【ノーコードで実現】会議の音声を自動で文字起こしし、Boxに連携する方法

「会議が終わるたびに、録音データを聞き返して文字起こしするのが大変…」

「手作業で議事録を作成してBoxにアップロードするのに時間がかかり、本来の業務が進まない…」

このように会議後の議事録作成やファイル管理といった定型業務に、多くの時間を費やしていませんか？

もしWeb会議が終了した際に録音データが自動で文字起こしされ、音声ファイルとテキストデータがBoxの指定フォルダに自動保存される仕組みがあればこうした議事録作成の手間から解放されますね。
これにより会議内容の振り返りや共有をすぐに行うことができ、より重要な業務に集中する時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはWeb会議の音声を自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！

ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Boxに音声とテキストを保存する

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Web会議の文字起こしを自動化し、Boxに保存するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Boxに音声とテキストを保存するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Googleドキュメント／Box

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GoogleドキュメントとBoxのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• 会議トリガーの設定、GoogleドキュメントとBoxのアクション設定
• フローの起動を確認

ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Boxに音声とテキストを保存する

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ステップ1：GoogleドキュメントとBoxのマイアプリ連携

ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

Googleドキュメントについては、上のナビで解説されているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携できます。Boxについては以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Boxに音声とテキストを保存する

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「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ3：会議トリガー設定

はじめに、ZoomまたはGoogle Meetでテスト用の会議URLを発行しておきましょう。
今回は例として、Google Meetを使用しました。
※詳しい設定方法はWeb会議トリガーの設定方法もご参照ください。

発行したらYoomの設定画面に戻り「Web会議トリガー」をクリック。

ここから「設定方法」に従ってトリガーの設定を行っていきます。

まずWeb会議の招待URL(テスト用)の欄に、先ほど発行したURLを入力して「文字起こしのテストを開始」をクリックしてください。

すると以下のような画面に切り替わります。

次に、先ほど発行したURLからZoomまたはGoogle Meetの会議を開始し、Yoomの参加を承認しましょう。

承認後、テスト用に音声を吹き込み会議を終了してください。
※文字起こしの時間上限は90分、消費タスク数は10分あたり18タスクです。また、テスト時は2分間のみ文字起こしできます。
消費タスクの詳しいカウント方法は「タスク実行数」のカウント方法についてをご参照ください。

 Yoomの設定画面では以下のような処理が行われるので終わるまで待ちましょう。

処理が終わると画面が自動で切り替わり、文字起こし結果が表示されます。

問題なければ保存します。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ステップ4：Googleドキュメントのアクション設定

先ほど取得した文字起こし結果を、書類として自動発行する設定をします。
まず発行書類の雛形を用意しておきましょう。今回は以下のような雛形を用意しました。
※詳しい設定方法は「書類を発行する」の設定方法をご参照ください。 

用意したらYoomの設定画面に戻り「書類を発行する」をクリック。

書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。

次に雛形となる書類を連携します。先ほど用意したドキュメントのファイルIDを候補から選択しましょう。

同様に格納先のGoogle DriveフォルダIDを選択してください。
そして最後に出力ファイル名を設定して「次へ」をクリックしましょう。日付などの変数や固定のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズできます。

置換条件の設定に移るので「設定方法」に従って設定を進めてください。

まずデフォルトで置換対象の文字列が並んでいますが、これが雛形の項目と合っていない場合があります。
その際は「↻ 置換条件を再取得」をクリックすると、雛形の項目に沿った内容に変わります。

 

あとは置換対象の文字列に対応する項目を置換後の文字列に入力していきましょう。
日付の値や会議トリガーから取得した値を選択することで、日付や文字起こし結果を変数として反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしてください。

成功すると書類をダウンロードできます。早速「ダウンロード」から見てみましょう。
※成功しない場合は書類発行オペレーションが実行できないをご確認ください。

雛形に沿って、文字起こし結果を反映した書類ができました！

また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が格納されました。
※雛形と同じ形式(今回でいうとGoogleドキュメント)とPDFの2種類で作成・格納されます。

上記を確認し、問題なければ忘れずにYoomの設定画面に戻って「完了」をクリックしましょう。

ステップ5：Boxで発行書類をアップロードする設定

先ほど発行した書類をBoxにも格納します。
まず、書類を格納するためのフォルダをご用意ください。
今回は例として、会議文字起こしフォルダを作成しました。

用意できたらYoomの設定画面に戻り、1つめの「ファイルをアップロード」をクリック。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。

ファイル名の欄には、Googleドキュメントから取得した「発行した書類」の値が既に設定されているのでそのままで問題ありません。
※固定のテキストを追加するなど、必要に応じて編集することも可能です。

次にテキストボックス下部の説明通りに、格納先フォルダのコンテンツIDを入力しましょう。
ファイルの添付方法・ファイルは予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしてください。

成功したら保存しましょう。

ステップ4で発行した書類がBoxのフォルダにも格納されました！

ステップ6：Boxで音声データをアップロードする設定

最後に、ステップ3で取得した会議の音声データもBoxに格納します。
今回はテスト用に別のフォルダを用意しましたが、ステップ5と同じフォルダを使っても問題ありません。

Yoomの設定画面で、2つめの「ファイルをアップロード」をクリック。

ステップ5と同様、アクションは「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックしてください。

ステップ5と同じくファイル名は既に設定されていますが、こちらも編集可能です。

次に、音声データ用の格納先フォルダのコンテンツIDを入力しましょう。ステップ5と同じフォルダを使う場合は同じIDを入力します。
こちらもファイルの添付方法・ファイルは予め設定されている通りでOKなので、そのままテストしてください。

