Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する

■概要

Boxに重要なファイルを追加した際、関係者への共有連絡を手作業のメールで行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをきっかけにOutlookからメールを自動で送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有が実現し、業務の停滞を防げます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxを利用したファイル共有で、関係者への手動通知に手間を感じている方
• Outlookでの定型的なメール連絡を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
• ファイル共有後の連携をスムーズにし、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルが追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮することができます。
• 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容を記載します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、メール送信のきっかけとしたいフォルダを任意で指定することが可能です。
• Outlookのメール送信設定では、送信先のアドレス（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、件名や本文には固定のテキストに加え、Boxのトリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むこともできます。

■注意事項‍

• Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。