフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、フローボットを起動させたい任意のテーブルを設定できます
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、任意の親フォルダを指定できるほか、フォルダ名に固定のテキストを追加したり、Airtableで取得した取引先名を変数として埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
- Airtable、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
■概要
Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleカレンダーを業務に活用している方
・チームの予定の可視化に活用している方
・タスク期限を登録している方
2.Airatableを活用してデータ管理を行なっている方
・プロジェクトの進行の予定管理に活用している方
・タスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーはチーム全体の予定管理を行うために有効的なツールです。
またAirtableを併用することで、情報の一元管理やタスク管理も可能となり、業務の進行を円滑にします。
しかしAirtableに登録された情報をあたらめてGoogleカレンダーに手入力で登録するのは手間がかかり、作業効率低下に繋がるかもしれません。
このフローを活用すると、Airtableに登録された情報でGoogleカレンダーに自動で予定を作成します。
手入力を省いて自動で予定の作成を行うことで、ヒューマンエラーのリスクを回避することができます。
また手入力を待つことなくGoogleカレンダーに予定が登録されるため、チーム内への素早い情報共有にもつながります。
■注意事項
・Googleカレンダー、AiratableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableでステータスが更新されたらfreee会計に売上取引を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを使用して業務を行う方
・Airtableで売上取引のデータを管理している方
2.freee会計を利用して業務を行う方
・会計業務を担当する経理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
freee会計はクラウドベースの会計ソフトであり、経理業務に関わるデータの一元管理をすることができます。
しかし、freee会計への売上取引のデータ登録をAirtableのステータスを元に行っている場合、毎回のAirtableのステータス確認が煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableにおける売上取引のレコードのステータスが更新されるとfreee会計に自動で売上取引を登録できるため、業務を効率化できます。
Airtableのステータスの更新確認が不要となるため、freee会計による売上取引の登録をシームレスに行うことが可能です。
また、チャットツールと連携することでfreee会計による売上取引の登録をチーム間で共有することもできます。
■注意事項
・Airtable、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで取引先情報を管理している方
・顧客や取引先情報をAirtableで一元管理している方
・取引先に対応するフォルダを自動生成したい方
2.Dropboxを使用してファイル管理をしている方
・取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている方
・ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイル管理に適したツールです。
しかし、取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている場合、取引先のフォルダを毎回手動で作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableで取引先が追加されるとDropboxに自動で取引先のフォルダを作成することができます。
フォルダの作成が自動化されることで、フォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行うことができます。
また、チャットツールと連携することでDropboxにフォルダが作成されたことを通知できるため、シームレスに業務を進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務で活用している企業
・顧客情報をAirtableで一元管理している方
・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやくすまとめたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
Airtableを使用して顧客管理を行っている場合、Google Driveに企業ごとのフォルダを作成しすることで、情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Airtableに顧客情報が登録されるたびに手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となるかもしれません。
このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。
取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
■注意事項
・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Airtableで取引先情報を管理しているものの、関連書類を保管するために都度OneDriveにフォルダを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先レコードが登録されると、自動でOneDriveに取引先名のフォルダが作成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとOneDriveを併用し、取引先管理を手作業で行っている方
- データの入力とファイル管理の二度手間をなくし、業務効率を改善したい方
- フォルダの作成忘れや命名規則の揺れといったミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録だけでOneDriveのフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスを防ぎ、Airtableのデータに基づいた正確なフォルダ管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、Airtableで取得した情報をもとにフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、フローボットを起動させたい任意のテーブルを設定できます
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、任意の親フォルダを指定できるほか、フォルダ名に固定のテキストを追加したり、Airtableで取得した取引先名を変数として埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
- Airtable、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
■概要
Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleカレンダーを業務に活用している方
・チームの予定の可視化に活用している方
・タスク期限を登録している方
2.Airatableを活用してデータ管理を行なっている方
・プロジェクトの進行の予定管理に活用している方
・タスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーはチーム全体の予定管理を行うために有効的なツールです。
またAirtableを併用することで、情報の一元管理やタスク管理も可能となり、業務の進行を円滑にします。
しかしAirtableに登録された情報をあたらめてGoogleカレンダーに手入力で登録するのは手間がかかり、作業効率低下に繋がるかもしれません。
このフローを活用すると、Airtableに登録された情報でGoogleカレンダーに自動で予定を作成します。
手入力を省いて自動で予定の作成を行うことで、ヒューマンエラーのリスクを回避することができます。
また手入力を待つことなくGoogleカレンダーに予定が登録されるため、チーム内への素早い情報共有にもつながります。
■注意事項
・Googleカレンダー、AiratableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableでステータスが更新されたらfreee会計に売上取引を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを使用して業務を行う方
・Airtableで売上取引のデータを管理している方
2.freee会計を利用して業務を行う方
・会計業務を担当する経理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
freee会計はクラウドベースの会計ソフトであり、経理業務に関わるデータの一元管理をすることができます。
