Googleフォームから音声ファイルが送信されたら、RPAでMP3の変換しOneDriveに格納する

■概要

音声ファイルの形式をMP3に変換する際、手作業でWebサイトにアップロードし、変換後にダウンロードして管理する、といった作業に手間を感じていませんか。ファイルが増えるほど管理は煩雑になり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Googleフォームに音声ファイルが送信されるだけで、RPAがオンラインツールを操作してMP3へ変換し、指定のOneDriveフォルダへ自動で格納します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Web会議の録画など、音声ファイルをMP3に変換する作業を頻繁に行っている方
• Googleフォームで収集したファイルのフォーマット変換や整理に手間を感じている方
• ファイル変換からクラウドストレージへの格納まで、一連の業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信をきっかけに、MP3への変換とOneDriveへの格納が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや保存漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OneDriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定して、対象のフォームを指定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームで送信された音声ファイルをダウンロードします。
4. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」で、任意のファイル変換サイトを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロードしてMP3に変換します。
5. AI機能の「テキストからデータを抽出する」で、RPAで操作したページから変換後のファイル情報を取得します。
6. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、自動化の起点としたい任意のフォームIDを設定してください。
• Google Driveでダウンロードするファイルは、フォームの回答内容を変数としてファイルIDに設定することで、動的に指定できます。
• RPA機能では、操作対象のWebサイトURLやクリックするボタン、入力するテキストなどを業務内容に合わせて自由にカスタマイズできます。
• AI機能によるテキスト抽出では、RPAが操作したページの中から、抽出したいファイル情報などを任意に指定可能です。
• OneDriveへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダやファイル名を、固定値または前のステップで取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります.
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。