GmailでWMVファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
動画ファイルであるWMVを音声ファイルのMP3に変換する際、手作業でのファイルダウンロードやツールを使った変換作業に手間がかかっていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のWMVファイルを受信すると、RPAが変換を自動で実行し、変換後のファイルをGoogle Driveにアップロードします。この一連のプロセスを自動化することで、手作業によるファイル変換業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にWMVファイルからMP3ファイルへの変換作業を手作業で行っている方
- GmailやGoogle Driveを日常的に利用し、ファイル管理の効率化を目指している方
- 定型的なブラウザ操作をRPAで自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailでWMVファイルを受信後、変換から保存までを自動化し、手作業でのファイル操作に費やしていた時間を短縮します
- 自動処理により、ファイルのダウンロード忘れや変換ミス、アップロード先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します
- その後、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、WMVファイルをMP3に変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルをアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールをきっかけにワークフローを起動させるか、任意のラベルを設定してください
- Google Driveのファイルアップロード設定では、変換後のMP3ファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
「会議の録画を音声に変換して議事録を作りたいけど、毎回変換ツールを使うのが面倒…」
「大量のwmvファイルをmp3に変換する作業に時間がかかり、本来の業務が進まない…」
このように、動画ファイルから音声ファイルへの変換作業に手間や時間を取られていませんか？
もし、wmv形式の動画ファイルを受け取ったり、特定のフォルダに保存したりした際に、自動でmp3形式の音声ファイルに変換される仕組みがあれば、こうした単純作業から解放され、変換後の音声をすぐに活用したり、より重要なコア業務に集中したりする時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務を効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはwmv動画をmp3音声に変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでWMVファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
動画ファイルであるWMVを音声ファイルのMP3に変換する際、手作業でのファイルダウンロードやツールを使った変換作業に手間がかかっていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のWMVファイルを受信すると、RPAが変換を自動で実行し、変換後のファイルをGoogle Driveにアップロードします。この一連のプロセスを自動化することで、手作業によるファイル変換業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にWMVファイルからMP3ファイルへの変換作業を手作業で行っている方
- GmailやGoogle Driveを日常的に利用し、ファイル管理の効率化を目指している方
- 定型的なブラウザ操作をRPAで自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailでWMVファイルを受信後、変換から保存までを自動化し、手作業でのファイル操作に費やしていた時間を短縮します
- 自動処理により、ファイルのダウンロード忘れや変換ミス、アップロード先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します
- その後、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、WMVファイルをMP3に変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルをアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールをきっかけにワークフローを起動させるか、任意のラベルを設定してください
- Google Driveのファイルアップロード設定では、変換後のMP3ファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
wmv動画をmp3に自動変換する方法
普段お使いの様々なツールを起点として、wmv動画ファイルをmp3音声ファイルへ自動で変換する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します。
この自動化により、手作業による変換の手間をなくし、必要な音声データを素早く手に入れることが可能になります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信したwmvファイルをmp3に変換する
Gmailなどのメールツールでwmvファイルが添付されたメールを受信したことをきっかけに、RPAが自動でmp3ファイルへ変換し、指定のストレージに保存することができるので、メールで共有された動画ファイルも手間なく音声データとして活用できます。
GmailでWMVファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
動画ファイルであるWMVを音声ファイルのMP3に変換する際、手作業でのファイルダウンロードやツールを使った変換作業に手間がかかっていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のWMVファイルを受信すると、RPAが変換を自動で実行し、変換後のファイルをGoogle Driveにアップロードします。この一連のプロセスを自動化することで、手作業によるファイル変換業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にWMVファイルからMP3ファイルへの変換作業を手作業で行っている方
- GmailやGoogle Driveを日常的に利用し、ファイル管理の効率化を目指している方
- 定型的なブラウザ操作をRPAで自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailでWMVファイルを受信後、変換から保存までを自動化し、手作業でのファイル操作に費やしていた時間を短縮します
- 自動処理により、ファイルのダウンロード忘れや変換ミス、アップロード先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します
- その後、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、WMVファイルをMP3に変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルをアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールをきっかけにワークフローを起動させるか、任意のラベルを設定してください
- Google Driveのファイルアップロード設定では、変換後のMP3ファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォームで送信されたwmvファイルをmp3に変換する
Yoomのフォーム機能などでwmvファイルが送信された際に、RPAが自動でmp3ファイルへ変換することもできるため、ファイル収集から変換までを一気通貫で自動化し、業務を大幅に効率化しましょう！
フォームでWMVファイルが送信されたら、RPAでMP3ファイルに変換しOneDriveにアップロードする
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■概要
