SlackからPDFファイルが送信されたら、RPAでWordに変換しGoogle Driveに格納する

■概要

Slackで共有されたPDFの内容を編集するために、都度Wordファイルへ手作業で変換していませんか。こうしたルーティンワークは手間がかかるだけでなく、変換漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローは、SlackにPDFファイルが投稿されると、RPAがPDFからWordへの変換を自動で行い、指定のGoogle Driveフォルダへ格納します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで受け取ったPDFを手作業でWordファイルに変換している方
• ファイル変換作業を自動化し、業務の生産性を高めたい方
• ファイル管理のルールを統一し、手作業による保存ミスなどをなくしたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• SlackにPDFが投稿されると自動でWordに変換され保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てられます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや、指定フォルダ以外への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたファイルがPDFの場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したPDFファイルをダウンロードします。
5. オペレーションでRPA機能を設定し、任意のファイル変換サイトなどを利用してPDFをWordに変換するブラウザ操作を記録します。
6. 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」を設定し、RPAの実行結果からファイル名などの情報を抽出します。
7. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したWordファイルを格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のチャンネルを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイルの種類や投稿者など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、実際に操作するWebサイトのURLやクリックする箇所、入力するテキストなどを、お使いの環境に合わせて設定してください。
• 正規表現によるデータの抽出では、抽出対象のテキストや、どのようなパターンで情報を抜き出すかを任意で設定可能です。
• Google Driveのオペレーションでは、ファイルのアップロード先フォルダやファイル名を、固定値またはフロー内で取得した動的な情報を用いて設定できます。

■注意事項

• Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。