GmailでPNGファイルを受信したら、CloudConvertでPDFファイルに変換しBoxに保存する

■概要

メールで受信したPNGファイルを、手作業でPDFに変換して管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、ファイル形式の変換からストレージへの保存までを手作業で行うと、時間がかかるだけでなく、保存忘れなどのミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のPNGファイルを受信した際に、自動でPDFへ変換しBoxに保存します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取ったPNG形式のファイルをPDFに変換し、Boxで管理している方
• 手作業によるファイルの変換やアップロードに手間を感じ、自動化したいと考えている方
• ファイル保存の抜け漏れを防ぎ、チーム内でのデータ管理を徹底したい方

■このテンプレートを使うメリット

• GmailでPNGファイルを受信後、PDFに変換してBoxへ保存するまでを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換や保存作業が不要になり、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、CloudConvert、BoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します
3. オペレーションでCloudConvertを設定し、Gmailで受信したPNGファイルをアップロードしてPDF形式に変換します
4. 続けて、変換処理が完了したPDFファイルをダウンロードするアクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、どのメールを受信した際にフローを起動させるかを指定するため、任意のラベルを設定してください。例えば「要PDF化」といったラベルを作成し、自動化したいメールにそのラベルが付与されるようにGmail側で設定します
• Boxにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダを任意で指定してください

■注意事項

• ‍‍Gmail、CloudConvert、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。