WMV形式の動画ファイルから音声だけを抜き出してMP3ファイルとして保存したい場面は多いものの、手作業でのファイル変換は手間がかかります。特に、複数のファイルを処理する必要がある場合、その作業は大きな負担になりがちです。
このワークフローは、フォームにアップロードされたWMVファイルを自動でMP3へ変換し、指定のOneDriveフォルダに保存します。この一連の変換プロセスを自動化することで、ファイル変換にかかる手間を削減し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にファイル変換作業が発生し、手間に感じている方
- 動画ファイルから音声コンテンツを作成し、OneDriveで管理しているチームの方
- ファイル変換ツールを毎回開いて操作する手間をなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルをアップロードするだけで変換と保存が完了し、手作業での変換・保存の手間を削減できます。
- ファイル変換やアップロード先の間違いといった人的ミスを防ぎ、誰が実行しても同じ手順で処理されるため業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、WMVファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで「ブラウザを操作する(RPA)」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを使用してWMVファイルをMP3ファイルに変換する操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問項目は、運用に合わせて任意の内容に編集してください。
- OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルを保存したい任意のドライブID、および格納先のフォルダIDを指定してください。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ストレージに保存したwmvファイルをmp3に変換する
Dropboxなどのオンラインストレージにwmvファイルがアップロードされたタイミングで、RPAが自動でmp3ファイルに変換・保存することで、ファイル管理と変換作業をシームレスに連携させ、よりスマートなファイル運用が実現します。
DropboxにWMVファイルがアップロードされたら、RPAでMP3ファイルに変換し保存する
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■概要
会議の録画データなど、WMV形式のファイルを共有する際に、音声データのみを抽出したMP3ファイルへ変換する作業に手間を感じていないでしょうか。
毎回オンラインツールを検索して手作業で変換するのは時間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、DropboxにWMVファイルをアップロードするだけで、変換を自動で実行し指定フォルダに保存するため、こうしたファイル変換の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にファイル形式の変換を手作業で行っている方
- Dropboxを業務で活用しており、ファイル管理や共有のプロセスを効率化したい方
- ファイル変換などのノンコア業務を自動化し、より重要なタスクに時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルをアップロードするだけで変換が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 変換ファイルの保存先が自動で統一されるため、手作業による保存場所の間違いやファイル名のつけ間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定して、対象のWMVファイルを検知します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションで「ブラウザを操作する(RPA)」を設定し、任意のオンラインファイル変換ツールなどを操作してMP3ファイルへの変換を実行します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガーである「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」では、起動の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
- Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、ダウンロード対象のファイルが格納されているフォルダのパスを設定してください。
- MP3に変換したファイルの保存先として、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでアップロード先のフォルダパスを任意に設定してください。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailで受信したwmvをmp3に自動変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでWMVファイルを受信したら、RPAでmp3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とRPA、Google Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでWMVファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
動画ファイルであるWMVを音声ファイルのMP3に変換する際、手作業でのファイルダウンロードやツールを使った変換作業に手間がかかっていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のWMVファイルを受信すると、RPAが変換を自動で実行し、変換後のファイルをGoogle Driveにアップロードします。この一連のプロセスを自動化することで、手作業によるファイル変換業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にWMVファイルからMP3ファイルへの変換作業を手作業で行っている方
- GmailやGoogle Driveを日常的に利用し、ファイル管理の効率化を目指している方
- 定型的なブラウザ操作をRPAで自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailでWMVファイルを受信後、変換から保存までを自動化し、手作業でのファイル操作に費やしていた時間を短縮します
- 自動処理により、ファイルのダウンロード忘れや変換ミス、アップロード先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します
- その後、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、WMVファイルをMP3に変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルをアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールをきっかけにワークフローを起動させるか、任意のラベルを設定してください
- Google Driveのファイルアップロード設定では、変換後のMP3ファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ステップ1：GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
1．Gmailのマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
2．Google Driveのマイアプリ連携
「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。
以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにGoogle Driveに表示されていればマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
GmailでWMVファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
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■概要
動画ファイルであるWMVを音声ファイルのMP3に変換する際、手作業でのファイルダウンロードやツールを使った変換作業に手間がかかっていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のWMVファイルを受信すると、RPAが変換を自動で実行し、変換後のファイルをGoogle Driveにアップロードします。この一連のプロセスを自動化することで、手作業によるファイル変換業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にWMVファイルからMP3ファイルへの変換作業を手作業で行っている方
- GmailやGoogle Driveを日常的に利用し、ファイル管理の効率化を目指している方
- 定型的なブラウザ操作をRPAで自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailでWMVファイルを受信後、変換から保存までを自動化し、手作業でのファイル操作に費やしていた時間を短縮します
- 自動処理により、ファイルのダウンロード忘れや変換ミス、アップロード先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します
- その後、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、WMVファイルをMP3に変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルをアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールをきっかけにワークフローを起動させるか、任意のラベルを設定してください
- Google Driveのファイルアップロード設定では、変換後のMP3ファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるGmailの設定
Gmailで添付ファイルを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に「ラベル」を設定します。
以下の画像の様に、入力欄をクリックし下に表示される「候補」から、メールの受信を検知したいラベルを選択しましょう。
実際にテストメールを送信し、Yoomで「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：ブラウザを操作する
Gmailに添付されていたファイルを変換するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、以下もチェックしてみてくださいね。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
こちらのリンクより「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加しましょう。
その後、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードで操作が行えるよう設定を行います。
「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の画面で詳細をクリックします。
「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしましょう。
続いて、Yoomの画面に戻り、ブラウザ操作の詳細を設定します。
「1.URLにアクセス」では対象のURLを入力して「保存する」をクリックします。
今回は操作例として、以下の画像のサイトを使用しています。
用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
もし別のサイトを使用する際には、2以下のアクションを削除してから再設定が必要です。
ブラウザを操作する画面が表示されるので設定を進めましょう。
「テスト」をクリックし、実際にファイルが変換されるか確認しましょう。
テスト成功後、以下のように取得した値を確認できたら「保存する」をクリックします。
ステップ5：Google Driveにアップロードする
変換したmp3ファイルをGoogle Driveにアップロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle Driveのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
格納先のフォルダIDは以下のように表示される候補から選択します。
ファイル名は以下のように取得した値から、変換後のファイルをクリックしましょう。
取得した値を使用することで、ファイル名が固定されず、毎回取得した情報をファイル名に使用することが可能になります。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで問題ありません。
設定後「テスト」をクリックし、実際にGoogle Driveにアップロードができているか確認しましょう。
確認ができたらYoomに戻り「保存する」をクリックします。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
GmailやRPAを活用した自動化例
Yoomでは、今回ご紹介したフロー以外にもGmailやRPAを活用した様々な自動化を実現できます。
Gmailを活用したその他の自動化例
メールで受信するPDFの結合やデータ抽出、会議予定の自動登録など、ドキュメント処理とシステム連携を自動化し、業務を加速させます。
Gmailで受信したPDFの結合やGoogle Driveへの格納、PDFデータ読み取ってGoogleスプレッドシートへ追加したり、フォーム入力からの請求書発行・送付などが可能です。
手作業を削減し、処理時間の短縮とヒューマンエラーの防止に貢献します。
Gmailで受け取ったPDFを結合し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Gmailで日々受け取る複数のPDFファイル、それらを手作業で一つにまとめ、Google Driveの所定の場所に格納する作業に時間を取られていませんか。また、手作業ではファイルの結合ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFファイルを自動で結合し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化でき、これらの課題を効率的に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPDFの結合とGoogle Driveへの保存に手間を感じている方
- 複数のPDFファイルを扱う業務が多く、ファイル管理の効率化を目指している担当者の方
- 定型的なファイル処理作業を自動化し、コア業務への集中時間を増やしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したPDFファイルの結合からGoogle Driveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業による結合漏れや保存ミス、ファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスクを減らし、業務の正確性を高められます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、該当ラベルが付与されたメールの受信を検知します。
- 続いて、オペレーションでデータの操作・変換機能を選択し、「PDFファイルを結合」アクションを設定して、受信メールに添付されたPDFファイルを一つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダへ自動でアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローが起動する間隔や、自動化の対象としたいメールに付与されている受信ラベルを任意で設定してください。
