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会議の録音やインタビュー音源、ボイスメモなど、ビジネスシーンでは音声ファイルを扱う機会が多くあります。一方で、利用するツールや再生環境によってファイル形式が異なり、そのたびにMP3へ変換する作業に手間や時間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxなどのストレージサービスに保存されたWAVやM4Aなどの音声ファイルを自動で検知し、MP3形式に変換して指定場所へ保存する仕組み</span>があれば、ファイル形式を気にせず音声データを利用できるため、コンテンツ制作や情報共有など本来の業務に集中できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。ぜひこの機会に導入して、面倒なファイル変換作業から解放されましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">音声ファイルをMP3に変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここからは、普段お使いの様々なツールを起点として、音声ファイルのMP3変換を自動化する方法を、具体的なユースケースを交えてご紹介します。
手作業で行っていた変換作業を自動化し、業務効率を向上させるヒントが満載ですので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Boxなどのストレージサービスに特定形式の音声ファイルが格納されたことをトリガーに、自動でMP3形式へ変換し、別フォルダへ保存できます。</span>
ファイル形式の統一や管理の手間を大幅に削減できるため、業務効率化に役立ちます。
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで音声ファイルが添付されたメールを受信した際、そのファイルを自動でMP3に変換し、指定のストレージに格納できます。</span>
メールでのデータ受け渡しが多い場合に特に効果的です。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどを通じて音声ファイルが送信されたタイミングで、自動的にMP3形式へ変換し、任意の場所に保存できます。</span>
アンケートや投稿フォームで音声データを収集する際の管理も効率化されます。
それではここから代表的な例として、Boxに音声ファイルが格納されたら、RPA機能を利用してMP3形式に自動で変換し、指定のフォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Chromeの拡張機能
このフローで使用する、Chromeの拡張機能を設定しましょう。設定方法は、こちらをご参照ください。
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chrome の拡張機能を追加後に、管理画面でシークレットモードの実行を許可しましょう。
はじめに、BoxをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Box」と入力し、検索結果からBoxのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックしましょう。
3.次の画面で、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
マイアプリにBoxが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Boxに音声ファイルが格納されたら、RPAでMP3に変換し格納する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するBoxに、音声ファイルを格納しておきましょう！これは、後続のBoxのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
今回は、以下画像のようなWAVファイルをMP3に変換する想定で設定していきます。
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
3.「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力したら、「テスト」を実行し、「次へ」をクリックしてください。
4.次の画面で「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
この値は後続のオペレーション設定でも利用でき、フローボットを起動するたびに内容が変動します。
▶詳しくは、こちらをご参照ください。
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけます。
オペレーションに「フォルダにファイルがアップロードされたら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、任意で分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回は、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「コンテンツID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
※ファイルダウンロード結果の拡張子が「 .heic」となりますが、構造は同じで変換も問題なく行えます。
1.ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せます。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。
表示された工程は、音声ファイルをWebサイトで、MP3に変換する工程を辿っています。
各項目をクリックして表示されるポップアップ画面で設定できます。
まず、「1.URLにアクセス」をクリックして、任意のアクション名と変換サイトのURLを入力します。
入力したら、「保存する」をクリックします。
※変換サイトは、ご自身で使いやすいものを設定しましょう。また、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
次以降のアクションでは、変換サイトで変換するJFIFファイルをアップロードして、JPEGファイルに変換されたファイルをダウンロードする手順になります。
ファイルを変換するためのWeb上の操作として、「3.クリック」というアクションを追加しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、各項目が成功したら「保存する」をクリックしてください。
※詳しい設定方法は、こちらをご参照ください。
※ブラウザ操作について、万が一、操作時にシークレットウィンドウを消してしまった際は、こちらをご参照ください。
1.データを操作・変換する「正規表現によるデータの置換」をクリックしましょう。
「変換タイプ」は、「変更」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更できます。
※以下画像の赤枠部分の注釈に従って、変更しましょう。
「置換対象」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「置換箇所を正規表現で指定」は、入力欄下のこちらの記事に従って、入力してください。
※今回は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、変換に成功したら「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「格納先フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、プルダウンから選択してください。
※テンプレートを使用して、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にBoxにデータが格納されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomでは、Boxを活用した自動化を簡単に導入できます。ここでは、Boxに関連する音声・動画データの自動MP3変換や、メールやフォーム、Slackなど他サービスとの連携による多様な自動化テンプレートをご紹介します。
これらの仕組みを活用することで、<span class="mark-yellow">データ変換や管理、文字起こし作業までを自動化でき、手間やヒューマンエラーの削減、業務効率化につながります。</span>
音声ファイルのMP3変換を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル形式の変換作業にかかる時間と手間を無くし、ヒューマンエラーも防げます。</span>これにより、ファイル形式を気にすることなく、必要な時にいつでも音声データを活用できる環境が整い、コンテンツ制作や議事録作成といったコア業務をよりスムーズに進めることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、さまざまなアプリケーションを組み合わせたフローを直感的な操作で簡単に作成できます。自動化に興味があれば、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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