「会議が終わるたびに、録音データを聞き返して文字起こしするのが大変…」
「手作業で議事録を作成してBoxにアップロードするのに時間がかかり、本来の業務が進まない…」
このように会議後の議事録作成やファイル管理といった定型業務に、多くの時間を費やしていませんか？
もしWeb会議が終了した際に録音データが自動で文字起こしされ、音声ファイルとテキストデータがBoxの指定フォルダに自動保存される仕組みがあればこうした議事録作成の手間から解放されますね。
これにより会議内容の振り返りや共有をすぐに行うことができ、より重要な業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Web会議の音声を自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Boxに音声とテキストを保存する
試してみる
Web会議の文字起こしを自動化し、Boxに保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Boxに音声とテキストを保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleドキュメント／Box
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleドキュメントとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- 会議トリガーの設定、GoogleドキュメントとBoxのアクション設定
- フローの起動を確認
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Boxに音声とテキストを保存する
試してみる
ステップ1：GoogleドキュメントとBoxのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleドキュメントについては、上のナビで解説されているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携できます。Boxについては以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Boxに音声とテキストを保存する
試してみる
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：会議トリガー設定
はじめに、ZoomまたはGoogle Meetでテスト用の会議URLを発行しておきましょう。
今回は例として、Google Meetを使用しました。
※詳しい設定方法は
Web会議トリガーの設定方法もご参照ください。
発行したらYoomの設定画面に戻り「Web会議トリガー」をクリック。
ここから「設定方法」に従ってトリガーの設定を行っていきます。
まずWeb会議の招待URL(テスト用)の欄に、先ほど発行したURLを入力して「文字起こしのテストを開始」をクリックしてください。
すると以下のような画面に切り替わります。
次に、先ほど発行したURLからZoomまたはGoogle Meetの会議を開始し、Yoomの参加を承認しましょう。
承認後、テスト用に音声を吹き込み会議を終了してください。
※文字起こしの時間上限は90分、消費タスク数は10分あたり18タスクです。また、テスト時は2分間のみ文字起こしできます。
消費タスクの詳しいカウント方法は「タスク実行数」のカウント方法についてをご参照ください。
Yoomの設定画面では以下のような処理が行われるので終わるまで待ちましょう。
処理が終わると画面が自動で切り替わり、文字起こし結果が表示されます。
問題なければ保存します。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Googleドキュメントのアクション設定
先ほど取得した文字起こし結果を、書類として自動発行する設定をします。
まず発行書類の雛形を用意しておきましょう。今回は以下のような雛形を用意しました。
※詳しい設定方法は
「書類を発行する」の設定方法をご参照ください。
用意したらYoomの設定画面に戻り「書類を発行する」をクリックします。
書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に雛形となる書類を連携します。先ほど用意したドキュメントのファイルIDを候補から選択しましょう。
同様に格納先のGoogle DriveフォルダIDを選択してください。
そして最後に出力ファイル名を設定して「次へ」をクリックしましょう。日付などの変数や固定のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズできます。
置換条件の設定に移るので「設定方法」に従って設定を進めてください。
まずデフォルトで置換対象の文字列が並んでいますが、これが雛形の項目と合っていない場合があります。
その際は「↻ 置換条件を再取得」をクリックすると、雛形の項目に沿った内容に変わります。
あとは置換対象の文字列に対応する項目を置換後の文字列に入力していきましょう。
日付の値や会議トリガーから取得した値を選択することで、日付や文字起こし結果を変数として反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功すると書類をダウンロードできます。早速「ダウンロード」から見てみましょう。
※成功しない場合は書類発行オペレーションが実行できないをご確認ください。
雛形に沿って、文字起こし結果を反映した書類ができました！
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が格納されました。
※雛形と同じ形式(今回でいうとGoogleドキュメント)とPDFの2種類で作成・格納されます。
上記を確認し、問題なければ忘れずにYoomの設定画面に戻って「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：Boxで発行書類をアップロードする設定
先ほど発行した書類をBoxにも格納します。
まず、書類を格納するためのフォルダをご用意ください。
今回は例として、会議文字起こしフォルダを作成しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り、1つめの「ファイルをアップロード」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
ファイル名の欄には、Googleドキュメントから取得した「発行した書類」の値が既に設定されているのでそのままで問題ありません。
※固定のテキストを追加するなど、必要に応じて編集することも可能です。
