「PDFで届いた資料を編集したいのに、Wordで一から作り直していて時間がかかる…」このように、日常業務で頻繁に発生するPDFからWordへの変換作業に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、特定のフォルダにPDFファイルが保存されたり、メールで受信したりするだけで、自動的にWordファイルへと変換される仕組み があれば、ファイル形式を変換する定型業務から解放され、資料の編集や再利用といった本来の業務をスムーズに始められるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、PDFファイルをWord形式に変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
DropboxにPDFファイルが格納されたら、RPAでWordに変換し保存する
試してみる
■概要
PDFファイルをWord形式に変換する際、都度オンラインツールを探して手作業で対応していませんか？この定型的な作業は、一つずつファイルをアップロードし変換後にダウンロードする手間がかかり、業務効率を低下させる一因になりがちです。このワークフローを活用すれば、DropboxにPDFファイルを追加するだけで、RPAが自動でWordファイルへの変換を実行し、ファイル変換のプロセスを自動化できるため、変換作業の手間を省き、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropbox上で管理しているPDFファイルを、Wordに変換して編集する業務が多い方 定型的なファイル変換作業を自動化し、業務を効率化したい方 手作業によるファイル変換の手間や、変換後の保存忘れといったミスをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxにファイルを格納するだけでファイル変換処理が自動で実行されるため、手作業で変換ツールを操作する時間を削減できます。 変換後のファイルは自動で指定フォルダに保存されるため、保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の標準化に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxをYoomと連携します。 トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーとなったPDFファイルをダウンロードします。 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のPDFからWordへの変換サイトを操作し、ファイルを変換します。 データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、変換後のファイルに関する情報を取得します。 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換済みのWordファイルを指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、フローボットを起動させる対象のフォルダパスを任意に設定してください。 RPA機能では、操作するWebページのURLや、取得したいテキストなどを自由にカスタマイズでき、各項目には固定値や前のステップで取得した情報を変数として設定可能です。 データ抽出機能では、抽出対象のテキストを変数で指定したり、抽出したいデータのパターンを正規表現で記述したりと、柔軟な設定ができます。 Dropboxへのファイルアップロード時、保存先のフォルダパスやファイル名も、固定値や変数を用いて自由に設定できます。 ■注意事項
DropboxとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
PDFをWordに変換する自動化の方法
ここでは、様々なツールを起点として、PDFファイルをWordファイルに自動で変換する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
普段の業務で発生するファイル変換の手間を削減し、作業効率の向上が期待できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスに格納されたPDFをWordに変換する
Dropboxなどのストレージサービス上の特定フォルダにPDFファイルが格納されたことをきっかけに、RPAが自動でWordファイルへ変換する フローの構築が可能です。
ファイルを都度ダウンロードして変換ツールにかけるといった手作業をなくし、ファイル管理が効率的になります！
DropboxにPDFファイルが格納されたら、RPAでWordに変換し保存する
試してみる
■概要
PDFファイルをWord形式に変換する際、都度オンラインツールを探して手作業で対応していませんか？この定型的な作業は、一つずつファイルをアップロードし変換後にダウンロードする手間がかかり、業務効率を低下させる一因になりがちです。このワークフローを活用すれば、DropboxにPDFファイルを追加するだけで、RPAが自動でWordファイルへの変換を実行し、ファイル変換のプロセスを自動化できるため、変換作業の手間を省き、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropbox上で管理しているPDFファイルを、Wordに変換して編集する業務が多い方 定型的なファイル変換作業を自動化し、業務を効率化したい方 手作業によるファイル変換の手間や、変換後の保存忘れといったミスをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxにファイルを格納するだけでファイル変換処理が自動で実行されるため、手作業で変換ツールを操作する時間を削減できます。 変換後のファイルは自動で指定フォルダに保存されるため、保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の標準化に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxをYoomと連携します。 トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーとなったPDFファイルをダウンロードします。 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のPDFからWordへの変換サイトを操作し、ファイルを変換します。 データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、変換後のファイルに関する情報を取得します。 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換済みのWordファイルを指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、フローボットを起動させる対象のフォルダパスを任意に設定してください。 RPA機能では、操作するWebページのURLや、取得したいテキストなどを自由にカスタマイズでき、各項目には固定値や前のステップで取得した情報を変数として設定可能です。 データ抽出機能では、抽出対象のテキストを変数で指定したり、抽出したいデータのパターンを正規表現で記述したりと、柔軟な設定ができます。 Dropboxへのファイルアップロード時、保存先のフォルダパスやファイル名も、固定値や変数を用いて自由に設定できます。 ■注意事項
DropboxとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
メールで受信したPDFをWordに変換する
Outlookなどのメールツールで特定の条件に合うメールに添付されたPDFファイルを検知し、自動でWordに変換して指定のストレージに保存する こともできます。
メールを起点としたファイル処理業務をスムーズに進められます！
OutlookでPDFファイルを受信したら、RPAでWordに変換しOneDriveに格納する
試してみる
■概要
メールで届いたPDFファイルの内容を再利用するために、都度手作業でWordに変換していませんか。こうしたルーティンワークは時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスも起こりやすく非効率です。このワークフローを活用することで、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFを自動でWord形式に変換し、OneDriveの指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信するPDFをWordに変換する定型業務を効率化したい方 手作業によるファイル形式の変換で発生するミスを防ぎたい方 ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点に、PDFからWordへの変換、OneDriveへの格納までを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 人の手によるファイル変換や保存作業をなくすことで、ファイル形式の誤りや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。 トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。 RPA機能を使い、任意のオンライン変換サービスなどでPDFをWordに変換するブラウザ操作を設定します。 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたWordファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールのフォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードを任意で設定できます。 分岐機能では、前段階で取得した添付ファイルのファイル名などの情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズしてください。 RPA機能では、実際に操作したいファイル変換サービスのURLやクリックするボタン、入力する項目などを、ご利用の環境に合わせて設定します。 OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダパスやファイル名を、受信したメールの件名や日付といった情報を用いて動的に設定することが可能です。 ■注意事項
Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
チャットで受信したPDFをWordに変換する
Slackなどのチャットツールに投稿されたPDFファイルをトリガーとして、自動的にWordへ変換しGoogle Driveなどのストレージに格納する 設定も可能です。
チャットベースで進むプロジェクトの資料作成や管理がより効率的になる可能性があります！
SlackからPDFファイルが送信されたら、RPAでWordに変換しGoogle Driveに格納する
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■概要
Slackで共有されたPDFの内容を編集するために、都度Wordファイルへ手作業で変換していませんか。こうしたルーティンワークは手間がかかるだけでなく、変換漏れなどのミスにも繋がりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取ったPDFを手作業でWordファイルに変換している方 ファイル変換作業を自動化し、業務の生産性を高めたい方 ファイル管理のルールを統一し、手作業による保存ミスなどをなくしたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
SlackにPDFが投稿されると自動でWordに変換され保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てられます。 手作業によるファイルの変換忘れや、指定フォルダ以外への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたファイルがPDFの場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したPDFファイルをダウンロードします。 オペレーションでRPA機能を設定し、任意のファイル変換サイトなどを利用してPDFをWordに変換するブラウザ操作を記録します。 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」を設定し、RPAの実行結果からファイル名などの情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したWordファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のチャンネルを任意で設定してください。 分岐機能では、ファイルの種類や投稿者など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。 RPA機能では、実際に操作するWebサイトのURLやクリックする箇所、入力するテキストなどを、お使いの環境に合わせて設定してください。 正規表現によるデータの抽出では、抽出対象のテキストや、どのようなパターンで情報を抜き出すかを任意で設定可能です。 Google Driveのオペレーションでは、ファイルのアップロード先フォルダやファイル名を、固定値またはフロー内で取得した動的な情報を用いて設定できます。 ■注意事項
Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
