■概要
請求書や申込書などの書類をBoxで管理し、その内容をAirtableへ手作業で転記する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が書類の文字情報を自動で読み取り、Airtableにレコードとして追加します。
定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとAirtable間で発生するデータ転記作業を自動化したいと考えている方
- 紙媒体の書類管理から脱却し、ペーパーレス化と業務効率化を推進したい方
- 手作業による入力ミスや確認作業の負担を軽減したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にデータ入力が完結するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮し、業務を効率化できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」を設定し、OCRで抽出した情報をAirtableの各項目に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、ファイルIDの項目にトリガーで取得した値を設定してください。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、抽出したい項目（例：日付、金額、会社名など）を任意で設定します。
- Airtableの「レコードを作成」アクションでは、データを追加したいベースIDとテーブルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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