BoxにアップロードされたファイルをOCRし、Keepingにクライアントを作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードした請求書や契約書などの書類情報を、手作業でKeepingに転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このような定型的な作業に時間を取られ、本来の業務に集中できないという課題も少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類の情報を自動で読み取り、Keepingにクライアント情報を登録します。KeepingとBoxの連携を自動化し、手作業によるデータ入力を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとKeepingを併用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方 Keepingへのクライアント登録作業における、手入力によるミスを防止したい方 Boxを活用したデータ管理とKeepingの顧客管理を連携させ、業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxにファイルをアップロードするだけでKeepingへのクライアント作成が完了するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます OCRによるテキスト抽出と自動登録によって、手作業での転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとKeepingをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 次に、オペレーションのOCR機能で「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報をテキストとして抽出します 最後に、オペレーションでKeepingの「Create Client」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基にクライアントを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、読み取り対象のファイルの中から、どの部分のテキストを抽出するかを任意でカスタムすることが可能です Keepingでクライアントを作成するオペレーションでは、各設定項目に固定のテキストを入力したり、前段のOCR機能で取得した会社名などの値を動的に埋め込んだりするなどのカスタムが可能です ■注意事項
Box、KeepingのそれぞれとYoomを連携してください。
「Boxにアップロードした契約書や申込書の情報を、Keepingに手作業でクライアント登録している…」
このように、BoxとKeeping間での手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じてはいませんか？
もし、Boxにファイルをアップロードするだけで、その内容が自動で読み取られKeepingにクライアント情報として登録される仕組み があれば、より戦略的な顧客対応や本来注力すべきコア業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとKeepingを連携するためのテンプレート が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxにアップロードされたファイルをOCRし、Keepingにクライアントを作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードした請求書や契約書などの書類情報を、手作業でKeepingに転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このような定型的な作業に時間を取られ、本来の業務に集中できないという課題も少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類の情報を自動で読み取り、Keepingにクライアント情報を登録します。KeepingとBoxの連携を自動化し、手作業によるデータ入力を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとKeepingを併用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方 Keepingへのクライアント登録作業における、手入力によるミスを防止したい方 Boxを活用したデータ管理とKeepingの顧客管理を連携させ、業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxにファイルをアップロードするだけでKeepingへのクライアント作成が完了するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます OCRによるテキスト抽出と自動登録によって、手作業での転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとKeepingをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 次に、オペレーションのOCR機能で「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報をテキストとして抽出します 最後に、オペレーションでKeepingの「Create Client」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基にクライアントを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、読み取り対象のファイルの中から、どの部分のテキストを抽出するかを任意でカスタムすることが可能です Keepingでクライアントを作成するオペレーションでは、各設定項目に固定のテキストを入力したり、前段のOCR機能で取得した会社名などの値を動的に埋め込んだりするなどのカスタムが可能です ■注意事項
Box、KeepingのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxとKeepingを連携してできること
BoxとKeepingのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間のデータ入力を自動化し、業務プロセスを効率化できます。
これから具体的な自動化の例をご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
BoxにアップロードされたファイルをOCRし、Keepingにクライアントを作成する
Boxにアップロードされた契約書や申込書などのファイル情報を基に、Keepingへ自動でクライアントを作成する連携です。
この自動化は、OCR（光学的文字認識）によってファイル内のテキスト情報を抽出し、そのデータを活用してKeepingにクライアントを登録する処理を含むため、手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、素早く正確な顧客情報の管理を実現 します。