クラウドストレージ上のPDFをWordに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Dropboxの特定フォルダにPDFファイルが格納されたら、RPAでWordに変換し、同じフォルダに自動で保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をします。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム Dropbox
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Dropboxのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Dropboxのトリガー設定とRPAのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
DropboxにPDFファイルが格納されたら、RPAでWordに変換し保存する
試してみる
■概要
PDFファイルをWord形式に変換する際、都度オンラインツールを探して手作業で対応していませんか？この定型的な作業は、一つずつファイルをアップロードし変換後にダウンロードする手間がかかり、業務効率を低下させる一因になりがちです。このワークフローを活用すれば、DropboxにPDFファイルを追加するだけで、RPAが自動でWordファイルへの変換を実行し、ファイル変換のプロセスを自動化できるため、変換作業の手間を省き、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropbox上で管理しているPDFファイルを、Wordに変換して編集する業務が多い方 定型的なファイル変換作業を自動化し、業務を効率化したい方 手作業によるファイル変換の手間や、変換後の保存忘れといったミスをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxにファイルを格納するだけでファイル変換処理が自動で実行されるため、手作業で変換ツールを操作する時間を削減できます。 変換後のファイルは自動で指定フォルダに保存されるため、保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の標準化に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxをYoomと連携します。 トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーとなったPDFファイルをダウンロードします。 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のPDFからWordへの変換サイトを操作し、ファイルを変換します。 データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、変換後のファイルに関する情報を取得します。 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換済みのWordファイルを指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、フローボットを起動させる対象のフォルダパスを任意に設定してください。 RPA機能では、操作するWebページのURLや、取得したいテキストなどを自由にカスタマイズでき、各項目には固定値や前のステップで取得した情報を変数として設定可能です。 データ抽出機能では、抽出対象のテキストを変数で指定したり、抽出したいデータのパターンを正規表現で記述したりと、柔軟な設定ができます。 Dropboxへのファイルアップロード時、保存先のフォルダパスやファイル名も、固定値や変数を用いて自由に設定できます。 ■注意事項
DropboxとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：Dropboxをマイアプリ連携する
Dropboxのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
Dropboxの特定フォルダにPDFファイルが格納されたら、RPAでWordに変換し、同じフォルダに自動で保存するフローを作っていきましょう！
DropboxにPDFファイルが格納されたら、RPAでWordに変換し保存する
試してみる
■概要
PDFファイルをWord形式に変換する際、都度オンラインツールを探して手作業で対応していませんか？この定型的な作業は、一つずつファイルをアップロードし変換後にダウンロードする手間がかかり、業務効率を低下させる一因になりがちです。このワークフローを活用すれば、DropboxにPDFファイルを追加するだけで、RPAが自動でWordファイルへの変換を実行し、ファイル変換のプロセスを自動化できるため、変換作業の手間を省き、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropbox上で管理しているPDFファイルを、Wordに変換して編集する業務が多い方 定型的なファイル変換作業を自動化し、業務を効率化したい方 手作業によるファイル変換の手間や、変換後の保存忘れといったミスをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxにファイルを格納するだけでファイル変換処理が自動で実行されるため、手作業で変換ツールを操作する時間を削減できます。 変換後のファイルは自動で指定フォルダに保存されるため、保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の標準化に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxをYoomと連携します。 トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーとなったPDFファイルをダウンロードします。 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のPDFからWordへの変換サイトを操作し、ファイルを変換します。 データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、変換後のファイルに関する情報を取得します。 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換済みのWordファイルを指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、フローボットを起動させる対象のフォルダパスを任意に設定してください。 RPA機能では、操作するWebページのURLや、取得したいテキストなどを自由にカスタマイズでき、各項目には固定値や前のステップで取得した情報を変数として設定可能です。 データ抽出機能では、抽出対象のテキストを変数で指定したり、抽出したいデータのパターンを正規表現で記述したりと、柔軟な設定ができます。 Dropboxへのファイルアップロード時、保存先のフォルダパスやファイル名も、固定値や変数を用いて自由に設定できます。 ■注意事項
DropboxとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
テンプレートがコピーされたら、「OK」を選択します。
ステップ3：Dropboxのトリガー設定
以下の赤枠内の「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択します。
「連携アカウントとアクションを選択」を設定します。
タイトル：自由にわかりやすく入力できます。デフォルトの「特定のフォルダ内でファイルが更新または作成されたら」でも問題ありません。
Dropboxと連携するアカウント情報：登録済みのアカウントが自動で選ばれます。アカウントに誤りがないか確認しましょう。
アクション：「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」が自動で選択されています。
設定内容を確認したら、「次へ」を選択してください。
続いて「アプリトリガーのAPI接続設定」を行います。
「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
【注意事項】
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ご利用プラン
「対象のフォルダのパス」を設定しましょう。
「/Folder1/Folder2」という形式で対象のフォルダのパスを設定してください。
「ファイル名」には、トリガー対象となるファイル名のキーワードを設定してください。
今回は例として「.pdf」をキーワードに設定しました。
テストを行います！
今回の例では「Yoom_Test」のフォルダにPDF形式のファイルを登録しました。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、以下のように「取得した値 」が表示されます。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。取得した値
ステップ4：Dropboxでファイルをダウンロードする
以下の赤枠内の「ファイルをダウンロード」を選択します。
【注意事項】 ファイルの容量制限について をチェックしてみてください。
「連携アカウントとアクションを選択」を設定します。
タイトル：先ほどと同様にわかりやすい内容で設定してください。特に変更が必要なければ、「ファイルをダウンロード」のままでも問題ありません。
Dropboxと連携するアカウント情報：マイアプリに登録したアカウントが自動的に選択されています。念のため、正しいアカウントか確認しましょう。
アクション：初期設定で「ファイルをダウンロード」が選ばれています。
そのまま「次へ」をクリックしてください。
APIの接続設定を行います。
「フォルダのパス」には、ステップ3で設定した「対象のフォルダのパス」と同一のものを設定します。
「ファイル名」には、ステップ3で取得した値がデフォルトで設定されています。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
ステップ5：ブラウザを操作する
以下の赤枠内の「ブラウザを操作する」を選択します。
【注意事項】
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
まずは、Chrome拡張機能の「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」をChromeに追加します。
右上にある「Google Chromeの設定」の「拡張機能」から「拡張機能を管理」を選択しましょう。
「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の「詳細」を選択してください。
「シークレット モードでの実行を許可する」をオンにしましょう。
「ブラウザ操作の詳細設定」を行います。
「1.URLにアクセス」では「対象のURL」を任意で設定できます。
他のアクションはテンプレートにより設定されています。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
ステップ6：正規表現によるデータの置換を行う
以下の赤枠内の「正規表現によるデータの置換」を選択します。
操作条件の設定を行います。
「タイトル」：わかりやすいように任意で設定しましょう。デフォルトの「正規表現によるデータの置換」のままでももちろんOKです。
「変換タイプ」：「正規表現によるデータの置換」がデフォルトで設定されています。
「置換対象」を「取得した値」から設定します。
「置換箇所を正規表現で指定」を設定しましょう。
テストに成功すると、「取得した値」に反映されます。
ステップ7：Dropboxでファイルをアップロードする
以下の赤枠内の「ファイルをアップロード」を選択します。
「連携アカウントとアクションを選択」画面の設定をします。
タイトル：わかりやすいように任意で設定しましょう。デフォルトの「ファイルをアップロード」のままでもOKです。
Dropboxと連携するアカウント情報：基本的にマイアプリ登録をしたアカウント情報が選択されています。連携するアカウントとして問題ないか確認してください。
アクション：「ファイルをアップロード」がデフォルトで設定されています。
設定内容を確認したら、「次へ」を選択します。
APIの接続設定を行います。
「ファイル名」を「取得した値」から設定します。
「ファイルの添付方法」が「取得した値を使用する」に、「ファイル」が「ファイル」に設定されていることを確認しましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
DropboxにWordファイルがアップロードされました！
ステップ8：トリガーをONにしてフローの動作確認
お疲れ様でした！設定完了です！
Dropboxを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Dropboxに対応したさまざまな自動化フローを手軽に導入できます。ここでは、Dropboxを使った実用的な自動化テンプレートをご紹介します。
DropboxにアップロードされたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ目視で確認しながらGoogle スプレッドシートに手入力していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにPDFファイルが追加されるだけでOCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、こうした課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropboxに保存したPDFの内容をGoogle スプレッドシートに手作業で転記している方 請求書や申込書などの定型的な書類のデータ化にかかる時間を削減したいと考えている方 手入力による転記ミスを防ぎ、データの正確性を向上させたい業務プロセスの管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、転記作業の時間を短縮します。 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」の設定では、読み取るPDFのどの部分のテキストを、どのようなデータとして抽出するのかを任意で設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」の設定では、どの列にどのデータを入力するかを指定します。OCRで読み取った動的なデータと、日付などの固定値を組み合わせて追加することも可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxに画像ファイルが格納されたら、CloudConvertでPDF化しDiscordに通知する
