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「PDFで届いた資料を編集したいのに、Wordで一から作り直していて時間がかかる…」
「報告書の一部を引用したいけれど、PDFからテキストを手作業でコピー＆ペーストするのは面倒でミスも多い…」
このように、日常業務で頻繁に発生するPDFからWordへの変換作業に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォルダにPDFファイルが保存されたり、メールで受信したりするだけで、自動的にWordファイルへと変換される仕組み</span>があれば、ファイル形式を変換する定型業務から解放され、資料の編集や再利用といった本来の業務をすぐに始められるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイルをWord形式に変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、様々なツールを起点として、PDFファイルをWordファイルに自動で変換する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
普段の業務で発生するファイル変換の手間を削減し、作業効率の向上が期待できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Dropboxなどのストレージサービス上の特定フォルダにPDFファイルが格納されたことをきっかけに、RPAが自動でWordファイルへ変換する</span>フローの構築が可能です。
ファイルを都度ダウンロードして変換ツールにかけるといった手作業をなくし、ファイル管理が効率的になります！
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールツールで特定の条件に合うメールに添付されたPDFファイルを検知し、自動でWordに変換して指定のストレージに保存する</span>こともできます。
メールを起点としたファイル処理業務をスムーズに進められます！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールに投稿されたPDFファイルをトリガーとして、自動的にWordへ変換しGoogle Driveなどのストレージに格納する</span>設定も可能です。
チャットベースで進むプロジェクトの資料作成や管理が格段に楽になる可能性があります！
それではここから代表的な例として、Dropboxの特定フォルダにPDFファイルが格納されたら、RPAでWordに変換し、同じフォルダに自動で保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、Dropboxのマイアプリ連携を行いましょう。
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
「新規接続」を選択すると、「アプリ一覧」が表示されます。
Dropboxを検索して選択しましょう。
Yoomと連携したいアカウントでログインしましょう。
「マイアプリ」にDropBoxが表示されていれば連携完了です！
Dropboxの特定フォルダにPDFファイルが格納されたら、RPAでWordに変換し、同じフォルダに自動で保存するフローを作っていきましょう！
バナーの「試してみる」を選択して、テンプレートをコピーします。
テンプレートがコピーされたら、「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
以下の赤枠内の「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択します。
「連携アカウントとアクションを選択」を設定します。
「タイトル」は自由にわかりやすく入力できます。デフォルトの「特定のフォルダ内でファイルが更新または作成されたら」でも問題ありません。「DropBoxと連携するアカウント情報」には、登録済みのアカウントが自動で選ばれます。
また、アカウントに誤りがないか確認しましょう。「アクション」もデフォルトのままでOKです。変更せず、「次へ」を選択してください。
続いて「アプリトリガーのAPI接続設定」を行います。
「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
【注意事項】
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「対象のフォルダのパス」を設定しましょう。今回は例として「Yoom_Test」というフォルダを作成しました。
「/Folder1/Folder2」という形式で対象のフォルダのパスを設定してください。
「ファイル名」には、トリガー対象となるファイル名のキーワードを設定してください。設定したキーワードを含むファイル名が登録された場合のみトリガーが起動します。
今回は例として「.pdf」をキーワードに設定しました。この場合、PDF形式のファイルが登録された場合のみトリガーが起動します。
テストを行います！
「対象のフォルダのパス」に設定したフォルダに、「ファイル名」で指定したキーワードを含むファイルをアップロードしましょう。
今回の例では「Yoom_Test」のフォルダにPDF形式のファイルを登録しました。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
※取得した値（アウトプット）について詳しくはこちら
「保存する」を選択しましょう。
【注意事項】
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。▶https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
以下の赤枠内の「ファイルをダウンロード」を選択します。
「連携アカウントとアクションを選択」を設定します。
タイトルの入力は、先ほどと同様にわかりやすい内容で設定してください。特に変更が必要なければ、「ファイルをダウンロード」のままでも問題ありません。また、「DropBoxと連携するアカウント情報」も、マイアプリに登録したアカウントが自動的に選択されています。ここも念のため、正しいアカウントか確認しましょう。
アクションについても、初期設定で「ファイルをダウンロード」が選ばれていますので、そのまま「次へ」をクリックしてください。
「API接続設定」を行います。
「フォルダのパス」を設定しましょう。ステップ3で設定した「対象のフォルダのパス」と同一のものを設定します。
「ファイル名」にはステップ3で取得した値がデフォルトで設定されています。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
以下の赤枠内の「ブラウザを操作する」を選択します。
【注意事項】
こちらからChrome拡張機能の「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」をChromeに追加します。
右上にある「Google Chromeの設定」の「拡張機能」から「拡張機能を管理」を選択しましょう。
「Yoomブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の「詳細」を選択してください。
「シークレット モードでの実行を許可する」をオンにしましょう。
「ブラウザ操作の詳細設定」を行います。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定しましょう。デフォルトの「ブラウザを操作する」のままでももちろんOKです。
こちらを参考に設定していきましょう。
「1.URLにアクセス」では「対象のURL」を任意で設定できます。
今回は操作例として、Convertioを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
設定できたら「保存する」を選択しましょう。
他のアクションはテンプレートにより設定されています。別のサイトを使用する際には、2以降のアクションを一つずつ指定しなおしてください。
「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
以下の赤枠内の「正規表現によるデータの置換」を選択します。
「操作条件の設定」を行います。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定しましょう。デフォルトの「正規表現によるデータの置換」のままでももちろんOKです。
「変換タイプ」には「正規表現によるデータの置換」がデフォルトで設定されています。
「置換対象」を「取得した値」から設定します。
「置換箇所を正規表現で指定」を設定しましょう。
詳しくはこちらを参考にしてください。
すべて設定できたら「テスト」を行います。
テストに成功すると、「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
以下の赤枠内の「ファイルをアップロード」を選択します。
「連携アカウントとアクションを選択」を設定します。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定しましょう。デフォルトの「ファイルをアップロード」のままでも、もちろんOKです。
「Dropboxと連携するアカウント情報」には基本的にマイアプリ登録をしたアカウント情報が選択されています。連携するアカウントとして問題ないか確認してください。
「アクション」には「ファイルをアップロード」がデフォルトで設定されているので、変更せずに「次へ」を選択します。
「API接続設定」を行います。
「フォルダのパス」を設定します。ファイルをアップロードしたいフォルダのパスを「/フォルダ1/サブフォルダ1」という形式で記載してください。空白の場合はルートフォルダへファイルを格納します。
「ファイル名」を「取得した値」から設定します。
「ファイルの添付方法」が「取得した値を使用する」に、「ファイル」が「ファイル」に設定されていることを確認しましょう。
全て設定できたら「テスト」を行います。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Dropboxにファイルがアップロードされました！
お疲れ様でした！設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Yoomでは、Dropboxに対応したさまざまな自動化を簡単に導入できます。ここでは、Dropboxを使った実用的な自動化テンプレートをご紹介します。
PDFファイルをアップロードするだけで、OCRでテキストを抽出してGoogle スプレッドシートに追加したり、AIによる要約をSlackに通知するなど、多様な業務効率化が可能です。また、PDFをWordに変換して保管したり、Gmailとの連携で受信ファイルを自動変換・保存することもできます。
これらの自動化を活用すれば、日々の作業時間を大きく短縮でき、手間も減らせます
PDFファイルをWordに変換する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル形式の変換や、内容のコピー＆ペーストといった手間を根本から解消し、変換ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>
これにより、急な資料修正や内容の再利用が必要になった際にも迅速に対応でき、本来時間をかけるべき企画立案や分析といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
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