kintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送る
kintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送る
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
kintone
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件情報を登録した後、関係者への通知や顧客へのフォローメールをOutlookで手動作成し、送信する作業に手間を感じていませんか。また、手作業での対応は送信漏れや宛先間違いなどのミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると、その内容をもとにOutlookから自動でメールを送信でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客管理を行い、レコード登録後に手動でメールを送信している方
- kintoneへのデータ登録をトリガーに、社内や顧客への連絡を自動化したいと考えている方
- 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが登録されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに処理が実行されるため、メールの送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、kintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録されたレコードの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとにメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガーおよびオペレーション設定では、対象アプリのサブドメイン名やアプリIDを任意で設定してください。
- kintoneのオペレーション設定では、取得するレコードの条件などに固定値を設定したり、前のステップで取得した情報を変数として利用したりできます。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズ可能です。kintoneから取得したレコード情報を変数として件名や本文に含めることで、パーソナライズされた内容のメールを自動で送信できます。
■注意事項
- kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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