- データの操作・変換機能におけるPDF結合の設定では、結合するファイルを具体的に指定したり、結合後のPDFファイル名を固定の文字列やアクションの結果（アウトプット）を用いて動的に設定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDを任意で指定したり、アップロードするファイル名を他のアクションの結果（アウトプット）を利用して柔軟にカスタマイズすることができます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Gmailで受信したPDFからOCRでメールアドレスを抽出して、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や申込書などのPDFファイル。その都度ファイルを開き、必要な情報を手作業でMicrosoft Excelに転記するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付されたPDFからOCR機能で文字情報を自動で読み取り、Microsoft Excelの指定したシートに行として追加します。この定型業務を自動化することで、作業負担を軽減し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPDFの内容を、日常的にMicrosoft Excelへ手入力している方
- 請求書や申込書などの処理が多く、転記ミスや確認作業に時間を要している方
- OCR技術を活用した業務の自動化や効率化に関心のあるすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFを開いてコピー＆ペーストする一連の手作業が自動化されるため、データ入力に費やしていた時間を短縮し、業務効率を高めることができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、トリガーで取得したPDFファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を追加するファイルとシートを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定してください。
- OCR機能は、対象ファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です。
- Microsoft Excelでは、任意のファイルとシートを指定でき、各項目に対して、前段階で取得したどの情報を変数として割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムが可能です。
■注意事項
- GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した会議情報をもとに、Microsoft Teamsのカレンダーに予定を予約する
試してみる
■概要
会議の招待メールが届くたびに、内容を確認してMicrosoft Teamsのカレンダーに手入力で予定を登録する作業は、手間がかかる上に、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をもとにMicrosoft Teamsのカレンダーへ自動で予定を登録できるため、こうした手作業の課題を解消し、スムーズなスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った会議情報をMicrosoft Teamsに手作業で転記している方
- 外部との打ち合わせが多く、スケジュール登録の漏れや間違いを防ぎたいと考えている方
- 定型的なスケジュール管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで会議情報を受信すると自動でMicrosoft Teamsに予定が作成され、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮します。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な予定管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、受信したメールの本文から会議の日時や件名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいメールに含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、メール本文などの対象テキストから、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- Microsoft Teamsでカレンダーに予定を作成するアクションでは、予定の登録先となるユーザーIDや、件名、開始日時、終了日時などを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
取引先からGmailで送られてくる請求書や注文書などのPDFファイル。その都度ファイルを開いて内容を確認し、Google スプレッドシートに手入力で転記する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、添付されたPDFの内容をOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したPDFの内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
- 毎月の請求書処理など、定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動での転記作業がなくなることで、入力間違いや転記漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで自動化の対象としたいメールのラベルを指定してください。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します。トリガーで受信したメールに添付されているPDFファイルを読み取り対象として指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、PDFファイルから読み取りたい項目（例：請求書番号、金額、日付など）を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、データを書き込むスプレッドシート、シート名、およびテーブルの範囲を任意で設定してください。
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームに入力された内容を用いてGoogleスプレッドシートで請求書を発行し、承認後送付するワークフロー
試してみる
■概要
フォームに請求情報が回答されたら、Googleスプレッドシートの請求書雛形を使って請求書を発行します。
その後、担当者承認を行い、メールを送付します。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートの請求書雛形を用いて、請求書を作成されている方
2.請求書の作成及び送付を手作業で行われている方
3.請求書や各種書類作成及び送付業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・フォームの回答に沿って請求書を自動作成および送付できるので、手作業を削減できます。
・フローの間に承認依頼を挟むこともできるので、万が一の入力ミスも事前にチェックすることができます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
RPAを活用したその他の自動化例
従業員登録時の勤怠システム連携とSlack通知、Webサイトからの情報取得とTelegram/LINE WORKSへの自動通知など、定型的な情報収集やデータ連携を自動化し、最新情報の迅速な把握と手入力の手間削減を叶えます。
まとめ
wmv動画からmp3音声への変換を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル変換の手間と時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのない正確な処理を実現できます。
これにより、動画から抽出した音声をすぐに議事録作成やコンテンツ制作に活用でき、本来注力すべき業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしファイル変換の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