BoxにアップロードされたファイルをOCRし、Keepingにクライアントを作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードした請求書や契約書などの書類情報を、手作業でKeepingに転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このような定型的な作業に時間を取られ、本来の業務に集中できないという課題も少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類の情報を自動で読み取り、Keepingにクライアント情報を登録します。KeepingとBoxの連携を自動化し、手作業によるデータ入力を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとKeepingを併用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方 Keepingへのクライアント登録作業における、手入力によるミスを防止したい方 Boxを活用したデータ管理とKeepingの顧客管理を連携させ、業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxにファイルをアップロードするだけでKeepingへのクライアント作成が完了するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます OCRによるテキスト抽出と自動登録によって、手作業での転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとKeepingをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 次に、オペレーションのOCR機能で「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報をテキストとして抽出します 最後に、オペレーションでKeepingの「Create Client」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基にクライアントを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、読み取り対象のファイルの中から、どの部分のテキストを抽出するかを任意でカスタムすることが可能です Keepingでクライアントを作成するオペレーションでは、各設定項目に固定のテキストを入力したり、前段のOCR機能で取得した会社名などの値を動的に埋め込んだりするなどのカスタムが可能です ■注意事項
Box、KeepingのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxとKeepingの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxとKeepingを連携したフローを作成してみましょう！こちら
※今回連携するアプリの公式サイト：Box Keeping
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「BoxにアップロードされたファイルをOCRし、Keepingにクライアントを作成する」フローを作成していきます！
BoxとKeepingをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Boxのトリガー設定およびKeepingのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
BoxにアップロードされたファイルをOCRし、Keepingにクライアントを作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードした請求書や契約書などの書類情報を、手作業でKeepingに転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このような定型的な作業に時間を取られ、本来の業務に集中できないという課題も少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類の情報を自動で読み取り、Keepingにクライアント情報を登録します。KeepingとBoxの連携を自動化し、手作業によるデータ入力を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとKeepingを併用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方 Keepingへのクライアント登録作業における、手入力によるミスを防止したい方 Boxを活用したデータ管理とKeepingの顧客管理を連携させ、業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxにファイルをアップロードするだけでKeepingへのクライアント作成が完了するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます OCRによるテキスト抽出と自動登録によって、手作業での転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとKeepingをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 次に、オペレーションのOCR機能で「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報をテキストとして抽出します 最後に、オペレーションでKeepingの「Create Client」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基にクライアントを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、読み取り対象のファイルの中から、どの部分のテキストを抽出するかを任意でカスタムすることが可能です Keepingでクライアントを作成するオペレーションでは、各設定項目に固定のテキストを入力したり、前段のOCR機能で取得した会社名などの値を動的に埋め込んだりするなどのカスタムが可能です ■注意事項
Box、KeepingのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：BoxとKeepingをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
BoxとYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、Boxを検索し、クリックしてください。
以下の画面から、「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。
KeepingとYoomのマイアプリ登録
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Keepingを検索し、クリックしてください。
ログイン画面に移行するので、メールアドレスとパスワードを入力してログインしてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
BoxにアップロードされたファイルをOCRし、Keepingにクライアントを作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードした請求書や契約書などの書類情報を、手作業でKeepingに転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このような定型的な作業に時間を取られ、本来の業務に集中できないという課題も少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類の情報を自動で読み取り、Keepingにクライアント情報を登録します。KeepingとBoxの連携を自動化し、手作業によるデータ入力を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとKeepingを併用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方 Keepingへのクライアント登録作業における、手入力によるミスを防止したい方 Boxを活用したデータ管理とKeepingの顧客管理を連携させ、業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxにファイルをアップロードするだけでKeepingへのクライアント作成が完了するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます OCRによるテキスト抽出と自動登録によって、手作業での転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとKeepingをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 次に、オペレーションのOCR機能で「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報をテキストとして抽出します 最後に、オペレーションでKeepingの「Create Client」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基にクライアントを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、読み取り対象のファイルの中から、どの部分のテキストを抽出するかを任意でカスタムすることが可能です Keepingでクライアントを作成するオペレーションでは、各設定項目に固定のテキストを入力したり、前段のOCR機能で取得した会社名などの値を動的に埋め込んだりするなどのカスタムが可能です ■注意事項
