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「Boxにアップロードした契約書や申込書の情報を、Keepingに手作業でクライアント登録している…」
「件数が増えるにつれて、単純な転記作業に時間がかかり、入力ミスも増えてきた…」
このように、BoxとKeeping間での手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxにファイルをアップロードするだけで、その内容が自動で読み取られKeepingにクライアント情報として登録される仕組み</span>があれば、より戦略的な顧客対応や本来注力すべきコア業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの機会に、業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとKeepingを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとKeepingのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間のデータ入力を自動化し、業務プロセスを効率化できます。
例えば、Boxにアップロードされた書類情報を自動でKeepingに登録するなど、様々な定型業務をなくすことが可能です。
これから具体的な自動化の例をご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxにアップロードされた契約書や申込書などのファイル情報を基に、Keepingへ自動でクライアントを作成する連携です。
この自動化は、OCR（光学的文字認識）によってファイル内のテキスト情報を抽出し、そのデータを活用してKeepingにクライアントを登録する処理を含むため、<span class="mark-yellow">手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、素早く正確な顧客情報の管理を実現</span>します。
それでは、さっそく実際にBoxとKeepingを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとKeepingの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「BoxにアップロードされたファイルをOCRし、Keepingにクライアントを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
BoxとYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、Boxを検索し、クリックしてください。
以下の画面から、「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。
これでBoxのアプリ連携は完了です！
KeepingとYoomのマイアプリ登録
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Keepingを検索し、クリックしてください。
ログイン画面に移行するので、メールアドレスとパスワードを入力してログインしてください。
これでアプリ連携は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
詳しくはYoomヘルプページのトリガー機能についてを参考にしてみてくださいね。
ここではBoxにファイルがアップロードされたらフローボットが起動する設定をしていきましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
フォルダのコンテンツIDを注釈に従って入力してください。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功したら、「次へ」をクリックします。
この画面で、「テスト」をクリックする前に、Webhookイベント(Boxにファイルをアップロード)を実行します。
テスト用に以下のPDFをアップロードしました。
今回紹介する連携では、Keepingにクライアントを登録するため、氏名がわかるファイルをアップロードしています。
Yoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
ここではOCRで使用するファイルをダウンロードする設定を行います。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大で300MBです。
ただし、アプリによってはそれより小さいサイズに制限されることもあります。
トリガーやオペレーションごとの詳しい制限については、ヘルプページのファイル容量の説明についてをチェックしてみてくださいね。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
コンテンツIDのフィールドをクリックし、前項で取得した値から「コンテンツID」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値を反映することができます。
入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示されるので、「保存する」をクリックします。
次に3つ目の工程をクリックしましょう。
OCRで文字を抽出する設定をしていきます！
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプランサクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
なお、OCRの設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先をご参照ください。
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
ファイルの添付方法は既に記載されています。
「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」が選択されていることをご確認ください。
抽出したい項目を入力します。
AIが判定しやすい言葉で指定しましょう。
今回はKeepingにクライアントを登録するので「氏名」を指定しました。
使用するAIと言語も選択したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のようにテキストが抽出されていますね！
確認し「保存する」をクリックしてください。
次に4つ目の工程をクリックします。
ここではKeepingにクライアントを作成する設定をしていきますよ！
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
「Organisation ID」のフィールドをクリックし、候補から選択します。
「Client Name」は前項で取得した値から「氏名」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値が反映されます。
入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、Keepingにはクライアントが作成されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Slackでメッセージがチャンネルに投稿されたら、TimelyでTaskを作成する方法は以上です。
Yoomでは、BoxとKeepingに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてくださいね！
他にも、Googleフォームで送信されたファイルを自動でBoxにアップロードしたり、Boxにファイルが追加された際にSlackやMicrosoft Teamsへ通知を送ることも可能です。
自動化を取り入れることで、日々の書類整理や報告フローを効率化でき、チーム全体の作業負担を軽くできるでしょう。
Tallyで送信された内容をもとに、Keepingでタスクを自動作成するテンプレートもあります。
日々の依頼管理をスムーズにし、対応状況の可視化にも役立ちます。
BoxとKeepingの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた書類からの情報転記とクライアント登録の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより素早く顧客情報を管理できるようになり、本来注力すべき重要な業務に集中できる環境が整います！
ノーコードツール「Yoom」を使えば、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：手書きの文字や表形式の書類も読めますか？
A：可能です。
その場合取得したい項目名などがしっかりと記載されていることなどを確認し、まずはテストしてみてください。
詳しくはいかの以下のヘルプページもご参照ください。
Q：特定のファイルだけを自動化の対象にできますか？
A：その場合は「分岐」アクションを挟み、特定の条件に当てはまるファイルのみ次のアクションに進めることができます。
例えば、Boxにファイルがアップロードされた後のアクションに、「分岐」を追加し、特定の条件に当てはまるファイル名のデータのみ連携させることが可能です。
詳しくは「分岐」の設定方法をご参照ください。
Q：この自動化にかかる具体的なプランの目安は？
A：紹介した連携はOCRを実行するため、チームプラン、サクセスプランのみ利用可能です。この2つのプランでは、無料タスク数やライセンス数などに違いがあります。例えば、月に利用するタスク数が10,000回未満であればチームプランがおすすめです。
詳しくは以下のヘルプページをご参照ください。
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