■概要
Dropboxに保存されたPDFファイルを都度CloudConvertで手動変換する作業は、時間もかかり、単純作業ながらもミスが許されないため気を使う業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、DropboxへのPDFファイルアップロードをトリガーに、CloudConvertでのExcelファイルへ自動変換を行います。
さらに、指定したフォルダへの保存までを自動化できるため、こうした手間やミスを減らすことに貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとCloudConvertを利用し、手作業でのファイル変換に時間を取られている方
- PDFからExcelへのデータ転記作業で、入力ミスや作業漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル変換業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのPDFアップロードからCloudConvertでのExcel変換、保存までが自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による変換ミスや保存先の誤りといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとCloudConvertをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルを取得します。
- 続けて、CloudConvertの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルをCloudConvertに渡します。
- 次に、CloudConvertの「ファイルを変換」アクションで、アップロードしたファイルをExcel形式に変換するよう指示します。
- さらに、CloudConvertの「ファイルのエクスポートタスクを実行」アクションと「ファイルのダウンロードURLを取得」アクションを設定し、変換されたファイルの準備をします。
- その後、CloudConvertの「ファイルをダウンロード」アクションで、変換済みのExcelファイルを取得します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたExcelファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- ファイル変換オペレーションや変換済みファイルをアップロードするオペレーションにおいて、前のステップで取得した情報（元のファイル名など）を変数として利用し、動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Dropbox、CloudConvertのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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