Box、KeepingのそれぞれとYoomを連携してください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
ステップ3：Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら起動するトリガー設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。トリガー機能
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
タイトル：任意で変更可能です。
アプリ：Box
Boxと連携するアカウント情報：マイアプリ連携したアカウントが記載されています。
トリガーアクション：Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら起動します。
フォルダのコンテンツIDを注釈に従って入力してください。
テストに成功したら、「次へ」をクリックします。
この画面で、「テスト」をクリックする前に、Webhookイベント(Boxにファイルをアップロード)を実行します。
テスト用に以下のPDFをアップロードしました。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
ステップ4：ファイルをダウンロードする
次に2つ目の工程をクリックします。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大で300MBです。ファイル容量の説明
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
コンテンツIDのフィールドをクリックし、前項で取得した値から「コンテンツID」を選択します。
テストに成功すると以下のように表示されるので、「保存する」をクリックします。
ステップ5：画像PDFからOCRで文字を抽出
次に3つ目の工程をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプランサクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
タイトル：任意で変更可能です。
アクション：「任意のPDF画像ファイル(〇〇字以内)から文字情報を読み取る」から選択します。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
なお、OCRの設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先をご参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
ファイルの添付方法は既に記載されています。
抽出したい項目を入力します。
テストに成功すると以下のようにテキストが抽出されていますね！
ステップ6：クライアントを作成する
次に4つ目の工程をクリックします。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
「Organisation ID」のフィールドをクリックし、候補から選択します。
「Client Name」は前項で取得した値から「氏名」を選択します。
入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、Keepingにはクライアントが作成されていますね！
ステップ7（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
これですべての設定が完了しました！
BoxとKeepingを活用したその他の自動化例 Yoomでは、BoxとKeepingに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Boxを使った便利な自動化例 他にも、Googleフォームで送信されたファイルを自動でBoxにアップロードしたり、Boxにファイルが追加された際にSlackやMicrosoft Teamsへ通知を送ることも可能です。
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
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■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する
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■概要
Boxに新しいファイルがアップロードされた際、関係者への共有や通知に手間を感じていませんか？手動でのメール作成や送信は、対応漏れや時間のロスに繋がりがちです。このワークフローを活用することで、Boxへのファイルアップロードを検知し、自動でOutlookから指定の宛先にメールを送信する仕組みを構築できるため、重要なファイルの共有を迅速かつ確実に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxでのファイル共有のプロセスを効率化したいと考えている方 ファイルがアップロードされるたびにOutlookで手動通知を行っており、手間を感じている方 チームや部署内での情報共有のスピードと正確性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロード後に自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を短縮できます。 通知の送信漏れや宛先間違いといった、手作業で起こりがちなヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 その後、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定の宛先へ通知メールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、通知の対象としたい特定のフォルダをコンテンツIDで指定することが可能です。 Outlookでのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを自由に設定できるほか、メールの件名や本文にファイル名など、前のステップで取得した情報を埋め込むこともできます。 ■注意事項
Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「こちらの記事 」をご参照ください。
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する
試してみる
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Boxで管理しているファイルについて、関係者への共有はどのように行っていますか？手動での通知は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信できます。これにより、重要な情報の共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有の効率化を図りたいと考えている方 Boxへのファイルアップロードを手動で通知しており、手間や連絡漏れに課題を感じている方 チーム内での迅速かつ確実な情報伝達体制を構築し、業務の円滑化を目指す方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルがアップロードされると自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。 通知作業が自動化されることで、連絡漏れや共有先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知内容を定義します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのアップロードを監視するか、対象のフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。 Microsoft Teamsのオペレーション設定では、通知を送りたいチームIDとチャネルIDを任意で指定し、送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
BoxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Boxにファイルが格納されたら、GitHubにIssueを作成する
試してみる
■概要
開発に関連するファイルをBoxで管理し、GitHubでタスク管理を行っているチームは多いのではないでしょうか。Boxに新しいファイルが追加されるたびに、手動でGitHubにIssueを作成する作業は、手間がかかるだけでなく連絡漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードを検知してGitHubへ自動でIssueを作成することで、githubとbox間の連携をスムーズにし、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとGitHubを利用しており、ファイル共有からタスク起票までを手作業で行っている方 githubとboxの連携を自動化し、開発チームへの情報共有を迅速化したい方 ファイル管理とタスク管理間での連絡漏れや作業の遅延を防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルがアップロードされると自動でGitHubにIssueが作成されるため、これまで手作業で行っていたタスク起票の時間を短縮することができます。 手動での情報伝達による、githubへのIssue作成漏れや遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、迅速な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとGitHubをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、アップロードされたファイル名などからIssueに必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを作成」アクションを設定し、抽出した情報を基にリポジトリへIssueを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
GitHubでIssueを作成する際、タイトルや本文、担当者、ラベルなどの各項目に、固定のテキストを設定したり、トリガーや前段のオペレーションで取得したファイル名やアップロード日時などを変数として埋め込んだりすることが可能です。 ■注意事項
Box、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報や案件情報を管理し、関連する資料をBoxで保管しているものの、それぞれの情報を手作業で紐づけているため、手間がかかると感じていませんか。特に、kintoneに新しい情報が登録されるたびに手動でBoxにフォルダを作成していると、作業の遅延や作成漏れといったミスが発生しやすくなります。このワークフローを活用することで、kintoneのレコード登録をトリガーにBoxへ自動でフォルダを作成するフローが構築でき、データとファイルの管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとBoxを併用し、案件や顧客ごとにファイルを管理している方 手作業によるフォルダ作成の手間や、命名規則の統一に課題を感じているチーム kintoneとBoxの連携を自動化し、ファイル管理体制を強化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneへのレコード登録のみでBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成漏れやレコード情報との相違といったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでkintoneの「登録されたレコード情報を取得」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、レコード登録を検知する対象のアプリ（データベース）を任意で設定してください。 Boxでフォルダを作成する際、フォルダ名にkintoneから取得したレコード情報（会社名や案件名など）を任意で設定することが可能です。 ■注意事項
kintone、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方 ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。 Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。 Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら を参照ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
プロジェクト管理などでGoogle スプレッドシートに新しい情報を追加するたび、関連書類を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでBoxに自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、ミスなく管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとBoxを連携させる手作業に手間を感じている方 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いなどを防ぎたい方 繰り返し発生する定型業務から解放され、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をきっかけにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成忘れや、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとにフォルダを作成します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、作成したフォルダの情報などを元のシートに書き込みます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定（行が追加されたら）では、監視対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意のものに設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定する際に、更新対象のレコードを特定するための条件や、更新後に反映させたい値を任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、BoxとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する
試してみる
■概要
Google Meetでの会議後、録画データを手動でダウンロードしてBoxへ格納する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。重要な会議の記録を確実に保管したいものの、こうした単純作業は負担になりがちであり、格納漏れなどのミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画データを自動でBoxに格納できるため、こうした課題を解消し、確実な情報共有と管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetでの会議が多く、録画データをBoxで管理している方 会議後の録画データのダウンロードやアップロード作業を効率化したい方 手作業によるファイルの格納漏れを防ぎ、情報共有を徹底したいチームのリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