しかし、freee会計への売上取引のデータ登録をAirtableのステータスを元に行っている場合、毎回のAirtableのステータス確認が煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableにおける売上取引のレコードのステータスが更新されるとfreee会計に自動で売上取引を登録できるため、業務を効率化できます。
Airtableのステータスの更新確認が不要となるため、freee会計による売上取引の登録をシームレスに行うことが可能です。
また、チャットツールと連携することでfreee会計による売上取引の登録をチーム間で共有することもできます。
■注意事項
・Airtable、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxを使った便利な自動化例
Boxを使った自動化では、ファイルのアップロードや通知を自動で処理できます。これにより、情報の共有漏れを防ぎつつ、重要なファイルを整理して管理しやすくなります。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でBoxにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能となります。
・フォルダの自動生成により、チーム全員が同じ構成で資料を管理できるため、ミスコミュニケーションが減少します。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
- 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要
Boxで管理しているファイルについて、関係者への共有はどのように行っていますか？手動での通知は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信できます。これにより、重要な情報の共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
- Boxへのファイルアップロードを手動で通知しており、手間や連絡漏れに課題を感じている方
- チーム内での迅速かつ確実な情報伝達体制を構築し、業務の円滑化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 通知作業が自動化されることで、連絡漏れや共有先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知内容を定義します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのアップロードを監視するか、対象のフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsのオペレーション設定では、通知を送りたいチームIDとチャネルIDを任意で指定し、送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- BoxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Boxに重要なファイルを追加した際、関係者への共有連絡を手作業のメールで行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをきっかけにOutlookからメールを自動で送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有が実現し、業務の停滞を防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用したファイル共有で、関係者への手動通知に手間を感じている方
- Outlookでの定型的なメール連絡を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- ファイル共有後の連携をスムーズにし、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容を記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、メール送信のきっかけとしたいフォルダを任意で指定することが可能です。
- Outlookのメール送信設定では、送信先のアドレス（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、件名や本文には固定のテキストに加え、Boxのトリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でBoxにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能となります。
・フォルダの自動生成により、チーム全員が同じ構成で資料を管理できるため、ミスコミュニケーションが減少します。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
- 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要
Boxで管理しているファイルについて、関係者への共有はどのように行っていますか？手動での通知は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信できます。これにより、重要な情報の共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
- Boxへのファイルアップロードを手動で通知しており、手間や連絡漏れに課題を感じている方
- チーム内での迅速かつ確実な情報伝達体制を構築し、業務の円滑化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 通知作業が自動化されることで、連絡漏れや共有先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知内容を定義します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのアップロードを監視するか、対象のフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsのオペレーション設定では、通知を送りたいチームIDとチャネルIDを任意で指定し、送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- BoxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Boxに重要なファイルを追加した際、関係者への共有連絡を手作業のメールで行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをきっかけにOutlookからメールを自動で送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有が実現し、業務の停滞を防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用したファイル共有で、関係者への手動通知に手間を感じている方
- Outlookでの定型的なメール連絡を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- ファイル共有後の連携をスムーズにし、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容を記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、メール送信のきっかけとしたいフォルダを任意で指定することが可能です。
- Outlookのメール送信設定では、送信先のアドレス（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、件名や本文には固定のテキストに加え、Boxのトリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
AirtableとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたレコード情報に基づくフォルダ作成や、ファイルの手動アップロードといったデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は情報管理の正確性を保ちながら、より迅速に業務を進めることが可能になり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Boxに作成したフォルダのをAirtableに書き戻せますか
A：今回紹介したフローの最後に、Airtableの「レコードを更新する」アクションを追加することでIDの書き戻しが可能です。あらかじめ、AirtableのデーターベースにURLを入力する欄を作成しておきましょう。
Q：Airtableのレコード「更新」をきっかけに連携できますか？
A：可能です！Airtableの「レコードが更新されたら」というトリガーを使用することで実現できます！
その他、Airtableで使用できるフローボットオペレーションやフローボットトリガーについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：フォルダ名を複数のフィールド情報から作成できますか？
A：可能です！今回は例として{{会社名}}のみでフォルダ名を作成しましたが、複数のフィールド情報を使用できます。今回の例でいうと、「{{会社名}}_{{姓}}」と設定すれば、Boxに「株式会社テスト商事_田中」というフォルダの作成が可能です。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
