■概要
Airtableにアップロードした重要なファイルを、後から手作業でBoxに転送・バックアップしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、転送漏れなどの人為的なミスが発生するリスクも伴います。このワークフローは、AirtableとBoxの連携を自動化するもので、Airtableのレコードにファイルが追加されると、自動でBoxの指定フォルダにファイルが転送されます。ファイル管理の二重入力から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理しているファイルを、手作業でBoxに転送・バックアップしている方
- AirtableとBoxを連携させ、ファイル管理業務の自動化や効率化を目指している方
- ファイルの二重管理による手間や、転送漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのファイル追加をきっかけにBoxへ自動でファイルが転送されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮します
- 手動でのファイル転送作業が不要になることで、アップロード漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定し、対象のテーブルなどを指定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルがある場合のみ、後続の処理が実行されるようにします
- 続けて、オペレーションでAirtableの「レコードのファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードのファイルを取得します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableは、連携の起点としたいテーブルや、ファイルが添付されているフィールドを任意で設定してください
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイルの保存先フォルダを任意で選択できます。また、ファイル名はAirtableの情報を元に自由に設定することが可能です
■注意事項
- Airtable、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