会議終了後に自動で録画データがBoxへ格納されるため、これまで手作業に費やしていたダウンロードやアップロードの時間を削減できます。 手動での作業で起こりがちなファイルの保存忘れや格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報資産の管理に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Meet、Google Drive、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Meetのアプリトリガーを設定し、会議の終了をフローボット起動のきっかけとします。 オペレーションで待機機能を設定し、録画データがGoogle Driveに保存されるまで一定時間待機させます。 次に、オペレーションでGoogle Meetのアクションを設定し、終了した会議の情報を取得します。 続けて、オペレーションでGoogle Driveのアクションを設定し、会議情報に紐づく録画ファイルをダウンロードします。 最後に、オペレーションでBoxのアクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダへ格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Meetのトリガー設定では、会議終了を検知するポーリング（確認）間隔などを任意で設定してください。 Google Meetのオペレーション設定では、どの会議の録画データを対象とするか、会議IDを指定する必要があります。 Google Driveのオペレーション設定では、ダウンロードしたい録画データのファイルIDを正しく指定してください。 Boxにファイルを格納するオペレーションでは、保存する際のファイル名や格納先となるフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。 ■注意事項
Google Meet、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
BoxにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Salesforceにレコードを作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容を、Salesforceへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、BoxとSalesforceの連携をスムーズに実現し、ファイルがアップロードされるとOCRで内容を読み取り、自動でSalesforceへレコードを作成します。これにより、データ入力作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとSalesforceを利用しており、日々のデータ入力作業に負担を感じている営業や営業事務の方 Boxに保管した契約書などの内容をSalesforceに転記する際の入力ミスをなくしたいと考えている方 SalesforceとBoxの連携を通じて、書類管理から顧客情報の登録までを一気通貫で自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードをトリガーにSalesforceへのレコード作成が自動化され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます OCRによる自動読み取りとデータ登録によって、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
はじめに、BoxとSalesforceをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで指定したファイルを取得します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイルからテキストデータを抽出します 最後に、オペレーションでSalesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にレコードを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceでレコードを作成するアクションでは、対象となるカスタムオブジェクトのAPI参照名を任意で設定してください Salesforceとの連携設定を行う際は、ご自身の環境に合わせたマイドメインURLを設定する必要があります
■注意事項
Box、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Keepingを使った便利な自動化例 Tallyで送信された内容をもとに、Keepingでタスクを自動作成するテンプレートもあります。
Tallyで送信された情報でKeepingにタスクを作成する
試してみる
■概要
Tallyで収集したフォームの回答内容を、タスク管理ツールのKeepingに手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォームが送信されると同時に、Keepingへタスクを自動で作成できます。KeepingとTallyの連携を自動化することで、タスク作成の手間を省き、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
Tallyで受け付けた問い合わせや依頼をKeepingで管理している方 フォーム回答内容の転記作業に手間を感じ、効率化を検討している方 KeepingとTallyの連携を自動化し、タスクの作成漏れをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Tallyのフォームが送信されると自動でKeepingにタスクが作成されるため、手作業での転記やタスク作成にかかっていた時間を短縮できます 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質を保ちます ■フローボットの流れ
はじめに、TallyとKeepingをYoomと連携します 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでKeepingの「タスクを作成する」アクションを設定し、Tallyで取得したフォームの回答内容を反映させます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Keepingでタスクを作成する際、タスクのタイトルや詳細欄にTallyのフォームで取得した回答内容を変数として埋め込むことが可能です。これにより、フォームの回答内容に応じたタスクを自動で生成できます タスクの担当者や期限など、特定の項目については固定の値を設定することもできます。これにより、特定の担当者へ常にタスクを割り当てるような運用が実現します ■注意事項
Tally、KeepingのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
BoxとKeepingの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた書類からの情報転記とクライアント登録の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はより素早く顧客情報を管理できるようになり、本来注力すべき重要な業務に集中できる環境が整います！
ノーコードツール「Yoom」を使えば、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。 こちら
よくあるご質問
Q：手書きの文字や表形式の書類も読めますか？
A：可能です。
Q：特定のファイルだけを自動化の対象にできますか？
A：その場合は「分岐」アクションを挟み、特定の条件に当てはまるファイルのみ次のアクションに進めることができます。「分岐」の設定方法
Q：この自動化にかかる具体的なプランの目安は？
A：紹介した連携はOCRを実行するため、チームプラン、サクセスプランのみ利用可能です。この2つのプランでは、無料タスク数やライセンス数などに違いがあります。例えば、月に利用するタスク数が10,000回未満であればチームプランがおすすめです。
