Gmailで音声ファイルを受信したら、RPAでMP3に変換しGoogle Driveに格納する

■概要

日々の業務で受け取る音声ファイルを、手作業でMP3に変換し管理することに手間を感じていませんか。この定型的ながらも重要な作業は、本来注力すべきコア業務の時間を奪いがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで音声ファイルを受信した際に、RPA機能が自動でMP3への変換を行い、Google Driveへ格納するまでの一連の流れを自動化し、ファイル管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した音声ファイルを、手作業でMP3に変換している方
• 音声ファイルの変換からGoogle Driveへの保存までを手作業で行い、時間を要している方
• ファイル管理のような定型業務を自動化し、より重要な業務へ集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信をトリガーに、音声ファイルの変換から保存までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル操作に伴う変換ミスや保存先の指定間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションの分岐機能で、取得したメールの情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を設定します。
4. 次に、オペレーションのRPA機能で、ファイル変換サイトなどのブラウザ操作を設定し、音声ファイルをMP3形式に変換します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させる条件となるメールのキーワードを任意に設定できます。
• 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、操作したいWebページのURLや取得したい情報などを柔軟に設定でき、固定値や変数を用いて操作内容を自由に構築することが可能です。
• Google Driveへのアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を、固定値や前段のフローで取得した情報を用いて動的に設定できます。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。