成功したら保存しましょう。

ステップ3で取得した音声データもBoxのフォルダに格納されました！

ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。

以上が、ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Boxに音声とテキストを保存する方法でした！ 

Boxを使ったその他の自動化例

Boxを中心に、ファイルの保存・変換・OCR処理・データ連携までを自動化することで、書類管理や情報共有の手間を削減できます。

アップロードされたファイルをもとに、文字情報の抽出やデータベースへの登録、メール送信や他ツールとの同期までを一連の流れで処理することで、確認漏れを防ぎ、効率的で正確な業務運用を実現します。

BoxにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Salesforceにレコードを作成する

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■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容を、Salesforceへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、BoxとSalesforceの連携をスムーズに実現し、ファイルがアップロードされるとOCRで内容を読み取り、自動でSalesforceへレコードを作成します。これにより、データ入力作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとSalesforceを利用しており、日々のデータ入力作業に負担を感じている営業や営業事務の方
・Boxに保管した契約書などの内容をSalesforceに転記する際の入力ミスをなくしたいと考えている方
・SalesforceとBoxの連携を通じて、書類管理から顧客情報の登録までを一気通貫で自動化したい方

■注意事項
・Box、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Boxにファイルがアップロードされたら、RPAでPDFに変換する

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■概要
Box上でファイルを管理している際、WordやExcelなどのファイルをPDFに変換する作業に手間を感じることはありませんか。
ファイルを一度ダウンロードし、手動で変換してから再度アップロードするプロセスは時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、RPAが自動でPDFに変換し、指定のフォルダに保存します。
ファイル変換にまつわる一連の定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxにアップロードした様々な形式のファイルをPDFに変換する作業を効率化したい方
・手作業によるファイルのダウンロードやアップロードに時間がかかり、ミスを減らしたいと考えている方
・RPAを活用して、Web上のツールを使ったファイル変換などの定型業務を自動化したい方

■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Gmailで送信する

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■概要
このワークフローでは、Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Gmailで送信することが可能です。これにより、効率的な情報共有と業務のスムーズな進行が期待できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に使用しており、ファイルの内容確認に時間を取られている方
・OCR機能を活用して、紙ベースの資料をデジタル化したい方
・Gmailを主要なコミュニケーションツールとしており、自動化を図りたいビジネスパーソン
・業務フローの自動化に興味があり、RPAツールを導入検討中の方
・情報共有の効率化を目指しているチームリーダーやマネージャーの方

■注意事項
・Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Boxの画像をOCRしてkintoneに追加する

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■概要
Boxの画像をOCRして内容を確認し、kintoneに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・申請書や報告書などの定型書類を対面で頻繁に受け取っている方
・Boxに保存された画像データをテキスト化し、情報を整理してチーム全体で活用したい方
・紙ベースの書類をスキャンし、デジタルデータとして一元管理を行いたい方
・手動でのkintoneのデータ入力の手間を減らし、業務の効率化を図りたい方
・取引先や社内の文書管理をクラウドで行うことで、検索性を向上させたい方

■注意事項
・Box、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する

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■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
・定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方

■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Meetで特定条件の会議が終了したら、録画データをBoxにアップロードする

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■概要
Google Meetでの会議後、録画データを手動でダウンロードし、Boxにアップロードする作業に手間を感じていませんか。重要な会議の録画データを共有し忘れたり、保存場所を間違えたりといったミスは避けたいものです。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議が終了すると、特定の録画データが自動でBoxにアップロードされるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、確実な情報共有を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetで録画したデータをBoxで管理しており、手作業での移行に手間を感じている方
・会議の録画データのアップロード忘れや共有漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
・定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Google Meet、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、見積書を発行してBoxに格納する

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■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートで行が更新されたら、見積書を発行してBoxに格納することが可能です。これにより、手作業の負担を軽減し、正確な見積書作成が実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを活用して見積書を管理している営業担当者の方
・見積書作成に時間を取られ、他の業務に集中できないと感じているビジネスパーソン
・複数のツール間でデータを手動で連携しており、効率化を図りたいチームリーダーの方
・見積書の自動作成と保存を通じて業務プロセスを標準化したい経営者の方

■注意事項
・Google スプレッドシート、BoxをそれぞれYoomと連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する

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■概要
「Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する」フローは、Teamsで共有されたファイルを自動的にBoxに保存し、ファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
これにより、ファイルの一元管理やバックアップがスムーズに行え、チームの生産性向上に寄与します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に使用しており、ファイル管理に時間を取られているチームの方
・ファイルの保存作業を自動化して業務効率を向上させたいIT担当者の方
・複数のツール間でのファイル転送に手間を感じているビジネスユーザーの方
・ファイルの一元管理とセキュリティ強化を図りたい経営者の方
・チームメンバー間でのファイル共有をスムーズに行いたいプロジェクトリーダーの方

■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Slackの投稿内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する

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■概要
Slackでの報告や依頼事項を、手作業でコピーしてPDF書類を作成し、Boxに格納するといった業務に手間を感じていませんか。
この一連の作業は、定型的でありながらも正確性が求められるため、担当者の負担になることがあります。
このワークフローを活用することで、Slackへの投稿をきっかけに、投稿内容を元にしたPDF書類の作成からBoxへの格納までを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとBoxを用いて、報告書などの書類管理を行っている方
・手作業による書類作成やファイル保存の工数を削減したいと考えている方
・情報の転記ミスや格納漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■注意事項
・Slack、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約して議事録PDFをBoxに保存する

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■注意事項
・Zoom、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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まとめ

会議の音声データを自動で文字起こししてBoxに連携・保存することで、これまで手作業で行っていた議事録作成の時間を削減し、ヒューマンエラーなく正確な情報をチームに共有できます。

これにより会議後のフォローアップが早くなり、参加者全員がすぐ次のアクションへ移れるようになりますね！
その結果、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問