試してみる
■概要
画像ファイルを一つひとつ手作業でPDFに変換し、関係者に共有する定型業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、特定のDropboxフォルダに画像ファイルが格納されると、自動でCloudConvertがPDFに変換し、指定のDiscordチャンネルへ通知します。日々の反復作業である画像からPDFへの変換（convert image to pdf）を自動化し、手作業によるファイル変換の手間や共有漏れをなくし、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとDiscordを使い、画像ファイルの変換や共有を手作業で行っている方 契約書や請求書の画像など、様々なimageをPDFにconvertして管理する業務を効率化したい方 定型的なファイル変換作業の時間を削減し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxに画像ファイルを追加するだけで、PDFへの変換からDiscordへの通知までが自動で実行されるため、作業時間を短縮できます 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるチャンネルへの誤送信といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、Dropbox、CloudConvert、DiscordをYoomと連携します トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します オペレーションで、まずトリガーをきっかけにDropboxから対象のファイルをダウンロードします 次にCloudConvertを使い、ダウンロードしたファイルをアップロードしてPDFに変換後、再度ダウンロードします 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のチャンネルに送信します ■このワークフローのカスタムポイント
Discordでファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定することが可能です 通知メッセージの本文は自由に編集でき、固定のテキストに加え、前段のオペレーションで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むこともできます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
Dropbox、CloudConvert、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する
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■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者 フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者 2.Dropboxを利用している企業やチーム
Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業 3.Slackを利用している企業やチーム
Slackを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業 4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailでメールを送付する
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■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
OutlookでPDFファイルを受信したら、RPAでWordに変換しDropboxに格納する
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■概要
メールで受け取ったPDFファイルの内容を編集するために、都度Wordへ変換する作業に時間を取られていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、他の重要な業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信するだけで、PDFからWordへの変換を自動で行い、指定のDropboxフォルダに格納するため、定型的なファイル変換作業から解放され、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信するPDFをWordに変換する定型業務を自動化したい方 手作業によるファイルの変換やDropboxへの保存作業に、手間や漏れなどの課題を感じている方 ファイル処理業務にかかる時間を削減し、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信をトリガーにPDFからWordへの変換、Dropboxへの保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで、受信したメールの添付ファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、ブラウザ上で任意のファイル変換サービスを操作して、ダウンロードしたPDFをWord形式に変換します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したWordファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのフォルダや、件名などに含まれるキーワードを任意で設定してください。 分岐機能を追加することで、受信したメールの内容に応じて後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。 RPA機能では、操作するWebページのURLや、ファイル変換のためにクリックするボタンなどを柔軟に設定可能です。 データ変換機能の正規表現を使えば、保存するファイル名を変更するなど、前段階で取得した情報をもとに文字列を自由に加工できます。 Dropboxにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやファイル名を、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を用いて設定できます。 ■注意事項
Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
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■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
Salesforceを導入して顧客管理や営業活動を行っている営業担当者や管理者 顧客情報を一元管理し、業務プロセスを効率化したい企業の営業チーム 2.Dropboxを利用している企業やチーム
Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者 顧客ごとにファイルを整理・管理し、安全に保管したい企業 3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
手動でのフォルダ作成やURLの登録作業の手間を省きたい営業担当者 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
クラウドBOTでボットの実行が完了したらファイルを取得し、Dropboxにアップロードする
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■概要
クラウドBOT（cloudbot）でボットの実行が完了したらファイルを取得し、Dropboxに連携して取得したファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドBOTとDropboxを併用している方
・クラウドBOTで生成したレポートやデータをDropboxに自動で保存し、一元管理したい方
・手作業でのファイルダウンロード・アップロードの手間を省きたい方
2.Dropboxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・担当企業ごとにファイル格納している営業アシスタントや経理担当
・帳票の種類ごとにまとめる必要のある事務職員やオフィスマネージャー
・テーマごとにファイルを分別している方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
・生成されたファイルをDropboxで共有し、チームメンバーとの共同作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドBOTでのボットの完了をトリガーに自動でDropboxにファイルをダウンロードすることができるため、手作業による手間を省き、業務の効率化につながります。
・ファイルをDropboxの指定の場所に格納することで、格納場所を間違えるなどのミスを防ぐことができます。
・クラウドBOTで処理されたファイルがDropboxに自動的に集約されるため、ファイルの一元管理が可能になります。
・手入力によるファイルの取り扱いミスやアップロードミスを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
クラウドBOTは24時間365日稼働できるため、時間や場所を問わずファイル処理を実行することができます。
■注意事項
・Dropbox、クラウドBOTのそれぞれとYoomを連携してください。
Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
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■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
DocuSignを導入して契約書の電子署名を行っている担当者 契約書の締結プロセスをデジタル化している法務担当者や管理者 2.Dropboxを利用している企業やチーム
Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者 契約書や証明書の安全な保管とバックアップを重要視している企業 3.契約プロセスの自動化を推進している方
契約書の締結後に証明書を手動でダウンロードして保存する手間を省きたい法務担当者 システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納する
試してみる
■概要
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.オンラインフォームを活用している企業やチーム
顧客やクライアントからの情報をフォームで収集している担当者 フォーム入力を基に契約書を作成・管理したい営業や法務担当者 2.GMOサインを利用している企業やチーム
GMOサインを導入して契約書の電子署名を行っている担当者 3.Dropboxを利用している企業やチーム
Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者 契約書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業 4.ファイル保存までのプロセス自動化を推進している方
フォーム入力から契約書類のサイン、ファイル保存までのプロセスを自動化したいIT担当者 手動での情報入力やファイル管理の手間を省きたい法務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォーム、GMOサイン、Dropboxを連携することによって、契約業務を効率化しビジネススピードを加速させることが可能になります。
・契約書が自動的にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
まとめ
PDFファイルをWordに変換する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル形式の変換や、内容のコピー＆ペーストといった手間を解消し、変換ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、急な資料修正や内容の再利用が必要になった際にも迅速に対応でき、本来時間をかけるべき企画立案や分析といったコア業務に集中できるようになります！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォーム
よくあるご質問
Q：Word以外の形式（Excelなど）にも変換できますか？
A：
はい、可能です。
Q：連携でエラーが起きた場合の対処法は？
A：
運用中にエラーが発生すると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
Q：「正規表現」のステップは何のために必要ですか？
A：
「正規表現によるデータの置換を行う」ステップでは、元のPDFファイル名「〇〇.pdf」から「〇〇」の部分だけを抽出する設定を行っています。