次にテキストボックス下部の説明通りに、格納先フォルダのコンテンツIDを入力しましょう。
ファイルの添付方法・ファイルは予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。
ステップ4で発行した書類がBoxのフォルダにも格納されました！
ステップ6：Boxで音声データをアップロードする設定
最後に、ステップ3で取得した会議の音声データもBoxに格納します。
今回はテスト用に別のフォルダを用意しましたが、ステップ5と同じフォルダを使っても問題ありません。
Yoomの設定画面で、2つめの「ファイルをアップロード」をクリック。
ステップ5と同様、アクションは「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックしてください。
ステップ5と同じくファイル名は既に設定されていますが、こちらも編集可能です。
次に、音声データ用の格納先フォルダのコンテンツIDを入力しましょう。ステップ5と同じフォルダを使う場合は同じIDを入力します。
こちらもファイルの添付方法・ファイルは予め設定されている通りでOKなので、そのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。
ステップ3で取得した音声データもBoxのフォルダに格納されました！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Boxに音声とテキストを保存する方法でした！
Boxを使ったその他の自動化例
Boxを中心に、ファイルの保存・変換・OCR処理・データ連携までを自動化することで、書類管理や情報共有の手間を削減できます。
アップロードされたファイルをもとに、文字情報の抽出やデータベースへの登録、メール送信や他ツールとの同期までを一連の流れで処理することで、確認漏れを防ぎ、効率的で正確な業務運用を実現します。
まとめ
会議の音声データを自動で文字起こししてBoxに連携・保存することで、
これまで手作業で行っていた議事録作成の時間を削減し、ヒューマンエラーなく正確な情報をチームに共有できます。これにより会議後のフォローアップが早くなり、参加者全員がすぐ次のアクションへ移れるようになりますね！
その結果、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：会議後の録画ファイルを使った自動化もできますか？
A：
可能です。以下のようなテンプレートもご利用いただけますので、ぜひ試してみましょう！
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Zoomミーティング終了後、ChatGPTで議事録を作成し参加者にメール送信する
試してみる
■概要
「Zoomミーティング終了後、ChatGPTで議事録を作成し参加者にメール送信する」フローは、会議の記録作成と共有を自動化する業務ワークフローです。
特に頻繁にミーティングを行うチームや、記録の正確性を重視する組織に最適なワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング後の議事録作成に時間をかけているビジネスパーソン
・会議内容を正確に記録し、チーム全体で共有したいプロジェクトマネージャー
・ChatGPTを活用して業務の効率化を図りたいIT担当者
・議事録の質を向上させ、情報共有をスムーズに行いたい企業の管理職
・多人数が参加するミーティングで、手動での議事録作成が負担になっているチームリーダー
■注意事項
・Zoom、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomミーティングの要点をChatGPTで抽出し、タスク管理ツールに自動連携する
試してみる
■概要
「Zoomミーティングの要点をChatGPTで抽出し、タスク管理ツールに自動連携する」ワークフローは、会議内容の整理とタスク化をスムーズに行うための業務ワークフローです。
Zoomで行われたミーティングの録音やテキストをChatGPTが解析し、重要なポイントをスピーディーに抽出することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを活用して頻繁にミーティングを行い、議事録作成に時間を取られているビジネスパーソンの方
・ChatGPTや他のAIツールを活用して業務効率化を図りたいと考えているチームリーダーの方
・タスク管理ツールとの連携を強化し、プロジェクト管理をより効率的に行いたい企業の運営者の方
・ミーティング内容をスピーディーに共有し、チーム全体の生産性を向上させたい管理職の方
■注意事項
・Zoom、ChatGPT、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます
Google Meetで会議が終了したら、音声文字起こしとChatGPTによる解析を行いGoogle スプレッドシートに結果を追加する
試してみる
■概要
オンライン会議の録画データは貴重な資産ですが、その内容の確認や評価に多くの時間を費やしていませんか。
特に、商談内容の振り返りやリード評価を手作業で行うのは手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をきっかけに、音声の文字起こしからChatGPTによる分析、評価結果のGoogle スプレッドシートへの集約までを自動化し、音声エージェントのように効率的な情報活用を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・商談の音声データを活用し、客観的な基準でのリード評価プロセスを自動化したいと考えている方
・手作業での文字起こしや議事録作成、データ分析にかかる工数を削減したいセールス担当者の方
・音声エージェントのような仕組みを構築し、営業活動の生産性を向上させたいマネージャーの方
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「待機する」、「音声文字起こし」のAIオペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Q：Googleドキュメント以外でも書類を発行できますか？
A：
「書類を発行する」アクションは、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelでも使えます。
書類の連携画面で普段お使いのツールに変更しましょう。
Q：ファイルが格納されたことをSlackなどで通知できますか？
A：
「チャンネルにメッセージを送る」などのアクションを追加することで可能です。
- Slackを選択
- 「チャンネルにメッセージを送る」を選択
