GoogleフォームでPNGファイルが送信されたら、CloudConvertでPDFファイルに変換しDropboxに保存する

■概要

日々の業務で発生するPNGファイルをPDFに変換する作業、一つひとつ手作業で行っていませんか？ファイルの数が多くなると時間もかかり、変換ミスや保存場所の間違いといった課題も生じがちです。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにPNGファイルが送信されるだけで、CloudConvertが自動でPNGをPDFに変換し、指定のDropboxフォルダに保存します。面倒なファイル変換と整理の作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったPNG形式のファイルを、手作業でPDFに変換・管理している方
• CloudConvertやDropboxを利用しており、ファイル変換から保存までを自動化したいと考えている方
• PNGからPDFへの変換作業を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• PNGからPDFへの変換、Dropboxへのアップロードまでが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CloudConvert、Dropbox、Google Drive、GoogleフォームをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPNGファイルをダウンロードします。
4. 次に、CloudConvertの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたPNGファイルをアップロードします。
5. 次に、CloudConvertの「ファイルを変換」アクションで、PNGからPDFへの変換を指定します。
6. 次に、CloudConvertの「ファイルのエクスポートタスクを実行」「ファイルのダウンロードURLを取得」「ファイルをダウンロード」を順に設定し、変換後のPDFファイルをダウンロードします。
7. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、このワークフローを起動させたい対象のフォームIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォームに回答が送信された場合のみ自動化が実行されます。
• Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換後のPDFファイルを保存したいフォルダを任意で指定してください。
• CloudConvertの「ファイルを変換」アクションでは、変換後のファイル名などを任意の値に設定することが可能です。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google Drive、CloudConvert、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。